Business.mn сэтгүүл Монголын менежментүүдийн зөвлөхүүдийн институтттэй хамтран Дэлхийн менежментүүдийн зөвлөхүүдийн институтийн Зөвлөлийн Ерөнхийлөгч, “Effective Managers” зөвлөх фирмын захирал Двайт Микайликсын нийтлэлүүдээс цувралаар хүргэж байна.

Байгууллага доторх хамгийн чухал харилцаа бол менежер болон түүний удирдлагад  ажиллаж буй ажилчдын хоорондын харилцаа юм. Тийм учраас компанийн үйл ажиллагаа нь менежерүүд хэр дүнтэй сайн ажиллахаас шалтгаална. Тэгэхээр хамгийн амжилттай менежерүүд хэрхэн ажиллаж байна вэ?

Удирдахуйн шинжлэх ухааны судалгааны ажлууд болон бизнесийн номуудад хэд хэдэн аргачлалыг дурдсан байдаг. Эдгээр үндсэн аргачлалыг амжилттай менежер үр дүнтэй удирдахуйн таван зарчим болгон хураангуйлсан.

Эдгээр таван зарчмыг доорх диаграммаас харна уу:

·         Төлөвлөх ·         Хийх ·         Ажлын удирдамж, заагийг тодорхойлох ·         Ажил хуваарилан даалгах ·         Эргэх холбоодын тогтолцоог бий болгох

Төлөвлөх

Амжилттай менежерүүд сайн төлөвлөгөөтэй байх ба  ажлын  төлөвлөлт нь байгууллагын хэтийн зорилго, стратеги төлөвлөгөөтэй уялдаа холбоотой байдаг. Амжилттай менежерүүд өөрт байгаа нөөц бололцоог ашиглан, тэдэнд хуваарилсан, даалгасан ажлыг гүйцэтгэхийн тулд хэрхэн, яаж ажиллахыг тунгаан бодож, өөрсдийн төлөвлөгөөгөө тодорхойлж, баримтжуулдаг. Амжилттай менежерүүд тэдний гаргасан төлөвлөгөө нь туслах менежерүүдийнх нь төлөвлөгөөний нэг хэсэг болох ёстойг ойлгон хэрэгжүүлж, бүх төлөвлөлтүүд хоорондоо уялдаа холбоотой стратеги төлөвлөгөө амжилттай хэрэгжихэд чиглэсэн байх ёстойг мэддэг.

Гүйцэтгэх

Амжилттай  менежерүүд өөрсдийн туслах менежерүүдийг  удирдах үүрэгтэй, өөрөөр хэлбэл энд дурдаж буй бүх зүйлсийг хийх шаардлагатай. Менежерүүд зөвхөн өөрөө хийх шаардлагатай  ажлыг тодорхойлж, тусгаарлаж  чаддаг байх ба хамгийн гол нь  энэ ажлаа хийх цаг гаргаж чаддаг байх нь нэн чухал. Энэ ажил нь зөвхөн тухайн албан тушаалтан л эзэмшсэн ур чадвар бүхий зөвхөн тэрээр хийх ажил байх ёстой юм. Үүнийг бид тухайн албан тушаалын “үнэ цэнэ нэмэх ажил” гэж нэрлэдэг. Энэ нь бодит амьдрал дээр хэлэхээс хийх нь хэцүү. Учир нь туслах менежерүүдээ удирдан, өдөр тутмын жижиг сажиг ажлуудад сатаарсаар мартагдах нь энүүхэнд. Яг ажлаа хийх үед амжилттай  менежерүүд нь өөрсдийн менежерийн тавьсан зорилт түүнчлэн компанийн стратегитай уялдаатай төлөвлөөт ажлыг гүйцэтгэхэд цаг гаргаж чаддаг.

