Компанийн үйл ажиллагаа томрох, нарийн төвөгтэй чадавхи, ажилбар нэмэгдэх тусам ERP системд байх шаардлагатай үйлдэл нэмэгдэнэ.
ERP нь байгууллагын дотоод процесс, ажил, ажилбаруудын уялдааг зангидсан, ажилтан бүр ажлаа хийж гүйцэтгэхэд туслах арын албаны систем юм. Энгийнээр хэлэхэд харилцагч тухайн компанид захиалга өгсөнөөс эхлээд захиалгын дагуу хүргэлт хийж, төлбөр тооцоог хүлээн авч дуусгах хүртэлх компанийн арын албаны хийж гүйцэтгэж буй бүх ажил, ажилбарыг ERP системээр автоматжуулж, дэмжиж, чиглүүлж, удирддаг.
Энд мөн өмнөх өгүүлэлд жишээ болгон оруулсан бөөний худалдааны компанийн ердийн процессыг дэлгэрэнгүй тайлбарлая. Хялбаршуулах үүднээс өөрөө үйлдвэрлэдэггүй, хангалттай том авто баазтай компани гэж үзлээ.
Борлуулалтын ажилтан системд борлуулалтын захиалга оруулахдаа худалдан авагчийн зээлжих зэрэглэл, түүнд зээлээр олгож болох барааны дүн, төлбөрийн түүх, төлбөр төлөх хугацаа зэргийг (эдгээр мэдээллийг Санхүүгийн модулиас), агуулахад тухайн бараанаас борлуулахад бэлэн хэдэн ширхэг байгаа, хэдийг шинээр худалдан авахаар захиалсан байгаа, захиалсан бараа нь агуулахад хэзээ ирэх, өмнөх захиалгын статус зэргийг (эдгээр мэдээллийг Худалдан авалт, бараа материалын модулиас), борлуулалтын захиалгын дагуу бараа нь хэзээ, хэдэн ширхэгээр хаанаас хүргэгдэж ирэхийг (эдгээр мэдээллийг Тээврийн модулиас), худалдан авагч өнгөрсөн хугацаанд хэзээ, ямар бараа, хэдэн ширхэгийг худалдан авсан, ямар гэрээтэйгээр манай компанитай хамтран ажилладаг, хөнгөлөлтийн ямар эрхтэй, худалдан авагчид ямар хөнгөлөлт одоо үзүүлж, урамшуулж болох, ижил төстэй өөр ямар бараа байна зэргийг (эдгээр мэдээллийг Борлуулалтын модулиас) тус тусын системээс авч, шийдвэр гаргана.
Хүргэлтийн менежер өөрийн хариуцсан чиглэлд тухайн өдөр, тухайн долоо хоногт ямар хэмжээтэй бараа хэзээ хүргэхийг харж, системийн тусламжтайгаар ажлаа төлөвлөж, хэдний өдөр хэдэн ширхэг хүргэлтийн машин, хүргэлтийн хүн хүч шаардлагатайг төлөвлөнө. Ямар бараа, хэзээ хүргэхийг борлуулалтын ажилтан хэдийнэ шийдсэн/амласан байх тул хүргэлтийн баг үүнийг хэрэгжүүлэх зорилготой ажиллана. Ачаагаа аль болох дүүртэл нь ачих, цөөн тээвэрлэлт хийхийн тулд хүргэлтийн менежер системээс ачааны тоо ширхэг, эзлэх хэмжээ, жин, нэг маршрутаар аль аль дэлгүүрийг хангах зэрэг мэдээллийг авч хүргэлтээ удирдана. Цаашлаад хүргэлтийн машин техникийн ашиглалтын мэдээлэл өдөр бүр шинэчлэгдэж тодорхой нөхцөл (засварт орох хугацаа, явсан км, мотор цаг) бүрдсэн тохиолдолд засвар үйлчилгээг (Засвар, арчилгааны модуль) хийлгэнэ. Хүргэлтийн ажилтан хэдний өдөр, хэдэн цаг ажилласан нь тодорхой тул цалинг хийснээрээ авна, мөн компани цагийн ажилтныг хүргэлтийн ачаалалд тохируулан ажиллуулна (Хүний нөөцийн модуль).
Санхүүгийн ажилтан энэ процесст хамгийн бага ачаалалтай. Сайтар бодож боловсруулсан ERP системд борлуулалт, хүргэлт, татан авалт, буцаалтын мэдээллийг системд гараар оруулсан тухайн мөчид, банкны дансанд төлбөр орсон бол автоматаар системд татагдсан тухайн мөчид зохих санхүүгийн бичилтүүд автоматаар хийгддэг. Санхүүгийн ажилтан мэдээлэл зөрсөнөөс болоод хийгдээгүй гүйлгээ байна уу, банкны холболт саадгүй ажилласан эсэхийг шалгах төдийгөөр ажлаа хязгаарлана. Харин авлага удсан, хэмжээ хэтэрсэн бол системээс тодорхой давтамжтайгаар мэйл илгээх, эсвэл авлагын нягтлан худалдан авагчтай “тулж” ажиллана. Санхүүгийн шинжээч Санхүүгийн модульд бүртгэгдсэн дээрхи мэдээлэлд тулгуурлан нэгж бүтээгдэхүүний татан авалтын өртгийг тооцох, шинжлэх, өртгийн бүртгэлийн стратеги, тооцооллыг сайжруулах, (Борлуулалтын шинжээчтэй хамтран) аль бүтээгдэхүүнийг ямар ашигтай зарж байгааг тооцон гаргах зэрэг ажил үүрэгтэй оролцоно (Санхүүгийн модуль, бусад дүн шинжилгээний шийдэл).
