Хэлтэс Дамнасан Ажлыг Хуваарилан Даалгах
Бидний авч үзсэн Борлуулалтын Дэд Захирлын жишээн дээрээс шууд гарцтай ажлын АХАЦ™-г зөв тодорхойлох амархан байсан. Гэвч ихэнх ажил амжилттай бүтэхэд олон хэсэг, нэгж холбоотой байдаг. Санхүүгийн тайлан гаргахад Үйлдвэрлэлийн хэлтсээс мэдээлэл авах хэрэгтэй. Хүний Нөөцийн Ажил Олгогч менежер хүний нөөцийн системээс мэдээлэл, дэмжлэг авах хэрэгтэй. Мэдээллийн технологийн шинэ систем нэвтрүүлэхэд Үйлдвэрлэлийн хэлтэс болон бусад дэмжих хэлтсүүдийн оролцоог шаардана.
Эдгээр тохиолдолд ч мөн АХАЦ™ маш чухал үүрэгтэй. Үүнийг тодорхойлоход асуух асуултууд нь ажил хуваарилан даалгахтай адилхан ч хариулт нь тэр бүр тодорхой, хялбархан байдаггүй. Энэ тохиолдолд АХАЦ™ ихэвчлэн бодсоноос илүү өндөр байр суурьтай хүн байдаг.
Өнөөдөр ихэнхи байгууллагуудад төсөл эхлэхэд эсвэл газар, нэгж хооронд дамнасан ажил гарахад, тухайн ажлын хуваарилан даалгалт шууд гарцтай ажил хуваарилан даалгагдаж байгаа юм шиг явагддаг. Өөрөөр хэлбэл, ажил нэг хүнээс нөгөө хүнд хуваарилагдсаар, эцэст нь хэн нэг хүн хийхээс өөр аргагүй байдалд хүртэл энэ явц үргэлжилнэ. Энэ тохиолдолд ажлыг хүлээн авсан хүнд асуудал үүсдэг. Жишээ нь, энэ нь төслийн менежер байлаа гэж бодоход түүний ажил өөр газар, хэлтсийн ажилчдын хийж буй ажлаас шууд хамааралтай байх тохиолдолд, төслийн менежер төслөө амжилттай дуусгах ажлын хариуцлагатай ч, түүнд ажлаа хийх бүрэн эрх мэдэл байхгүй байна гэсэн үг.
Ийм учир төслийн ажлуудад ихэвчлэн АХАЦ™ нь төслийн менежерээс дээгүүр албан тушаалтай хүнд байдаг. Төсөл амжилттай явагдахад, оролцоот бүх хүмүүс тэдгээрийн оролцоо яг юу болохыг тодорхой ойлгож, үл ойлголцол, маргаан үүсэхэд яаж зохицуулахыг мэддэг байх хэрэгтэй.
Ажилчдын үүрэг оролцоо болон маргаан яаж шийдвэрлэхийг тодорхойлж буй хүн зөв АХАЦ™ нь байдаг.
Үүнийг цааш дэлгэрэнгүй тайлбарлахын тулд бүгдээрээ Санхүүгийн Захирлын жишээг авч үзье.
Хэрвээ би Гүйцэтгэх Захирал бол Санхүүгийн Захирлаа санхүүгийн ажлын хариуцлагын нэг цэг гэж бодно. Бид зөв системтэй ажиллаж байна уу? Эдгээрт зөв зохистой хяналт байна уу? Төлөвлөлт болон Төсвийн системүүд зөв ажиллаж, хоорондоо уялдаа холбоотой байна уу? Гүйцэтгэх Захирлынхаа хувьд би Санхүүгийн Захирал энэ бүх ажлыг ганцаараа хийхгүй гэдгийг мэдэж байгаа ч эдгээр асуултуудын хариуг мэдэж, эдгээр нь түүний ажлын хариуцлага гэсэн хүлээлттэй байна.
Гэхдээ Гүйцэтгэх Захирал Санхүүгийн Захирлыг яг юунд хариуцлагатай гэж тооцоо бодох вэ?
Гүйцэтгэх Захирал Санхүүгийн Захиралд бизнессийн зарим процессуудыг бий болгоход хариуцлага үүрүүлж болно. Бидний жишээн дээр Төсвийн процесс гэж бодоцгооё. Гэхдээ Гүйцэтгэх Захирал Санхүүгийн Захирлыг төсвийн амжилттай хэрэгжилтэнд хариуцлагатай гэж бодож болох уу?
Үгүй.
Процессын ерөнхий амжилтыг хариуцах менежер нь Санхүүгийн Захирал биш. Санхүүгийн Захирал Борлуулалтын Дэд Захирлаас төсвийг тэдний өдрөөр дуусгаж тушаа хэмээн (жишээ нь ажлыг хийх) ажлын хариуцлага өгөх эрх түүнд байхгүй, харин түүнд төсвөө дуусгах хүсэлт тавих л эрх мэдэлтэй. Харин, жишээ нь Гүйцэтгэх Захирал Борлуулалтын Дэд Захиралд өөр яаралтай ажил даалгасан бол, Борлуулалтын Дэд Захирал Гүйцэтгэх Захирлын шууд даалгасан ажилд төвлөрч, өөрийн “мэдрэмжит ажлын хариуцлагадаа” хөтлөгдөн өөр ажилтны даалгасан ажилд сатаарахгүй байх нь зүйтэй.