Ажлын УДИРДАМЖ, ЗААГИЙГ тодорхойлох

Амжилттай  менежерүүд нь дээрх менежерүүдийнхээ болон туслах менежерүүдийнхээ  хамгийн  гол хэлхээс нь байдаг. Туслах менежерүүдэд ажлын удирдамж, цар хүрээ зааг ялгааг нь тодорхойлж өгөх нь компанийн хамгийн дээд төвшин (жишээ нь гүйцэтгэх захирал)-с эхлээд хамгийн доод менежер хүртэлх гинжин хэлхээний зангилааг бий болгож байгаа гэсэн үг юм. Цэргийн хэллэгээр бол “chain of command” (командын хэлхээс) гэж хэлдэг. Ихэнх алба байгууллагад ийм ёсорхуу байдаггүй ч, гинжин хэлхээс гэсэн ойлголт нь менежерүүдэд хэрхэн төлөвлөгөөт ажлыг хуваарилан даалгадагтай холбоотой юм. Мөн шийдвэр гаргахад нөлөөлөх мэдээ мэдээллийг энэ системээр авдаг.

Туслах менежерүүддээ ажлынх нь удирдамж болон заагийг тодорхойлох нь менежерийн ажлын чухал хэсэг юм.

Ажлын удирдамж гэдэг нь тухайн менежерийн зорилтот ажил, санаагаа гүйцэлдүүлэхэд хийх шаардлагатай, мөн шийдвэр гаргахад нөлөөлөх бүх зүйлсийг хэлдэг. Үүнд ажлын байрны тодорхойлолт, стандартууд, зааврууд, менежерийн төлөвлөгөө, байгууллагын стратегийн төлөвлөгөө гэх мэт зүйлс багтана. Жишээ нь ажлын байрны тодорхойлолт нь менежер болон туслах менежер хоёулаа суун энэ тодорхойлолт нь өдөр тутмын ажил болон хэтийн зорилтод хэрхэн яаж нөлөөлөхийг ярилцтал зүгээр нэг эрээн цаас төдий л гэсэн үг.

Ажлын удирдамжийг тодорхойлсоноор менежер нь туслах менежерт байнга, нэг бүрчлэн юу хийхийг хэлэх шаардлагагүй болдог.

Амжилттай менежерүүд хариуцлагатай ажлуудыг хэзээ дууссан байх ёстой болон ямар албан тушаалтай хүн гүйцэтгэж болохыг тодорхойлж, ажлыг туслахууддаа хуваарилан даалгадаг.

Харин энэ мэдээлэл дээр үндэслэн туслахууд хэрхэн яаж ажлыг гүйцэтгэх дээр шийдвэр гаргаж, хамгийн түрүүнд хийх ёстой чухал ажлуудыг тодорхойлдог.

Ажлын зааг нь төлөвлөгдсөн ажил хэрхэн байгууллагын ёс журам, үнэт зүйлс болон компанийн дотоод дүрмийн дагуу хийгдэх ёстойг тодорхойлдог. Ийм ч учраас зааг нь ажлын удирдамжийн нэг хэсэг гэсэн үг юм. Ажлын “эрх чөлөө”-г хязгаарладаг онцлогтой гэсэн үг.

Ажил хуваарилан даалгах

Төлөвлөсөн ажлыг зөв зохистой хуваарилан даалгах нь хариуцлагатай ажлыг  зөв зохистой албан тушаалтан хүнээр хийлгэж сайн үр дүнг авчрах гол тулгуур болж байдаг.

Ажил хуваарилан даалгах нь менежерүүдийн тогтоосон ажлын орон зайн зайлшгүй нэг хэсэг байдаг ба удирдахуйн урлагийн гол хүчин зүйлсийн нэг юм. Ажлыг зохистой хуваарилан даалгаснаар менежер бүрийн тавьсан зорилго, даалган хуваарилсан ажил болон байгууллагын стратегийн төлөвлөгөөний хооронд шууд хамааралтай холбоосыг үүсгэдэг. Энэ холбоос нь байгууллага дотор өрнөж буй бүх ажил нэг зүгт чиглэхэд маш том үүрэг гүйцэтгэдэг.

Амжилттай менежерүүд даалган хуваарилагдаж буй ажил хэр нарийн, хэцүү ажиллагаатай эсэхийг мэдэж байдаг. Менежерүүд зөвхөн өөрсдийнхөө хийж чадах үнэ цэнэ нэмэх ажилд цаг гаргах ёстойн  нэгэн адил хуваарилж даалгасан ажил бүрийг жижиг сегментүүд буюу хэсгүүдэд хувааж ажлыг амжилттай гүйцэтгэж чадахуйц ур чадвартай туслах менежерүүдэд хариуцуулж өгөх шаардлагатай.

