Бүртгэлийн ажилтан ба Нябо, Хянагч ба Санхүү Эрхэлсэн Захиралын хоорондын ялгаа. Ямар нөхцөлд аль нь танд хэрэгтэй вэ?
Товчхондоо, таны бизнест өдөр тутам нэхэмжлэх үүсгэх, авлага, өглөг барагдуулсан гүйлгээ бүртгэх гэх мэт ажиллагаа олноор хийгддэг бол танд бүртгэлийн ажилтан /Bookkeeper/ хэрэгтэй ба бүртгэлийн ажилтны гүйлгээг хянах, санхүүгийн тайлан бэлтгэх ажил танд дарамт болж байвал, эсвэл та бүртгэлийн ажилтнаа хянаж чадахгүй, тайлан бэлтгэх мэдлэг туршлагагүй бол та нягтлан бодогч авах хэрэгтэй болно. Харин жилийн борлуулалт тэрбумаар хэмжигдэж, өдөр тутмын гүйлгээний тоо хэдэн арав, зуугаар тоологдоод эхэлбэл санхүү бүртгэлийн тогтолцоо оновчтой эсэх, бэлтгэсэн санхүүгийн тайлангийн үнэн зөв эсэхэд хяналт тавих, алдааг залруулах үндсэн үүрэгтэй Хянагч буюу Ахлах нягтлан бодогчийн орон тоонд хүн авч таарна. Дээр дурдсан гурван мэргэжилтэн аль нь ч санхүүгийн гүйцэтгэл тайланг уншиж дүгнэн, түүндээ үндэслэн бизнесийн зорилгод хүргэх стратеги томъёологч биш тул танд Санхүү Эрхэлсэн Захирал хэрэгтэй болох юм.
Ингээд, дээрх дөрвөн албан тушаалтны үндсэн чиг үүргүүд, тэдгээрийн онцлох ялгаа, таны бизнест хэзээ хэрэг болох талаар дор харуулав.
Албан тушаал бүрийн үндсэн чиг үүргүүд:
Бүртгэлийн ажилтан
- Орлого зарлагын бүртгэл хөтлөх;
- Нэхэмжлэх бэлтгэх, илгээх;
- Нийлүүлэгч, худалдан авагчтай тооцоо нийлэх;
- Бүх гүйлгээ бүрэн хөтлөгдсөн байдлыг нягтлах;
- Хийснээр цалин тооцоолон бодох;
- Нягтлан бодогчийг мэдээллээр ханга
Нягтлан бодогч
- Бүртгэлийн үнэн зөв байдлыг хянах;
- Тохируулах бичилт хийх;
- Бүртгэл, дансдын тэнцлийг хянах;
- Санхүүгийн тайлан бэлтгэх;
- Татварын тайлан бэлтгэх;
- Удирдлага, эзнийг мэдээллээр хангах;
Хянагч буюу Ахлах нягтлан бодогч
- Санхүү бүртгэлийн алба, Хэлтсийг удирдах;
- Хүний нөөц, IT зэрэг албадтай хамтран ажиллах;
- Гадаад ба дотоод санхүүгийн тайлангийн үнэн зөв байдлыг хариуцах;
- Дотоод хяналт, аудит хийж гүйцэтгэнэ;
Санхүү Эрхэлсэн Захирал
- Хянагч буюу Ахлах нягтланг удирдлагаар хангана;
- Санхүүгийн төлөвлөлт, стратеги тодорхойлох;
- Бизнес процессийн сайжруулалт;
- Санхүүгийн гүйцэтгэлийн “орчуулагч”;
- Гүйцэгэх Захиралд зөвлөгөө өгөх;
- Зөрчил дутагдлыг илрүүлэх, засуулах;
Бүртгэлийн ажилтан нь энгийн мэт боловч өдөр тутам давтагдах, хугацаа хожимдуулалгүй гүйцэтгэх шаардлагатай ажил үүргийг гүйцэтгэдэг бөгөөд гаргах тайлан мэдээ нь таны бизнесийн гүйцэтгэлийг тод харуулахад маш чухал нөлөөтэй, анхан шатны өгөгдөл болдог.