Зураг 2-д байгууллагын зохион байгуулалтын бүтцийн график төсвийн үйл явцтай хэрхэн уялдаатай байгааг харуулна.
Гүйцэтгэх Захирал нь төсвийн үйл явцыг ерөнхийд нь хариуцна, гэхдээ тэрээр заавал:
-
-
-
- Санхүүгийн Захирлын зөвлөсний дагуу төсвийн процессийг батлах;
- Өөрийн яг доор ажиллаж буй туслахууд буюу Гүйцэтгэх Удирдлагын багийнханд төсвийн ерөнхий процессын удирдамж болон хил заагийг тодорхойлох;
- Санхүүгийн хэлтсээс гаднах процессуудад ямар өөрчлөлтүүд гарахыг шийдэх;
- Процесст хамааралтай бүх хүмүүсийн ажилүүргийг зааварчлах;
- Зөвхөн өөрийн байр суурь дээр л шийдвэрлэх боломжтой асуудлуудыг шийдвэрлэх.
-
-
Санхүүгийн Захиралд Гүйцэтгэх Захирлаас хуваарилагдан даалгагдсан доорхи ажлын хариуцлагууд бий:
-
- Төсвийн процессыг санал болгох, өөрчлөлт, сайжруулалтууд санал болгох;
- Төсвийн үйл явц цаг хугацаандаа тогтмол явагдахыг баталгаажуулахын тулд процессийг байнга хянах;
- Ажилчидтай харилцах, ажлын санаачлага гаргах, төсвийн хэрэгжилтийг хянан зохицуулах;
- Процессын үр дүнтэй, ажил төсвийн дагуу явагдаж байгаа эсэхийг хянах;
- Асуудал үүсэхэд аль болох ярилцан хэлэлцэж шийдвэрлэх;
- Гүйцэтгэх Захирлын оролцоогүйгээр шийдвэрлэгдэх боломжгүй асуудлуудыг дээш нь оруулах.
Санхүүгийн Захирал жилийн төсвийг гаргах явцын зарим ажлуудыг маргаангүй өөрийн удирдаж буй туслахдаа (жишээ нь Санхүүгийн Дарга) хуваарилан даалгана. Санхүүгийн Дарга төсвийн мэдээллийг цуглууж нэгтгэх ажлын хариуцлагатай байж болно. Санхүүгийн Захирал ажлын хариуцлага, эрх мэдлийг сайн хуваарилан даалгахын тулд:
-
- Төсвийн ажиллагааг эхлүүлэх, хамааралтай мэдээллүүд хүсэмжлэх;
- Мэдээлэл хэрхэн цуглуулахыг зааварчлан зохион байгуулах;
- Цаг хугацаанд нь төсвүүд хийгдэж байгааг хянах;
- Цаг хугацаандаа биелэгдээгүй, төсөв хоцрох гэх мэт асуудлууд үүсэхэд хэлэлцэн шийдвэрлэх;
- Шийдвэрлэгдэх боломжгүй асуудлуудыг Санхүүгийн Захирал руу мэдээлэх;
- Үйл явцыг сайжруулах санал байвал Санхүүгийн Захиралд тайлагнах.
Санхүүгийн Дарга ч мөн өөрийн туслахдаа буюу Санхүүгийн Менежерт ажил хуваарилан даалгана. Энэ тохиолдолд бид газар, нэгжс дамнасан ажлын хариуцлага болон эрх мэдлийг хуваарилан даалгахгүй. Энэ тохиолдолд Санхүүгийн Менежерт ажлын хариуцлага даалгагдах ба тэрээр өөрийн багийн дэмжлэгтэйгээр төсвийн тайланд шаардлагатай мэдээллүүдийг цуглуулна.
Тэгэхээр энд ихээхэн үйл ажиллагаа явагдаж байгааг та харж байна. Эндээс юу гэж дүгнэж болох вэ гэвэл газар, нэгж дамнасан ажлын хариуцлагыг нарийн тодорхойлох нь тийм ч амаргүй юм. Амьдрал дээр төслийн менежерүүд хоорондоо хэн ямар эрх мэдэлтэй, ажлын хариуцлагатай тал дээр бүдэг бадаг, давхцсан ойлголттой байдаг.
Энэхүү жишээн дээр, төсөв гаргах процессын АХАЦ™ нь Гүйцэтгэх Захирал, учир нь Гүйцэтгэх Захирал л энэ процесст оролцогч бүх талуудад зааварчлах мөн зааврыг дагуулж мөрдүүлэх эрх мэдэлтэй. Хэрвээ ямар нэг зөрчилдөөн гарвал, жишээ нь Үйлдвэрлэлийн Дэд Захирал Санхүүгийн Дэд Захиралд заасан хугацаанд төсөв гарах боломжгүй, мөн яриа хэлэлцлийн үр дүнд ямар ч шийдэлд хүрч чадахгүй бол зөвхөн Гүйцэтгэх Захирал л энэ зөрчлийг шийдэж, зааварчилгаа өгөх эрх мэдэлтэй.
