Ричард Брэнсон, Билл Гейтс зэрэг дэлхийн нэртэй бизнесмэнүүд хийх ажлаа А, Б-гүй жагсааж бичдэг гэж бодож байна уу? Үүнийг тодруулахын тулд Нью-Йорк хотын зохиолч, бизнес эрхлэгч Кевин Круз тэрбумтан, бизнес эрхлэгч, онц сурдаг оюутан зэрэг 200 гаруй хүний дунд судалгаа явуулжээ. Судалгаандаа “Ажлын үр бүтээлээ сайжруулахын тулд цагийг хэрхэн төлөвлөдөг вэ” гэсэн сэдвийн дор явуулахад тэдний хэн нь ч ажлын жагсаалтын талаар дурдаагүй байна.
Ажлын жагсаалтад нэг том дутагдал байдаг нь цаг хугацааг тооцдоггүй байдал. Олон янзын ажил бүхий жагсаалтаас тухайн хүн хамгийн амархнаас нь эхлэн хийж, хугацаа их зарцуулахыг нь хамгийн сүүлд үлдээдэг аж. iDoneThis-ээс гаргасан судалгаагаар ажлын жагсаалтын 41% нь гүйцэтгэгдэлгүй өнгөрдөг. Тус жагсаалтаа харсан хүний толгойд хамгийн түрүүнд орж ирдэг бодол нь чухлыг бус шуурхайг нь түрүүлж хийх явдал гэнэ. Үүнийг сэтгэл зүйн онолд Зейгарникийн эффект хэмээн нэрлэдэг. Дуусгаагүй ажлууд нь сэтгэл зүйн стрессийг үүсгэдэг бөгөөд үүнээс үүдэн толгойд зах замбараагүй бодол төрдөг нь шинжлэх ухаанаар батлагдсан зүйл.
Тиймээс жинхэнэ ажил хэрэгч хүмүүс ажлын жагсаалтын дагуу бус гаргасан хуваарьтаа хөтлөгдөн ажлаа явуулдаг байна. Америкийн тамирчин Шеннон Миллер спортын гимнастикийн төрлөөр олимпийн долоон медаль хүртсэн хатагтай. Одоо бизнес эрхлэн ажлаа амжилттай явуулж байгаа тэрбээр “Асуудлын учиг төгс байдалд байдаггүй” хэмээх ном бичсэн. Тэр бүсгүй спортоос олсон туршлагаасаа бичихдээ “Бэлтгэл хийхийн хажуугаар гэр бүл, гэр орон, хичээл сурлагандаа цаг зарцуулах хэрэгтэй байлаа. Удаан тунгаасны эцэст хамгийн чухлаас нь эхлэн хуваарилдаг болсон. Энэ хуваарилалтаа одоо ч гэсэн барьсаар байгаа” хэмээжээ. Амжилттай яваа хоёр ч стартапыг эхлүүлсэн, New York Times сонины нэртэй тоймч Дэйв Керпен өөрийн нууцын талаар “Хэрэв хуваарьт маань тусгагдаагүй л бол би тэр ажлыг хийдэггүй. Тусгагдсануудыгаа бол хийж бүрэн дуусгадаг. Ямар нэг уулзалт, бичиг цаастай ноцолдох ажилд ажлын өдөр бүрийнхээ 15 минтыг заавал зориулдаг. Үүний дүнд уулзалтад 7 хоногтоо 1 цагийг л зарцуулдаг” хэмээн хуваалцлаа.
Тэгвэл The New Business подкастын хөтлөгч, нийлэлч, бизнес эрхлэгч Крис Дакер олон янзын ажил төрлөө яаж нэг дор зохицуулж чаддаг талаараа “Энэ бүх ажлаа нэг хуваарьт оруулчихдаг. Ингээд л болоо. Тухайн өдрийн үйл явдал яг л хуваарийн дагуу өрнөдөг. Тухайлбал, сошиал сүлжээнд 30 минут, 45 минутыг и-мэйлд зориулдаг нь хуваарийнхаа дагуу л хийж буй ажлууд маань. Товчоор хэлбэл, хуваарьт ороогүй ажлыг огт хийдэггүй гэсэн үг” хэмээжээ.
Хэрэв та цаг хугацааг хийх ажлын жагсаалтаар бус хийхээр төлөвлөсөн хуваариар удирдахыг хүсч байгаа бол нэлээд хэдэн зүйлийг анхаарах ёстой. Тухайлбал, тухайн ажлын үргэлжлэх хугацааг тусга, 15 минут гэдэг ч юм уу. Асар өндөр бүтээмжтэй ажилладаг хүмүүс тухайн ажилд их хугацааг зарцуулдаггүй. Yahoo!-гийн Ерөнхий захирал Марисса Майер л гэхэд хурлыг 5 минутад амжуулдгаараа алдартай. Хурдан шийдэж болох ажилдаа бага хугацааг зориулж, хамгийн чухал асуудалдаа илүү цагийг зарцуулах нь цаг хугацааны хуваарилалтын гол ач холбогдол ажээ. Гэхдээ дээрх хуваарьтаа замд таарсан ажил бүрийг оруулаад байж болохгүй.
Үүний тулд өөрийн карьерийн болоод амьдралын тэргүүн зэргийн зорилгоо хамгийн түрүүнд тунгааж, үүнд хамааралгүйг нь skip хийх хэрэгтэй. Та үүрээр босч хэн нэгэн даргын өгсөн үүрэг даалгаврыг боловсруулах ажлаа хуваарьтаа оруулж болох ч өглөө хийдэг дасгал, найзтайгаа хийх уулзалт гэх мэт заншил болсон албан бус ажлуудаа бичилгүй орхиж болохгүй. Өөрөөр хэлбэл, хувийн гэсэн болгоноо багтаа гэсэн үг. Харин эгч рүүгээ утсаар ярих, гарч кофе авах зэргээ бол бичээд хэрэггүй биз дээ. Энэ мэтийг “Ерөнхий төлөвлөгөө”-дөө дусгасан нь дээр.
Дээрх бүгдийг мөрдөж чадах аваас та бага ядарч, олон ажил амжуулах нөхцөлөө бүрдүүлнэ гэнэ дээ.