Нягтлан бодогч нь бүртгэлийн ажилтнаас ялгаатай нь хянах, нэгтгэх, дүгнэх чиг үүргүүдийг хэрэгжүүлдэг. Бэлтгэсэн санхүүгийн тайланг удирдлагад “орчуулан” танилцуулах, бизнесийн гүйцэтгэлд анхаарвал зохих эерэг ба сөрөг дохио юу байгааг мэдээлэх үүрэгтэй. Түүнчлэн гадаад буюу татварын тайлангуудыг бэлтгэх, тайлагнах, татвар, шимтгэл суутгалыг хэрхэн хуулийн хүрээнд бага төлөх талаар удирдлагад зөвлөх үүрэгтэй.
Хянагч буюу ахлах нягтлан бодогч нь бизнесийн гүйцэтгэлийг илэрхийлэх санхүүгийн тайлангийн үзүүлэлт бүрийн үнэн зөв байдалд хариуцлага хүлээнэ. Ийм ч учраас бүх төрлийн хөрөнгийн хөдөлгөөний бүртгэл, өглөг авлагын тооцоо, эзний өмч, ашигт ажиллагаа, бүх орлого зарлагын гүйцэтгэлд шууд болон зайнаас хяналт тавих, алдаа дутагдлыг илрүүлэх, засах чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ.
Санхүү Эрхэлсэн Захирлын хамгийн гол онцлог нь тухайн бизнесийн үйл ажиллагаа, процесс, бизнесийн загварыг бүрэн сайн ойлгож мэддэг. Санхүүгийн мэдлэг туршлагаа ашиглан бизнесийн гүйцэтгэлийг сайтар шинжлэн дүгнэх, цаашдын хөгжлийн стратегийг томъёолох, тоон зорилтуудыг тодорхойлох, Гүйцэтгэх Захиралд зөвлөх ба шаардлагатай тохиолдолд хянах чиг үүргийг давхар гүйцэтгэдэг.
Дээр дурдсан дөрвөн албан тушаалтан бүрийн хариуцсан чиг үүргүүд бүрэн хэрэгжсэн нөхцөлд таны бизнес санхүүгийн удирдлагыг амжилттай хэрэгжүүлэх боломжтой хэдий ч жижиг дунд бизнест ийм хэмжээний ур чадварыг хадгалахын төлөө төлөх хангалттай мөнгө байхгүй. Тэгэхээр таны бизнест хэзээ, аль нь хэрэгтэй болох вэ?
Дараах нөхцлүүдийн аль нэг нь танд тулгарсан бол бүртгэлийн ажилтан заавал авах шаардлагатай:
- Санхүүгийн тайлан цаг хугацаандаа бэлтгэгдэхгүй, бизнесийн гүйцэтгэлээ харж чадахгүй байгаа;
- Харилцагчтай тооцоо нийлэх, өглөг авлага шинээр үүсгэх, төлж барагдуулах зэрэг ажиллагаа өдөр тутам олноор хийгддэг;
- Борлуулалтын цэгүүдтэй бөгөөд бүртгэлийг өдөр тутам нэгтгэх шийдэл байхгүй бол;
- Та өөрөө бүртгэлээ хөтөлж чадах ч түүнд зарцуулах цаг завгүй, бизнесээ удирдах, урагшлуулах бусад чухал ажилтай бол;
Хэрэв бүртгэлийн ажилтангүй, бүртгэлийн ажилтны гүйцэтгэх чиг үүргүүд хэрэгждэггүй бол та нягтлан бодогч авах нь ямар ч үр дүнгүй. Санхүүгийн боломжоос хамаарч бүртгэлийн ажилтан ба нягтлан бодогчийг нэг байлгахаар шийдсэн бол ажлын ачаалал нь тохирох эсэх, ажлын цаг нь хүрэлцэх эсэхийг сайтар зөв тооцох шаарлагатай.
