Эрх мэдлийн янз бүрийн түвшингийн хоорондох харилцааг удирдлагын зүгээс тогтоодог арга нь төлөөлөл бөгөөд зорилт ба эрх мэдлийг хэрэгжүүлэх хариуцлагыг өөртөө хүлээсэн хүнд шилжүүлэхийг хэлнэ. Төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх гэдэг нь хамтын хариуцлага хүлээнэ гэсэн ойлголт юм. Төлөөлөл нь зөвхөн эрх мэдлийг хүлээсэн нөхцөлд л хэрэгждэг. Эрх мэдэл бол нөөцийг ашиглах болон хүмүүсийг захирамжлах хязгаарлагдмал эрх бөгөөд тухайн албан тушаалд ажиллаж байгаа хувь хүнд биш харин албан тушаалд нь төлөөлүүлнэ.
Манай бизнесийн практикт, Гүйцэтгэх болон газар, албадын захирлууд дунджаар ажлын цагийнхаа бараг 80%-г хурал уулзалтанд оролцох, мэдээлэл цуглуулах, “гал унтраах” зэрэг өдөр тутмын жижиг сажиг үйл ажиллагаандаа, харин үлдсэн 20%-г л стратеги төлөвлөлтөө бодож боловсруулах ажилдаа зарцуулдаг гэж хэлэхэд хилсдэхгүй байх. Зарим нэг захирлыг гадаад томилолтоор явах хооронд компанийх нь төлбөр тооцоо, албан бичгүүд хүртэл зогсдог тохиолдол ч байна. Энэ харьцааг ядаж 60:40 болгоход л байгууллагын стратегийн хэрэгжилт эрс сайжрах боломжтой юм.
Хэрхэн төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх тухайд.
Тухайн ажлыг төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэхээс өмнө түүний хэрэгцээ, шаардлага, гарах үр дүн, ач холбогдолд дүн шинжилгээ хийсний дараа төлөвлөгөө боловсруулан шийдвэр гаргах хэрэгтэй. Тухайлбал:
- Огт хийх шаардлагагүй ямар ажлуудыг би хийгээд байна вэ?
- Бусдаар хийлгэх боломжтой ямар ажлууд надад байна вэ?
- Зөвхөн өөрөө хийж ёстой ямар ажлууд байна вэ зэрэг асуултыг өөртөө тавьж төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэхэд шаардлагатай мэдлэг чадварыг тодорхойлж, гүйцэтгэх ажилтныг сонгож бэлтгэх, хянах, үнэлэх зэрэг доорхи үе шатаар хэрэгжүүлнэ.
Төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх ажлыг сайтар боловсруулсан төлөвлөгөөний дагуу хэрэгжүүлэх нь дараах ач холбогдолтой. Үүнд:
- Удирдлагын ур чадвараа хөгжүүлэхэд зарцуулах цагийг нэмэгдүүлж гол ажилдаа анхаарлаа төвлөрүүлсэнээр компанийн цаашдын төлөвлөлт, стратегийг боловсруулан хэрэгжүүлэхэд сайнаар нөлөөлөх боломж бүрдэнэ.
- Нээлттэй байдал, харилцан ойлголцол, итгэлцлийг нэмэгдүүлэхэд хялбар болж байгууллагыг улам бэхжүүлдэг.
- Хамтын амжилт бий болж багийн гишүүн өөрийгөө компанийн нэг хэсэг гэж мэдрэх, өөриймсөг хандах, дараачийн амжилт гаргахыг хүлээх, сорилыг даван туулах урам зоригтой болдог.
- Үр ашигтай баг бүрдэн ажилтнууд улам ихийг сурч мэдэх хүсэл, тэмүүлэлтэй болж сорил бэрхшээлийг даван туулах чадвартай, зорилгодоо хүрэхийн тулд бүтээлч байдлыг эрэлхийлэн, санал санаачилгатай болсноор улам их амжилтад хүрдэг.
- Захирлын ажлын ачааллыг багасгаж ажлыг хэтэрхий шаргуу, хүнд байдлаар бус ухаалаг байдлаар хийх боломжтой болно.
