Д.Отгонбат нь ОБЗЕРВ Консалтинг зөвлөх үйлчилгээний байгууллагыг үүсгэн байгуулсан бөгөөд Олон улсын удирдлагын тогтолцооны стандартууд, бизнесийн процессын удирдлагаар мэргэшсэн. “Чанарын философи“ номын зохиогч. Twitter-т дагах: @ISO9001auditor
Өмнөх нийтлэл: Бид яагаад Процесс ярих ёстой вэ?
***
Бидний эргэн тойронд юу болоод байна вэ?
Та бид өмнө нь такси барихын тулд зам дээр гараад гараа өргөж зогсдог байлаа. Гадаа хүйтэн нойтон, бороотой, шуургатайд бол энэ тийм хүсмээр зүйл биш байв. Одоо апп ашиглаж таски дуудаад, гадаа ирмэгц нь мэдээд гарч очоод зорчин явж байна. Данснаасаа бэлэн мөнгө авах, дансандаа мөнгө хийх, данс нээлгэх үедээ банканд очиж авдаг байлаа. Ихэнх банкууд оочер ихтэй, удаан зогсож оочерлодог, бухимддаг байлаа. Ресторанд очоод зөөгчид нь хоолоо захиалаад зоог барьдаг байсан бол одоо хүссэн төрлийн хоолоо гэртээ захиалаад, хүргэлтээр хүргүүлээд аваад ирж байна.
Эдгээрийг хүмүүс технологийн өөрчлөлт гэж нэрлэдэг. Нөгөө талаас энэ бол процессын өөрчлөлт юм. Шинжлэх ухаан, техник, технологид бий болсон аливаа дэвшил, өөрчлөлт нь хүний амьдрал, бизнесийн үйл ажиллагаанд байнга процессын өөрчлөлтийг бий болгож байдаг.
Үүнийг би өөрийн байгууллагынхаа жишээн дээр жаахан тайлбарлая. Бид ААНБ-ын захиалгаар бизнесийн удирдлагын нэлээд хэдэн чиглэлээр сургалтын үйлчилгээ өгдөг. Өмнө нь байгууллага дээр очоод л анги танхим бэлтгээд л хийдэг байсан сургалтуудыг одоо Zoom, Google meet зэрэг апп ашиглан зайнаас ямар ч асуудалгүй явуулчихаж байна. Өмнө нь сургалтын хөтөлбөрөө гаргаад, зар сурталчилгаа явуулаад, анги танхимдаа зохион байгуулдаг байсан сургалтуудыг Skillup.mn, Tomyo гэх мэт платформууд дээр тавиад сонирхосон хүмүүс нь онлайнаар бага зардлаар аваад үзэх боломжтой болчихлоо. Бид хоёр жилийн өмнөх процессоороо ажиллах боломжгүй болж ирлээ.
Яг үүн шиг жишээ тун олныг дурдаж болно. Таны ажил бизнес дээр ч яг одоо тулгараад байж байгаа гэдэгт итгэлтэй байна.
Дижитал горим шилжихийн өмнө бодох зүйл бий
Мэдээллийн технологийн дэвшил нь бизнес процессын ажиллагааг дижитал шийдлийг ашигласан хэлбэр рүү өөрчилж байна. Тиймээс хөрөнгө оруулагч, бизнес эрхлэгч, бизнесийн удирдагчид процессыг удирдах дижитал боломж, шийдлүүдийн талаар суурьтай сайн мэдлэг, мэдээлэлтэй байж энэ өөрчлөлтөд хурдан хэрнээ ухаалаг дасан зохицож, хөл нийлж, алхах хэрэгтэй болж байна.
Гэхдээ миний ярьж буй дижитал боломжууд нь гагц өнөөдөр л яригдаж байгаа, одоо л боломжтой болчихсон зүйл биш. Бидний амьдралд олон хэлбэрээр аль хэдийнэ байсан, байсаар ч байгаа зүйлс юм. Жишээ нь доорх хүснэгтээр бид сайн мэддэг хэр нь, төдийлөн бүрэн гүйцэт ашигладаггүй зарим боломжуудыг бизнес дэх ямар процесс үйл ажиллагаануудад хэрэглэдэгээр (хэрэглэх боломжтойгоор нь) нь матрицлан харуулахыг оролдов.