Амжилттай  менежерүүд туслах менежерүүдэд ажлыг хуваарилан даалгахдаа ямар ажил хэзээ дууссан байх ёстой,  ажлын гол зорилго юу болохыг маш тодорхой зааж өгсөн байдаг.

Эллиот Жак ажил хуваарилан даалгахад чухал элементүүдийг тодорхойлсон ба ЧХХ {Н} гэсэн хэмжээснүүдийг гаргасан байна. “Ч” нь чанар ба даалгаж буй ажлын чанар, Х нь хэмжээ ба хэр их хэмжээний ажил даалгаж байгаа, дараагийн “Х” нь хугацаа ба гол зорилтот өдөр,  ажил хэзээ дууссан байх ёстой эсэх, “Н” нь нөөц ба ажлыг амжилттай гүйцэтгэхэд хүн хүч болон ур чадвар зэрэг хэрэгтэй нөөцүүд хангалттай байгаа эсэхийг илтгэнэ.

Эргэх холбоосын тогтолцоог бий болгох

Ихэнх байгууллагад мэдээлэл олон талаас ирж байдаг. Байгууллагын дотоод болон гадна эх сурвалжаас гэх мэт. Мэдээллийн эх сурвалж хаанаас байх нь чухал биш ч үнэн зөв, бодит, хэр зохистой гэдэг нь ажлаа гүйцэтгэхэд хамгийн чухал. Мөн менежерүүд мэдээлэл хүлээн авахаас гадна мэдээлэл өгөх үүрэгтэй. Эргэх холбоосын тогтолцоо нь хоёр талтай байх хэрэгтэй. Ажил хуваарилан даалгах, ажлын гүйцэтгэлийн үнэлгээг хийх эсвэл ажилтнаа сургах гэх мэт эргэх холбоог ямар зорилгоор хэрэглэхээс үл хамаарч амжилттай менежерүүд тухайн ажилд хамаатай, ажлаас хамаарч буй бүх талуудын хооронд мэдээлэл солилцох зорилгоор эргэх холбоосын тогтолцоо бий болгодог. Эргэх холбоосын тогтолцоо нь байгууллагын удирдлагын төвшингөөс хамаарч хэр нарийн эсвэл энгийн байх нь тодорхойлогддог бөгөөд амжилтын гол түлхүүрийн нэг зайлшгүй мөн юм.

Заавал байх ёстой дөрвөн эргэх холбоосын тогтолцоо бий:

• Менежер болон туслах менежерүүдийн хооронд (үүнд ажил хуваарилан даалгах болон ажлын гүйцэтгэлийн үнэлгээ багтана)
• Менежер болон түүний багуудын хооронд (үүнд багийн уулзалтууд багтана)
• Менежерүүдийн хооронд
• Менежер болон олон нийт хооронд

Эдгээр таван зарчмын дагуу хийгдэх ажлууд нь Ажлын цар хүрээнд багтах ба Ажлын төлөвлөгөө нь Менежерийн Менежерээр тодорхойлогдоно.

Ингэснээр байгууллага дотор явагдаж буй бүх ажил дээрээс эхлээд доошоо хүртэл хоорондоо уялдаа холбоотой байна. Эдгээр таван зарчим нь Гүйцэтгэх захирлын түвшингээс эхлээд анхан шатны буюу харилцагчидтай тулж ажилладаг төвшин хүртэлх нарийн уялдаа холбоотой хэлхээсийг үүсгэх ба энэ нь амжилтад хүрэх гол хүчин зүйл юм.

Байгууллага хамгийн амжилттайгаар ажиллахын тулд ажлын хариуцлага, хяналт гэх мэт менежерүүд ажлаа үр дүнтэй сайн гүйцэтгэхэд нь дэмжлэг болж өгөх системүүдтэй байх ёстой ба эдгээр системийг бий болгох, хянах, удирдах нь Гүйцэтгэх захирлын гол ажил юм.

Двайт В Михаликс /Дэлхийн менежментүүдийн зөвлөхүүдийн институтийн Зөвлөлийн Ерөнхийлөгч/