Бүгдээрээ сүүлийн жишээгээ авч үзье. Байгууллага мэдээллийн технологийн шинэ систем нэвтрүүлэх гэж байгаа, энэ системийн хэрэгжилтэнд Үйлдвэрлэл, Санхүү, Мэдээлэл Технологи, мөн Хүний Нөөц гэх мэт хэд хэдэн хэлтсүүдийн идэвхитэй оролцоо шаардлагатай гэж бодъё. Энэ төслийн менежер нь Санхүүгийн Дарга. Энэ төслийг товлосон цаг хугацаанд амжилттай дуусгахын тулд эдгээр хэлтсүүд бүгд цаг болон нөөцөө зарцуулах шаардлагатай. Энэ жишээн дээр АХАЦ™ нь хаана байна вэ?
АХАЦ™ нь тухайн төсөлд (эсвэл процесст) оролцогч бүх талуудад зааварчлах, шийдвэр гаргах ажлын хариуцлага бүхий Ажлын хариуцлагын нэг цэг байх ёстой. Энэ жишээ дээр АХАЦ™ нь Гүйцэтгэх Захирал, учир нь Гүйцэтгэх Захирал нь Үйлдвэрлэл, Санхүү, Мэдээлэл Технологи, мөн Хүний Нөөцийг хариуцах эрх мэдэлтэй цорын ганц ажлын хариуцлагын цэг юм. Ийм учир бизнесийн шинэ систем суурилуулах төслийн АХАЦ™ нь Гүйцэтгэх Захирал.
Бүх төслийг Гүйцэтгэх Захирал удирдахгүй. Гүйцэтгэх Захирал АХАЦ™ нь байгаа эдгээр төслүүдийг ч гэсэн Гүйцэтгэх Захирал биечлэн удирдаж, оролцоно гэсэн үг биш. Гэхдээ АХАЦ™ нь байгаа үед тодорхой хийх зүйлс байдаг. АХАЦ™ нь, хэлтэс дамнасан ажлуудын удирдамж, хил хязгаарыг тодорхойлж, аль болох эрт төслийн ажлуудыг тодорхойлж, хуваарилан даалгах, шаардлагатай нөөц бололцоог хуваарилах, төслийг амжилттай дуусгахад зайлшгүй шаардлагатай ажлын хариуцлага ба эрх мэдлийн тогтолцоог бий болгох эсвэл хуваарилан даалгах зэрэг үүрэгтэй байдаг.
Ажлын Хариуцлага Товчхондоо
Ажлын Хариуцлагын Нэг Цэг болон Ажлын Хариуцлагын Хамгийн Доод Цэг хоёрын талаар ойлголттой болох нь зөв эхлэл. Энэ ойлголтоор байгууллагад ажлын хариуцлагын цэгүүд тусдаа байх нь сайн гэж үздэг. Мөн байгууллагад ажил аль болох хамгийн доод түвшинд хуваарилагдах нь зөв гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч, хангалттай доор түвшинд хуваарилагддаггүй. Энэ дутагдлыг засах зорилготойгоор Эффектив Менежерс™ Ажлын Хариуцлагын Ашигт Цэг™ гэсэн ухагдахууныг бий болгосон.
Шууд гарцтай ажилд, ажлыг байгууллагад дээрээс доош, ажлын зорилгыг хялбаршуулан жижиг хэсгүүдэд хуваан, ажлын төвөгшлийн хэмжээнд ажлыг хийх чадамжтай байгууллагын хамгийн доод түвшинд албан тушаал бүхий хүнд хуваарилан даатгана. Мөн ажлыг хүлээн авч буй ажилтан өөр дээр нь ажлын ямар хүлээлт үүсэж байгаа тал дээр маш тодорхой байх хэрэгтэй ба ажлыг гүйцэтгэх ажлын хариуцлага, эрх мэдэл, мөн нөөц бололцоогоор хангагдсан байх шаардлагатай.
Харин олон хэлтэс дамнасан ажлын хувьд, АХАЦ™ нь санасныг бодвол хамаагүй өндөр түвшинд байдаг. Тухайн ажил амжилттай хэрэгжихэд оролцох ёстой бүх талд чиглүүлэх, мөн шийдвэр гаргах эрх мэдэлтэй бүхий байгууллагын хамгийн доод түвшинд ажиллаж буй хүн АХАЦ™ нь байдаг. Ажил хөндлөн урсаж байдаг байгууллагад АХАЦ™ нь Гүйцэтгэх Захирал байдаг. Ажил хөндлөн урсдаг хэлтэст АХАЦ™ нь тухайн хэлтэс хариуцсан дарга байдаг.
