Монголын аж ахуйн нэгжүүд 2000-аад оны дундаас ERP (Enterprise Resource Planning) системийг сонирхож, зарим нь тодорхой сонголт хийж, сонгосон ERP системээ нэвтрүүлж, хэрэглэж байна. ERP буюу Байгууллагын Нөөц Төлөвлөлтийн систем нь компанийн дотоод үйл ажиллагааг нэг системээр удирдах, компанийн үйл ажиллагаанд шаардлагатай нөөцүүдийг хооронд нь зохистойгоор уялдуулах үндсэн зорилготой. Харин нөөц гэдэгт санхүүгийн эх үүсвэр, боловсон хүчин, барилга байгууламж, тоног төхөөрөмж, хангамжийн зүйлс гэх мэт компани үйл ажиллагаагаа хэвийн явуулахад шаардлагатай бүх зүйлийг хэлнэ. ERP системийг хүний биетэй адилтгаж болох юм. Компанийн дээд, дунд шатны удирдлага, менежер, ажилтан өөрийн ажил үүргийн хуваарийн дагуу тодорхой шийдвэр гаргахад систем шаардлагатай мэдээллээр шуурхай хангаж, мөн тухайн шийдвэрийг хэрэгжүүлэх эхлэлийг тавьж буй нь хүний бие организмтай зүйрлэвэл мэдрэлийн систем юм. Нөгөө талаас компанийн үйл ажиллагаа хэвийн явахад шаардлагатай, нэгэн жигд, өдөр тутамдаа, тодорхой горим, стандартаар явагддаг бараа материалын биет хөдөлгөөн, санхүүгийн бичилт, мэдээллийн урсгал гэж байдаг. Энэхүү урсгал бол цусан хангамж.
ERP буюу Байгууллагын Нөөц Төлөвлөлтийн систем нь компанийн дотоод үйл ажиллагааг нэг системээр удирдах, компанийн үйл ажиллагаанд шаардлагатай нөөцүүдийг хооронд нь зохистойгоор уялдуулах үндсэн зорилготой.
Харин компани доторхи тодорхой үүрэг, чиглэл бүхий нэгж бүтэц, ажилтнууд, газар хэлтэс нь эрхтнүүд юм. Эдгээр нэгж бүтцийг өөрсдийн ажлаа хийхэд шаардлагатай чадавх, функциэр хангах нь ERP системийн бас нэгэн онцлог.
Хэдийгээр хүний биетэй адилхан нэгдсэн нэг цул систем боловч компани нь дээр дурдсан олон нөөцийг уялдуулж, олон ажилтан ажилладаг тогтолцоо тул мэдээллийг цаасаар дамжуулах, мартах, хэрэглэхгүй байх, хоцроож ирүүлэх, олохгүй байх, гараар (Эксэл дээр) боловсруулах гэх мэт олон шалтгаанаар ажлын уялдаа холбоог хангах ёстой мэдээллийн урсгал нь тасалдах тул компанийн хувьд нэгдсэн нэг цул байх шинж нь сул. Нэгдсэн нэг цул байх шаардлагыг тохирсон ERP системээр л хангах боломжтой.
Сайн буюу тохирсон ERP систем гэдэг нь тухайн компанийн хөгжлийн явц, өнөөдрийн болон дунд хугацааны хэрэгцээ, функциональ (нэгж бүтцийн хариуцаж хийх үүрэг, даалгавар) шаардлагад тохирсон, компанийн бүтээмжийг өсгөх системийг хэлнэ.
Бүх ERP систем дотроо агуулсан модулиудын хувьд ижил төстэй байхад тэдгээрийг хэрхэн ялгах вэ?
Хүний биеийг байгаль эх бүтээсэн бол ERP системийг тодорхой туршлага, мэдлэг бүхий хамт олон бүтээсэн байдаг. Тэгэхээр ERP систем дотор хийж болох үйлдэл, функцийг эдгээр хүмүүс тодорхойлж, программчлалын технологи ашиглан системээ бүтээдэг.
Эдгээр үйлдэл, функци нь ERP системүүдийг харьцуулах үндсэн мэдээлэл болно.
Гэхдээ тухайн системийн тухай гүнзгий мэдлэг, өөрийн бизнесээ системчилж харах дадал, туршлага шаардлагатай байдгаас үүдэн ингэж нарийвчлан харьцуулахад их цаг хугацаа шаардах тул тийм ч тохиромжтой арга биш юм. Иймд тухайн системийг нэвтрүүлсэн ижил төстэй компани дээр очиж, зовлон жаргалыг нь ний нуугүй яриулах нь системийг сонгох явцад зайлшгүй хийх ажлын нэг. Бүр нарийн харуулах мэдээлэл бол Issue Tracking System буюу тухайн системд, систем нэвтрүүлэх явцад, систем нэвтрүүлсэний дараа гарч буй асуудлыг хөтөлдөг систем дэх нэгж асуудал бүрийн агуулга юм.
Монголын компаниудын дийлэнх нь худалдааны компани байх тул энд хамгийн энгийн жишээ болгож борлуулагчийн үйл ажиллагааг авч үзье.