Уламжлалт дижитал боломжууд ба тэдгээрийг хэрэглэдэг бидний хэрэглээний тухай
Гэвч зарим байгууллага дээр эдгээр нь аль хэдийнэ байсан ч уламжлалт гэж тодорхойлох шахуу болсон эдгээр боломжийн хэрэглээ тун хангалтгүй байхтай олон удаа таарч байсан. Жишээ нь Google form-ийг ашиглаад байгууллага доторх маш болон бүртгэлийг хийх боломжтой төдийгүй эдгээр бүртгэлээс бий болсон мэдээлэлд наад захын (хэдий наад захын гэж хэлж байгаа ч наад захын дүн шинжилгээг ч хийдэггүй байгууллага бий) шинжилгээ, анализийг хийх боломжтой байдаг.
Одоогоос 5-6 жилийн өмнө, үндэсний хувцас захиалгаар үйлдвэрлэдэг нэгэн компани, импорт болон жижиглэнгийн худалдаа хийдэг нэгэн компани Google form-ийг ашиглаад байгууллагын бүртгэл, мэдээлэл солилцоо, мэдээлэл боловсруулалтаа тун ухаалаг шийдчихсэн байхыг харж байсан. Гэтэл бид энэ мэт наад захын гар доорх боломжуудаа ч ашиглаагүй байж, ингэж ашиглаж дадаагүй байж шууд том систем программыг сонгох гээд байдаг. Байгууллага наад захын дижитал шийдлийг ашиглаж хэвшээгүй, дадаагүй бол цогц дижитал шийдлийг (систем, программыг) үр дүнтэй ашиглаж чадахгүй байх магадлал өндөр. Датаком-ын Үүсгэн байгуулагч Д.Энхбатын нэгэнтээ хошигнон хэлсэнчлэн “Бид Business update 2.0 гээд л яриад, санал болгоод байсан чинь манай ААНБ-ууд чинь Business update 1.0 ч байхгүй юм байна лээ” гэдэг. Егөөтэй ч гэсэн тун үнэн үг гэж би боддог.
Байгууллага наад захын дижитал шийдлийг ашиглаж хэвшээгүй, дадаагүй бол цогц дижитал шийдлийг (систем, программыг) үр дүнтэй ашиглаж чадахгүй байх магадлал өндөр.
Дижитал шийдэл бол хүний өгсөн “орц”-оор ажилладаг систем. Хүн л “тэжээж” байж сайн, үр дүнтэй (гарц) ажилладаг. Хэрэв та тэжээхгүй л бол ямар ч сүүлийн үеийн систем байгаад ажиллахгүй. Хурд хүчний гайхамшиг болсон ганган машин авчихаад унаж хэрэглэхгүй гараашдаа хав дараад байвал түүнийг авсны хэрэг гарахгүй.
Нээлттэй эхийн (Open source) программуудын боломж, тэдгээрийн хэрэглээ
Зах зээлд түгээмэл байдаг нээлттэй эхийн программууд (open source) бол процессыг удирдаж, бүтээмжээ нэмэгдүүлэхэд ашиглаж болох наад захын хамгийн хямд төсөр, эрсдэл багатай шийдэл юм.
Нээлттэй эхийн программ илүү ашиглах боломжтой бизнес процессууд
- Төслийн удирдлага
- Үүрэг даалгаварын удирдлага
- Захиалгын менежмент
- Хэрэглэгчийн гомдол шийдвэрлэх
- Хэрэглэгчийн мэдээлэл боловсруулалт (CRM)
- Баримт бичгийн хяналт
- Хүргэлт, тээвэрлэлт
- Бараа материалын удирдлага
- Авлагын удирдлага
Бизнесийн байгууллагад 3 төрлийн процессууд байдаг тухай бид өмнөх нийтлэл болон подкастуудаар ярьж бичиж байсан. Эдгээр нь Үндсэн процесс, дэмжих процесс, удирдлагад хамаарах процесс юм.
