Менежментийн номууд ихэвчлэн хэрхэн бусдыг удирдах талаар байдаг. Энэхүү ном нь хүн хэрхэн өөрийн эффектив менежер болох тухай юм. Хүн бусдыг удирдах эсвэл менеж хийж чадна гэдэг батлагдсан ойлголт биш. Харин хүн өөрийн менежер болох бүрэн боломжтой. Өөрийн эзэн болж чадаагүй, өөрийн эффектив менежер болж чадаагүй гүйцэтгэх албан тушаалтнууд, менежерүүд хэзээ ч доод албан тушаалтнаа, хамтран ажиллагсдаа цаашлаад албан байгууллагаа удирдах, менеж хийх боломжгүй (биеэ засаад гэрээ зас гэдэгтэй агаар нэг мэт).
Менежмент нь бусдад үлгэр дууриалал болох тухай юм. Ажилдаа хэрхэн эффектив байхыг мэдэхгүй удирдах албан тушаалтан буруу үлгэр дууриалал болдог. Тиймээс менежмент нь өөртэйгөө ажиллахаас эхэлдэг. Зөв зүйлийг хийхээс эхэлнэ. Гэхдээ хэрхэн зөв зүйлийг хийж, эффектив ажиллах вэ гэдэг чухал хэмээн Петр Дракер “The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done” номынхоо оршилд тэмдэглэжээ.
Уг нийтлэлд номын гол санааг эмхтгэлээ. Executive гэх Англи хэлний үгийг удирдах албан тушаалтан, менежер, эсвэл гүйцэтгэх албан тушаалтан гэсэн үгсээр төлөөлүүллээ.
Менежер эсвэл гүйцэтгэх албан тушаалтан гэж хэн бэ?
• Аливаа байгууллагын гүйцэтгэлд шууд болон шууд бусаар шийдвэр гарган оролцох бүх шатны боловсон хүчин буюу Петр Дракерийн оюуны ажилтан (knowledge worker) хэмээн нэрлэсэн менежерүүд болон мэргэжилтнүүд
• Өөрийн гаргасан шийдвэртээ хариуцлага хүлээх чадвартай албан тушаалтнууд
• Хамгийн зөв шийдвэрийг гаргахад шаардлагатай мэдлэгийг эзэмшсэн мэргэжилтнүүд
• Ажлын гүйцэтгэлийг нь тоо хэмжээ эсвэл зардлаар бус харин үр дүнгээр тодорхойлох мэргэжилтнүүд
Эффектив байна гэж юуг хэлэх вэ?
Цагаа юунд зарцуулж буйгаа мэддэг
Эффектив менежерийн хувьд цаг хамгийн хязгаарлагдмал хүчин зүйл байдаг. Тэд ажлаа төлөвлөөд ханцуй шамлан орохын өмнө цагаа юунд зарцуулж буйгаа мэдэхээс эхэлдэг. Бодитоор хэмжиж үзэх хэрэгтэй (цагаа дэмий үрдэг зүйлсээ тодорхойлоход тустай). Хамгийн их үр дүн, хувь нэмэр оруулж чадах ажилдаа их цаг зарцуулж, бусад ажлыг бусдад хариуцуулах, даатгах нь зүйтэй. Олон ажилд цагаа бага багаар зарцуулахын оронд нэг том ажилд их цаг зарцуулах нь үр дүнтэй.
Үр дүн гаргахад төвлөрч ажилладаг
Тэд би юу хийвэл байгууллагынхаа гүйцэтгэлийг ихээр нэмэгдүүлж, бүтээмжийг сайжруулахад хувь нэмэр оруулж чадах вэ гэж асуудаг. Үр дүнтэй хамт хариуцлага явдаг. Эффектив байхын тулд хариуцлагаас хулчийх хэрэггүй. Хариуцлагаас хулчийсан менежер өөртөө тавиагүй шалгуур, хичээл зүтгэлийг доод албан тушаалтнаасаа шаардаж, тэдний хичээл зүтгэл, хандлагад хамаг анхаарлаа хандуулж эхэлхээс гадна дээд албан тушаалтнууд болон албан байгууллага нь хэрхэн тэдний хичээл зүтгэлийг үнэлэхгүй байгаа зэргээр гомдоллох нь ихэсч байгууллагын моралыг эвдэх хандлагатай болдог.
Тиймээс тэдний дэв зэрэг хэдий өндөр байсан ч өөрийн гаргаж чадах үр дүн, хувь нэмэрт анхаарлаа хандуулан, хариуцлага хүлээн ажиллаж чадахгүй байвал доод албан тушаалтан хэвээрээ л байгаагийн илрэл. Би юу хийж чадах вэ, би юу хийвэл хамгийн ихээр хувь нэмэр оруулж чадах вэ гэж асуудаггүй менежерийн зорилго маш жижиг байхаас гадна буруу байх нь элбэг байдаг.
