Хэрэглэгчийг гомдлыг хурдан шуурхай шийдэж чадахгүй байна, захиалга хугацаанаасаа хоцорчихлоо, миний хийх ажил биш учраас миний буруу биш. Иймэрхүү асуудлууд танай байгууллагад давтамж өндөртэй гардаг бол процесст алдаа байна гэсэн үг. Алдаагаа залруулахын тулд процессын анализ буюу шинжилгээ хийж яг юун дээр алдаж буйгаа илрүүлэх хэрэгтэй.
Ихэнх байгууллагад процесст суурилсан хандлага дутсаны улмаас процессын шинжилгээний тухай ярьдаггүй, үүнийг хийдэггүй. Иймд бизнесийг удирдаж буй хүмүүс процессоор ярьж, үүнд өөрсдөө манлайлах нь нэн чухал.
Бизнесийг процессоор удирдаж байгаа үед “заримдаа” гэдэг үг байх ёсгүй.
Бизнес процессын шинжилгээ нь процессын орц, гарц, процедур, хяналт, оролцогчид, программууд, дата, технологи тэдгээрийн харилцан үйлчлэл зэрэг процессын бүрэлдэхүүн элементүүдэд дүн шинжилгээ хийх замаар үр дүнд хүрдэг арга юм. Шинжилгээний үндсэн зорилго нь тухайн процессыг тогтвортой болгох, алдаанаас сэргийлэх, үйл ажиллагаануудыг хариуцах эзнийг тодорхой болгож, эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагыг тогтоох, процессын үр дүнг тодорхойлох, зардлыг бууруулах, илүү хурдан болгож сайжруулахад оршино.
Процессын шинжилгээний хамгийн энгийн арга бол ажиглалт бөгөөд үүнийг ажлын байрны зураг авалт, ажил гүйцэтгэгчтэй хийсэн ярилцлага, SWOT анализ хийх замаар хэрэгжүүлэх боломжтой. Цаашлаад харьцуулалт, судалгаа, турших, урсгал диаграмм, RACI матриц, SIPOC болон TURTLE диаграмм зэрэг олон аргууд бий. Эдгээрээс түгээмээл ашиглагддаг зарим аргыг тодруулбал:
Гүйцэтгэлийг турших аргыг ажлын байрны зураг авалт хийх, mystery shopper буюу хүн илгээж бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг турших зэргээр хэрэгжүүлэх боломжтой. Энэхүү аргыг норм тогтоох, ажлыг стандартжуулах, гүйцэтгэлийг үнэлэхэд ашиглахад тохиромжтой.
SIPOC анализын арга нь процессыг нийлүүлэгч (supplier), орц (input), процесс буюу үйл ажиллагаа, гарц (output), хэрэглэгч (customer) гэсэн таван бүрдэл хэсэгт задлан авч үзэх арга юм. Эдгээрээс зорилгодоо нийцэх аргыг ашиглан процессо шинжилж, сайжруулна. Процессын цогц шинжилгээ хийж, процессын гол алхмуудыг тогтооход энэ аргыг ашигладаг.
TURTLE диаграмм нь үндсэн процессыг яст мэлхийн эх биеэр, бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг хөл, толгой, сүүл зэргээр төлөөлүүлэн шинжлэх арга юм. Процессыг тоног төхөөрөмж, байгууламж, систем зэрэг нөөц, орц, зааварчилгаа, дүрэм журам, хүний нөөц, гарц, үр дүн зэрэг үндсэн зургаан хэсэгт задалж үзэхээс гадна тухайн процессыг дэмжих болон уялдаатай бусад процессыг задлан шинжлэх арга юм. Аливаа процессыг тогтвортой болгож, процессын алдаанаас сэргийлэх, үр дүнг тодорхойлох, процессын зардлыг бууруулж, сайжруулах боломжийг нээхэд энэ арга хамгийн тохиромжтой.
Процессын шинжилгээний эдгээр болон бусад арга, шинжилгээ хийхэд анхаарвал зохих зүйлсийг энэ долоо хоногийн “Бизнес цэнэг” вэбинарын үеэр Обзерв Консалтинг ЗҮБ-ын үүсгэн байгуулагч Д.Отгонбат танилцууллаа. “Бизнесийг процессоор удирдахуй” сэдвийн хүрээнд явагдсан энэхүү хичээлийг бүрэн эхээр нь энд дарж үзнэ үү.
Хархорум Дижитал Академи, Business.mn сэтгүүлээс Мягмар гараг бүр зохион байгуулдаг “Бизнес цэнэг” вэбинарт ирэх долоо хоногт Хархорум Дижитал Академийг үүсгэн байгуулагч Д.Энхбат оролцож “Смарт амьдрал буюу өөрийгөө бүтээх зам” сэдвээр хичээл орно. Энэхүү вэбинарыг угтаж хийсэн подкастыг эндээс сонсож хичээлийн тухай мэдээлэл аваарай.
Дараагийн вэбинарт бүртгүүлэх холбоос: https://academy.karakorum.digital/pages/webinars