Дараах нөхцөл аль нэг нь танд тулгарсан бол та нягтлан бодогч заавал авах шаардлагатай:
- Бүртгэлийн ажилтны чиг үүрэг сайн хэрэгждэг ба бүртгэсэн тоо мэдээллийг санхүүгийн тайлан болгож бэлтгэх мэдлэг, чадвар таны бизнест байхгүй;
- Бүртгэлийн ажилтан авлага барагдуулахад хүч дутдаг, өглөгийг цаг хугацаанд төлж чаддаггүй буюу таны бизнест мөнгөн урсгалын удирдлага муу;
- Санхүүгийн тайлангаа тайлж уншиж, шинжилж чаддагүй, бизнесийн гүйцэтгэлээ хэмжиж чадахгүй байгаа;
- Татварын тайлан, НӨАТ, нийгмийн даатгалын тайлан үнэн зөв бэлтгэгдэхгүй байгаа, шалгалтаар акт торгууль тавигдсан;
Дараах нөхцөл аль нэг нь танд тулгарсан бол та Хянагч буюу Ахлах нягтлан бодогч заавал авах шаардлагатай:
- Бүртгэлийн ажилтан, нягтлан бодогч нарын ажлын гүйцэтгэлд тогтмол хяналт, мөн дэмжлэг хэрэгтэй ч та үүнийг хийж гүйцэтгэх боломжгүй;
- Бизнесийн гүйцэтгэл тодорхой биш, бүтээмж, ашигт ажиллагаа хэмжих, өртөг тооцоолох зэрэг чиг үүргүүд хэрэгжихгүй байгаа;
- Таны бизнес огцом тэлж байгаа, эсвэл цоо шинэ бизнесийн чиглэл давхар эрхлэхээр зэхэж буй;
Дараах нөхцөл танд тулгарсан бол та Санхүү Эрхэлсэн Захирал заавал авах шаардлагатай:
- Санхүү бүртгэл, тайлагнал, дотоод хяналт сайн хэрэгжиж байгаа ч бизнесийг “ойлгодог”, том зургаар нь харж төлөвлөж, хөгжүүлдэг, ирээдүйд чиглэж ажиллах ур чадвартай удирдагч дутагдаж байгаа;
Дээр дурдсанчлан, та бизнесийнхээ цар хүрээ, төлбөрийн чадварт нийцүүлэн нэгээс олон чиг үүргийг аль нэг албан тушаалтанд давхар хариуцуулж болох юм. Эсвэл байнгын орон тоонд мэргэжилтэн ажиллуулахгүй, аль ч чиг үүргийг мэргэжлийн аутсорсинг компанид даатгах хувилбар үр дүнтэй байж болно. Бүртгэлийн ажилтантай болоход сарын цалин нэг сая төгрөг гэж баримжаалбал, нягтлан бодогчид үүнээс 1.5 дахин, Хянагч буюу Ахлах нягтланд 3 дахин, Санхүү Эрхэлсэн Захиралд 5 дахин хэмжээний цалинг хамгийн багадаа олгох болов уу.
Ямартай ч, санхүүгийн удирдлага бүрэн хэрэгжихэд дээрх албан тушаал, чиг үүргүүд шаардагдах бөгөөд гол ялгаа, хоорондын уялдааг нь та сайтар ойлгож мэдсэнээр одоо таны бизнест аль чиг үүргийг хэрэгжүүлэх чадвар байгаа, аль нь дутагдаж байгаа болон хэзээ ямар албан тушаалтанг, эсвэл аутсорсинг үйлчилгээг авахаа шийдэх боломжтой болж байна.