Миний ажиглаж харсанаар удирдлагад хамаарах процесс нь дижитал шийдлийг авч нэвтрүүлэхэд хамгийн боломжтой, дээрээс нь ач холбогдол ихтэй юм байна гэж үздэг.
ERP төрлийн системүүдийн ихэнх функцууд нь байгууллага доторх мэдээллүүдийг боловсруулах процессыг хялбаршүүлж автоматжуулдаг. Жишээ нь бараа үлдэгдэл гаргах, мэдээлэл боловсруулалт хийж тайлан гаргах, явцын мониторинг хийх гэх мэт.
Дэлхий нийтэд, бизнесийн удирдлагад хэрэглэж болох үй олон open source-ууд байдаг. Өдөрт хэдэн арваараа шинээр нэмэгдэж ч байдаг байх. Би энэ удаа та бүхэнд байгууллагад хэрэглэж болох олон функцтай нэг open source бол Bitrix24-ийг санал болгоё.
Энэ платформ нь бизнесийн байгууллага өөрийн үндсэн болон дэмжих процессуудаа мөн мэдээлэл харилцаа холбоо, тайлагнал гэх зэрэг маш олон дотоод процессуудыг удирдах боломжийг олгодог. Жишээ нь ихэнх байгууллагад дотоод процессын гүйцэтгэлийн мэдээ холбогдох хүмүүст маш хурдан шуурхай дамжиж байх шаардлагатай байдаг.
Бүх байгууллагад тодорхой хугацаанд хийж хэрэгжүүлэх шаардлагатай ямар нэг үүрэг даалгавар, хэн нэгэнд өгөгддөг. Өөрөөр хэлбэл бүх байгууллагад үүрэг даалгаврыг өгөх, хариуцах эзэнг томилох, хугацааг нь тогтоож өгөх, түүнийг хэрэгжүүлэх, дууссан ажлаа тэмдэглэн бүртгэл хөтлөх, тайлагнах зэрэг үйл ажиллагаа хийгддэг. Тэгвэл энэ төрлийн процессыг удирдахад зориулан bitrix24-ийн task tracker функцийг нь ашиглах боломжтой. Боломжит хэрэглэгчээс дуудлага, хүсэлт орж ирэхээс авхуулаад, худалдан авалт хийх эсвэл гэрээг байгуулах хүртэлх процессыг удирдах боломжийг CRM функц нь олгодог. Танай байгууллага энэхүү функцийг ашигласнаар хэрэглэгч харилцагчийнхаа болон боломжит хэрэглэгчийнхээ мэдээллийн санг үүсгэж, хэрэглэгчид мэдээлэл хүргэх, хэрэглэгчтэй харилцах ( мессэж илгээх, дуудлага хийх, имэйл илгээх) харилцаандаа үлэмж ахиц гаргах боломжтой.
Маркетингийн үйл ажиллагааны үр дүн, хэрэглэгчийн хариу үйлдлийн идэвх, зэргийг мониторинг хийх процессыг уг программын Sales Intellegence функцыг ашиглан хэрэгжүүлэх боломжтой.
Хамгийн гайхалтай, хэрэгтэй нэг функц бол Robotic Process Automation (RPA) функц юм. Та энэ функцыг ашиглан өөрийн байгууллагын бизнес процессын урсгал диаграмыг дизайлж мөн үүнийг зураглах боломжтой. Ингэснээр уламжлалт бидний ашиглаж ирсэн SIPOС анализ, Visio Lucid Chart зэргийг ашиглан зурдаг процессын зураглал зурах ажлыг хөнгөвчлөөд зогсохгүй, байгууллага дахь бүх ажилтан тухайн процессыг ойлгох, процессын дагуу ажлаа гүйцэтгэх гэх мэт зорилтуудыг хамтад нь шийдэх боломжтой. Товчхондоо нэг сумаар нэг биш бүр нэлээд хэдэн туулай буудах боломжийг олгодог функц юм.