Борлуулалтын шинжээч нь нэгж борлуулалттай ажиллахгүй, тухайн бараа, барааны ангилал, борлуулалтын хэмжээ, хугацаа, улирлын тренд зэргийг шинжилж, компаниа өндөр үр ашигтай ажиллуулах дүн шинжилгээг тодорхой хугацааны давтамжтайгаар хийнэ. Гол нь ийнхүү ажиллахдаа барааны нэгж мэдээллийг системд дахин оруулах шаардлагагүй, бэлэн мэдээлэлд тулгуурлан дүн шинжилгээг хийж гүйцэтгэнэ. Дараагийн шатанд магадгүй нийт зах зээлийн мэдээлэл, борлуулалтанд нөлөөлөх бусад параметрыг өөр эх үүсвэрээс татан авч, ажилдаа ашиглана (Борлуулалтын модуль, бусад дүн шинжилгээний шийдэл).
Худалдан авалтын ажилтан нь барааны үлдэгдэл, борлуулалтын захиалга, улирлын тренд, компанийн борлуулалтын төлөвлөгөө зэрэг олон мэдээлэлд үндэслэн худалдан авах тоо хэмжээгээ тогтоож бэлтгэн нийлүүлэгчид худалдан авах захиалгаа өгнө. Үүнд (борлуулалтын үйл ажиллагаатай ижил төстэйгээр) өөрийн худалдан авалтын түүх, төлбөрийн нөхцөл, авч болох хөнгөлөлт, агуулахын нөхцөл байдал, тээвэрлэх хугацаа, хамтад нь татан авч болох бусад бараа материал, орлуулж болох бараа зэрэг мэдээллийг мөн системээс авч, шийдвэр гаргахдаа ашиглана (Худалдан авалтын модуль).
Агуулахын ажилтан нь хүргэлт, татан авалтын үйл ажиллагаанд оролцоотой. Хүргэлтэнд гарах барааг хурдан шуурхай цуглуулж, гадагш тээвэрт бэлтгэн байрлуулах бол худалдан авалтын дагуу татагдан ирж буй барааны мэдээлэлд үндэслэн агуулахын байр саваа бэлдэж (Агуулахын модуль), ирсэн бараанд мөн чанарын хяналт (Чанарын удирдлагын модуль) тавина.
Дээрхи тайлбараас харахад ERP системийн үндсэн гурван шинж тодорно:
– End-to-end transaction (үйлдэл эхнээсээ дуустал). Компанийн дотоодод хийж буй ажил (борлуулалтын захиалга, хүргэлт, агуулах, худалдан авалт, санхүү гэх мэт) нэг цэгээс эхлээд нөгөө цэгт дуусталаа нэгдсэн нэг систем буюу ERP систем дотор явагдана. Хүний судсанд тариа хийхэд шаардлагатай бүх хэсэгтээ цусан хангамжийн системээр дамжин хүрдэгтэй төстэй. Эсвэл мэдрэлийн системийн хувьд үзүүрийн мэдрэл хооронд гэж төсөөлж болох юм.
– Real-time transaction (бодит цагийн ажил гүйлгээ). Бодит цагийн горимд ажиллах гэдэг нь хоёр талтай: a) нэг ажилтны хийсэн үйлдэл, эсвэл гадны системээс ирэх мэдээлэл нь ERP системд тэр дороо хэрэгцээт газраа хэрэглэхэд бэлэн байршихыг, б) ажилтан өөрийн ажил үүргээ гүйцэтгэхэд мэдээ, мэдээлэл гар дор бэлэн байхыг хэлнэ.
– Employees as business people (бизнес хандлагатай ажилтнууд). Дээр дурдсан зураглалаас харахад ажилтан өнөөдөр өөрт нь ирсэн ажлыг хийж, цаашаа юу болох нь хамаагүй байдаг бол ERP систем нэвтэрсэнээр өөрийн ажилдаа зөв шийдвэр гаргаж, дотоод нэгж, гадаад харилцагч, хамтрагч нартаа чиглэж, тэдний хэрэгцээ шаардлагыг бодолцон ажиллах болно.
Ийнхүү компанийн үйл ажиллагаа томрох, нарийн төвөгтэй чадавхи, ажилбар нэмэгдэх тусам системд байх шаардлагатай үйлдэл нэмэгдэнэ. Хүний цусан хангамжийн систем нарийн бүтэцтэй байдаг, эсвэл мод үндэс, мөчрөө дамжин салаалдагтай адил компанийн дотоод процесс нэг процессоос салбарлан нарийсах, шинэ шинэ уялдаа, шаардлага гарна.