Борлуулагч дараах мэдээллийг системээс шууд авч, үйлчлүүлэгчтэй нэгж бүтээгдэхүүний үнэ, нийлүүлэх тоо ширхэг, нийлүүлэх хугацаа, төлбөрийн нөхцөл зэргийг эцэслэн тохирно.
Борлуулалтын захиалга системд ороход тухайн бүтээгдэхүүн агуулахад хангалттай тоо хэмжээтэй байна уу, үгүй бол хэдийд үйлдвэрлэхээр хуваарилах вэ, хэдийд татан авах вэ, борлуулалтын орлого хэдийд орох вэ, компанийн мөнгөн хөрөнгө үүнтэй уялдан хэзээ, хэдий хэмжээнд хүрсэн байх вэ, улирлын шинж чанартай өсөлт, бууралт гарч байна уу, хүргэлтийг хэзээ хэрхэн хийх вэ, хэдэн машин шаардлагатай вэ гэх мэт үйл ажиллагааны мэдээлэл хүний оролцоо аль багатайгаар цааш зохих ажилтны гарт шууд хүрэх юм.
Ингэснээр дээрх ажилбар бүр тухайн мөчид сайжрахаас гадна компанийн бүх түвшинд шийдвэр гаргалт, хурд, уян хатан байдал, дүн шинжилгээ хийх чадамж эрс дээшлэх юм. Жишээлбэл, борлуулалтад гарах сайжралт нь хугацаа хэтэрсэн авлагын үлдэгдэл багасах, бараа материалыг агуулахад хадгалах хугацаа богиносох, ингэснээр мөнгөн хөрөнгөө түгжихгүй байх, тохирсон хугацаандаа барааг тоо ширхэгийн дагуу хүргэснээр худалдан авагчийн сэтгэл ханамж дээшлэх, борлуулалтын дүн шинжилгээг цаг алдалгүй хийх, борлуулалтын төлөвлөгөөний чанар сайжирснаар агуулах дахь түүхий эд, бараа материал, хаягдал түүхий эд багасах гэх мэт олон ил, далд давуу тал хэлбэрээр илэрнэ.
Монголын компаниудаас ажиглагддаг, дурдахгүй байхын аргагүй нэг давуу тал бол ERP систем ашигласнаар ажилтан бүрийг ажлаа зохистой, сахилга баттай хийх нөхцлөөр хангаж, соёл бүрдэх юм.
Энэ бол “яагаад монгол хүн гадаадад очоод ажлыг маш сайн хийдэг, Монголд залхуу алмай байдаг вэ” гэдэг асуултын хариу юм.
Байгууллагын нэгж бүрийн хийх ажил, ачаалал, гүйцэтгэл ил тод харагдах, үүний бүртгэл алдаа мадаггүй явах тул нэгж ажилтны, нэгж хэлтсийн, нэгж ээлжийн ажлын чанар, гүйцэтгэл, чадамж тод харагдаж, ажлаас зугтах, хойш тавих, хариуцлагаас бултах, даргад таалагдаж оноо авах зэрэг мэдээлэл дутмагаас үүдэн гардаг салан задгай байдал бүрмөсөн алга болно. Ажилтан бүр ажилдаа өөрийгөө, ажлын цагаа бүрэн зориулахаас өөр аргагүй нөхцөл байдал бүрдэх тул хариуцлага нэмэгдэнэ.
Дээрх жишээнээс харахад борлуулалтын ажилтан борлуулалт хийхдээ өмнө нь зөвхөн захиалга аваад өнгөрдөг, тухайн захиалгын гүйцэтгэл хэр магадлалтай вэ гэдэгт анхаарал тавьдаггүй, бараа нь захиалагчид хоцорч очвол хүргэлтийн алба буруутдаг байсан бол одоо борлуулалтын ажилтан өөрөөр ажиллах болно. Тэр үйлчлүүлэгчийн сэтгэл ханамжийг дээшлүүлэх, компанийн дотоод үйл ажиллагаанд өөрийн хүлээх үүргийг зөв зүйтэй биелүүлэхийн тулд системээс олон төрлийн мэдээлэл (бараа бэлэн бий юу, татан авах уу, татан авбал хэдий хугацаа зарцуулах вэ, хэзээ хүргэх боломжтой вэ) авч, тухайн мөчид зөв шийдвэр гаргаж, харилцагчид зөв мэдээлэл өгч, системд тухайн борлуулалтыг саадгүй гүйцэтгэхэд шаардлагатай мэдээлэл оруулах болно. Өөрийнх нь үйл хөдлөл бусдын үйл хөдлөлд шууд нөлөөлөх тул, мөн ажлаа зөв буруу хийсэн нь шударгаар харагдаж, өөрийнх нь үнэлэмжид бодитоор тусах тул ажлын хариуцлага, бүтээмж эрс сайжирна. Ингээд ажлын байр бүрт хариуцлага, бүтээмж, мөн хоорондын холбоо сайжрахаар компанийн үйл ажиллагаанд үсрэлт гэмээр дэвшил гарах болно.
medium.com/orchard-mn