Bitrix24-ийн олгодог бас нэг боломж нь байгууллага өөрийн вэб сайтаа хийж, хөгжүүлж, удирдах боломжийг олгодог. Уламжлалт ойлголтоор бол вэб сайтыг программын код бичих нэлээд өндөр түвшний мэдлэгтэй мэргэжилтэн л хийдэг ажил байсан бол энэ функцийн тусламжтайгаар байгууллагын ажилтан хэн ч бай компанийнхаа вэб сайтыг сайжруулан, хөгжүүлж, шинэчлэх боломжтой болж байна.
Энэ программ нь энэ мэтчлэн байгууллага дахь маш олон бичил болон бизнес процессыг үр дүнтэй удирдаж, хурдан шуурхай, бүтээмжтэй ажиллах боломжийг олгодог.
Bitrix24-ийн Монгол дахь албан ёсны түншээр SaBa Консалтинг ХХК ажилладаг бөгөөд та бүхэн эндээс дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах боломжтой.
Зарим тухайлсан функц үүрэг бүхий зарим оpen source-уудыг мэдээллийн зорилгоор доор жагсаав. Энэхүү мэдээллийг оpen source-уудыг харьцуулан судалгаа хийдэг https://www.goodfirms.co сайтаас авсан болно.
Магадгүй та бүхэн энд дурдсан дижитал боломжуудыг судлан, өөрийн бизнестээ хэрэглээд үзэж болох юм.
Дижитал болсон процесс бүтээмжийг “дарамталж” болохгүй
Бид бизнес процессыг ажиллуулах, удирдах, хянах, мониторинг хийх гэх мэтэд дижитал боломжуудыг ашиглах талаар ярилцлаа. Дижитал шийдлийг авч хэрэглэхийн өмнө өөрийн тань хэрэгцээ чухам аль нь вэ гэдгийг олж тогтоож хэрэгтэй. Хэрэгцээ, шаардлагаа зөв үнэлж тогтоохгүйгээр зөв шийдэл олно гэж байхгүй. Үүний тулд бүтээмж ба процессын талаарх мэдлэгээ нэмэгдүүлэх хэрэгтэй. Ажлын байран дээрээ аливаа албан тушаалтан, ажилтны гүйцэтгэж буй ажил бүтээмжийн талаасаа хоёр л төрөл байдаг. Бүтээмжийн ажил, Бүтээмжийн бус ажил. Бүтээмжийн ажил гэдэг нь байгууллагын стратегийн зорилтуудад шууд хамааралтай гол процессыг явуулахад чиглэсэн үйл ажиллагаанууд юм.
Хэрэгцээ, шаардлагаа зөв үнэлж тогтоохгүйгээр зөв шийдэл олно гэж байхгүй.
Бүтээмжийн бус ажил гэдэг нь байгууллагын стратегийн зорилтуудад шууд хамаатай биш бүхий л үйл ажиллагаа багтана.
ITZONE компанийн хийсэн судалгаагаар, хүний нөөцийн албаны ажилтны нийт цагийн 80% нь тодорхойлолт гаргах, гэрээ байгуулах, хэвлэх, дүн мэдээ гаргах, тайлан гаргах гэх мэт бүтээмжийн бус ажлуудад зарцуулагддаг байна.
Миний бодлоор дижитал шийдлүүд нь бүтээмжийн бус ажлыг гүйцэтгэхэд илүү чиглэх нь зүйтэй. (Бүтээмжийн ажлуудыг дижитал шийдлээр хэрэгжүүлэх боломж угаасаа бага)
Бизнест олон процесс байдаг (бичил процессоос бизнес процесс хүртэл) бөгөөд эдгээрийг бүгдийг нь дижитал шийдлээр удирдана гэж хэт туйлширч болохгүй. “Сахил хүртээд шал дордов” гэдэг шиг нэвтрүүлсэн систем, шийдэл нь хамаг хүний стресс, ажлын бүтээмжийг унагадаг гол эх үүсвэр болчихсон газруудыг харж байсан. Машины оператор ажилтан байлаа гэж үзэхэд тэр хүний ажил нь тэр машиныг ажиллуулаад үйлдвэрлэл явуулах ёстой болохоос биш гүйцэтгэсэн ажлынхаа тайланг гаргахын тулд тайлангийн систем рүү мэдээлэл оруулах гэж хамаг цаг бардаг байх ёсгүй.