Харин дээрх асуултыг тогтмол асуудаг менежер өөртөө өндөр шалгуур тавьж, өөрийгөө хөгжүүлэхийг эрмэлздэг. Өөртөө шалгуур өндөртэй менежрийн эргэн тойрныхон түүний шалгуураар мөн адил өөрсдийгөө хөгжүүлж эхэлдэг. Менежмент бол үлгэр дууриалал байдгийн тод жишээ гэлтэй. Түүнчлэн, өөрийгөө хөгжүүлдэг менежер байгууллагын маргаашийн, ирээдүйн менежерүүд, гүйцэтгэх албан тушаалтнуудыг бэлтгэхэд өөрөө үлгэр болж хувь нэмрээ оруулдаг. Энэ нь байгууллагын үнэт зүйл, зорилго, соёлыг дамжуулах нэгэн чухал коммуникаци байдаг.
Удирдах албан тушаалтан би байгууллагадаа ямар хувь нэмэр оруулах вэ, юу хийх ёстой вэ гэж асууснаар өөрийн удирдлага доорх албан тушаалтнуудаасаа мөн адил ажлын үр дүндээ хариуцлагатай байх соёлыг бүрдүүлдэг. Товчоор, тухайн албан тушаал ажилтнаас юу шаардах, ямар хүлээлттэй байгааг тодорхой болгож өгдөг.
Өөрийн болон бусдын давуу (сул талаас урьтаж) талыг олж, улам бэхжүүлж, зоригжуулж ажилладаг
Бүтээмж, гүйцэтгэл нь давуу талаас урган гардагийг эффектив менежер сайн мэднэ. Асуудалд төвлөрч, гал унтраан ажиллах нь сул талд төвлөрөн ажиллахтай агаар нэг ба ихдээ л дундаж үзүүлэлт, үр дүн гарахаас цаашгүй (Гал унтарсан байна. Гэвч галтай хамт маш олон хохирол үүссэнийг мартаж болохгүй).
Харин давуу талаас шинэ боломжууд бий болдог. Өөрийн удирдах албан тушаалтнууд, ижил түвшний менежерүүд, доод албан тушаалтнуудынхаа давуу талыг олж мэдэх нь байгууллагад ямар боломж, нөөц бололцоо байгааг олж харахтай ижил. Асуудал бол өнгөрсөнд болж өнгөрсөн. Харин боломж ирээдүйд байгаа.
Маш сайн үр дүн гаргаж болох цөөн хэдэн зүйлд төвлөрөн ажилладаг
Тэд ажлаа ач холбогдлын хувьд эрэмбэлж, түүндээ жанжин шугамаа алдахгүй ажилладаг. Энэ ажлыг хийх нь ямар ач холбогдолтой вэ? Ямар үнэ цэнийг бий болгож чадах вэ? гэж асуух. Хязгаарлагдмал цаг, нөөц бололцоо, хүч хөдөлмөрийг үр дүн гаргаж чадах ажлуудад төвлөрүүлэн ажиллуулснаар ажилчдын давуу тал улам үржигдэж, байгууллагын гүйцэтгэл, бүтээмж ихэсдэг. Харин ямар ч үнэ цэнэ бүтээхгүй ажил байвал хайр найргүй, зоригтой зайчлах хэрэгтэй.
Эффектив ажиллахын тулд эффектив шийдвэр гаргадаг
Эффектив менежерийн бас нэг чухал ажил бол шийдвэр гаргах юм. Цөөн тооны гүйцэтгэл, үр дүн өндөр бүхий ажлуудад төвлөрөн ажиллах учир тэр цөөн тооны чанартай шийдвэрүүд гаргана. Тус шийдвэрүүд нь аливаа ситуацийг дээрээс нь харсан, өндөр түвшний, консепцуал, алсын шийдвэрүүд байх ба байгууллагын бүх шатанд, ирээдүйд нөлөөтэй байх учиртай. Түүнээс биш ухаалаг, сэргэлэн, залжин, өөрийгөө дөвийлгөсөн, олны таалалд нийцүүлсэн, тал зассан үйлдлүүдийг шийдвэр гэхэд хэцүү. Хэрэв эффектив менежер галын талбарт очоод өөрөө гал унтраалцаад явж байгаа бол тэр анхнаасаа шийдвэр байсангүй.
Шийдвэр өндөр түвшний, алсын байхын тулд зарчимд тулгуурлах ёстой. Зарчимд тулгуурласан шийдвэр урьдаас тогтсон тодорхой 1) шат дараалалтай (процесстой), 2) зорилготой, 3) зөв зүйлийг хийхэд чиглэгдсэн, 4) бодит арга хэмжээнүүд авч болохуйц, 5) эцэст нь санал шүүмж, фийдбак өгч сайжруулж болохуйц нээлттэй, ил тод байх ёстой.