- Багийг сэдэлжүүлж, илүү ёс зүйтэй болгосноор байгууллагын үйл ажиллагаа бүхэлдээ сайжирч менежер, ажилтнуудын урам сэргэж, өргөн хэмжээний үүрэг хүлээхэд бэлэн болдог. Ажилтан төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх ажлыг шагнал, урамшуулал гэж хүлээж авдаг.
- Мэдээллийн урсгал, цар хүрээ сайжран илүү их мэдээлэлд үндэслэн түргэн шуурхай шийдвэр гаргах боломж бүрдэх бөгөөд үр дүнд нь бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, борлуулалт сайжирч, үйлчлүүлэгчийн сэтгэл ханамж дээшилнэ.
Гэвч үр ашигтай төлөөлүүлэхэд зарим саад бэрхшээл үүсдэг. Үүнд:
Ульяам Ньюманы тодорхойлсноор, захирлуудын хувьд эрх мэдлээ төлөөлүүлэхэд нийтлэг байдлаар доорх таван саад үүсдэг байна /William Newman, Barton LLP/:
- Энэ ажлыг би хамгийн сайн хийж чадна гэсэн төөрөгдөл. Бүхнийг өөрөө хийх гэдэг. Энэ нь ерөнхий үр дүнг бууруулж доорхи хүмүүсээ хөгжүүлдэггүй.
- Удирдах чадварын дутмаг байдал. Өдөр тутмын ажилдаа түүртэх, алсыг харж чадахгүй байх, ажлыг ажилтнууддаа оновчтой хуваарилж чаддаггүй.
- Ажилтнууддаа үл итгэх байдал.
- Зохистой эрсдэл хийхээс айн болгоомжлох явдал.
- Тохиолдож болох эгзэгтэй, осолтой байдлыг залруулахын тулд захирлууд хяналт тавих боломж байдаггүй явдал зэрэг болно.
- Хэдийгээр бүрэн эрх, хүлээх үүргээ төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлж болох боловч захирал эцсийн хариуцлагаа бүрэн хүлээдэг.
- Хэн нэгнийг ажилд сургахад бүхнийг өөрөө хийхээс илүү их цаг хугацаа зарцуулдаг.
- Ажлыг төлөөлөн гүйцэтгэж буй ажилтан өөрөөс нь илүү гарчихвий хэмээн санаа зовдог зэргээс болж төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэхэд захирлууд хойрго ханддаг байна.
Төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх боломжгүй ажил үүрэг
Захирлын хувьд та менежментийн нэн чухал зарим нэг чиг үүргийг төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлж болохгүй. Та байгууллагыг өөрөө л удирдах ёстой. Энэ бол хэнээр ч хэзээ ч төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлж болохгүй үүрэг. Таны энэ үүрэгт бодлогын шийдвэр гаргах, нууцын асуудлууд, зорилго зорилт тодорхойлох, эргэх холбоо үүсгэх, үнэлэн дүгнэх /ялангуяа гүйцэтгэлийн үнэлгээг/ асуудлууд багтана.
Төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх үйл явцыг үнэлэхэд танд тустай байж болох асуултууд:
- Бэлтгэл ажил, мэдээлэл хангалттай байсан уу?
- Хангалттай дэмжлэг өгч дадлагажуулж байсан уу?
- Тухайн захирал, менежер ажил үүргийг төлөөлөн гүйцэтгэх явцдаа бусдад тус болохуйц шинэ арга зам олж авч чадсан уу?
- Та тухайн ажилтнаар өөр шинэ ажил үүргийг төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлж болох уу?
- Тэрээр цаашид сургалтанд хамрагдах шаардлагатай юу?
- Та төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх ур чадвараа цаашид хэрхэн сайжруулах вэ?
- Төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлэх үйл явц нь ажлын гүйцэтгэлийг сайжруулсан уу?
- Та ажлыг төлөөлүүлэн гүйцэтгүүлсэнээр хичнээн цаг хэмнэж түүнийгээ юунд зориулсан бэ?