“Сахил хүртээд шал дордов” гэдэг шиг нэвтрүүлсэн систем, шийдэл нь хамаг хүний стресс, ажлын бүтээмжийг унагадаг гол эх үүсвэр болчихсон газруудыг харж байсан.
Хямдыг эсвэл үнэгүйг харж, үнэгүй юм чинь яадаг юм гэх хандлагаар янз янзын, олон систем, шийдлүүдийг өөр өөр процесс, үйл ажиллагаанд нэвтрүүлж орхисон байгууллага байдаг. Жишээ нь, хэрэглэгчийн харилцаандаа нэг CRM, агуулахын бараа удирдлага дээр warehouse inventory систем, төслийн удирдлага буюу үндсэн процесс дээрээ нэг барилгын төслийн удирдлагын систем гэх мэтээр. Энэ мэт шуудайнд хийсэн үхрийн эвэр шиг хоорондоо нийцэхгүй, эрээвэр хураавар шийдлүүдийг энд тэнд өм цөм ашиглавал бие биенээ дэмжихгүй, хоорондоо мэдээлэл солилцохгүй болж, эргээд энэ системүүдээс мэдээлэл авах гэдэг нь яваандаа маш их бүтээмжийг бууруулсан үйл ажиллагаа болох эрсдэлтэйг бодолцох хэрэгтэй.
Корпорэйт засаглалтай, томоохон ААНБ-ууд өөрийн систем инженер, мэдээллийн технологийн бодлого хариуцсан дээд албан тушаалтантай бөгөөд эдгээр хүмүүстээ энэ үүргийг хариуцуулсан байдаг тул харьцангуй эрсдэл бага. Харин ЖДҮ-үүд эсвэл ийм мэргэжилтэн, бодлого хариуцсан албан тушаалтангүй байгууллагууд (эсвэл ийм албан тушаалтанууд байлаа ч энэ үүргээ сайтар ухамсарлаагүй бол) энэ асуудалтай тулгардаг. Ийм байгууллагууд мэргэжлийн байгууллага, мэргэжилтэнүүдээс зөвлөгөө авах хэрэгтэй. Ихэнх мэргэжлийн байгууллага наад захын энэ мэт зөвлөгөөг нэг их үнэ төлбөр гэхгүйгээр өгдөг.
Нэг асуудлыг шийдэх гэж нөгөө асуудлыг үүсгэдэг байж хэрхэвч болохгүй, удирдлага та үүнийг анхаараарай.
Анхаарах нь
- Шинжлэх ухаан, техник, технологид гарч буй дэвшлүүд процессын өөрчлөлтийг бий болгож байна. Тиймээс энэ өөрчлөлтийг эсэргүүцэх боломжгүй бөгөөд харин дасан зохицох нь чухал.
- Орчин үед процессын ажиллагаанд дижитал шийдлүүдийг ашиглах боломж илүү их болж байгаа ба энэ нь бүтээмжид эерэг нөлөө үзүүлж байна.
- Байгууллагын процессын онцлогоос хамааран, дижитал шийдэл ашиглах хэрэгцээ ба шаардлага нь харилцан ялгаатай байна. Зөв шийдлийг зөв газраа ухаалаг ашиглахад анхаарах нь чухал.
- Бүтээмжийн бус үйл ажиллагааны процессын ажиллагаанд дижитал шийдлийг ашиглах нь илүү дээр сонголт юм.
- Дижитал шийдэл нь бүтээмжийг “дарангуйлж” болохгүй.
- Сонгож буй дижитал шийдэл нь багадаа гурван жил ашиглах боломжтой, бусад системтэй уялдах, дэмжих, интеграцид орох боломжтой байх нь зүйтэй.
