Ганабелл институтын сургагч багш Л.Ундармаа
Цагийн менежментээ сайжруулах, цагаа нарийн төлөвлөх нь хэчнээн чухал гэдгийг олон хүн ойлгодог ч цөөн хувь нь л бодитоор хэрэгжүүлж, үр дүнд хүрч чаддаг. Хүн бүрт ижил тэгш өгөгдөх хоногийн 24 цагийг хэрхэн өнгөрүүлснээр бидний хэр үр бүтээмжтэй, сэтгэл хангалуун байх эсэх шийдэгддэг гэхэд хилсдэхгүй. Үүн дээр нэмээд өнөөгийн завгүй, хурдтай нийгэм, хот суурин амьдралын онцлог хүмүүсийг цагаа удирдан зохицуулж, менежмент сайтай байхыг улам бүр шаардах болсон. Ялангуяа суурин соёл иргэншилд олон зуун жил амьдарч ирсэн улс орны иргэдтэй харьцуулахад ихэнх монголчуудын цаг төлөвлөх чадвар төдийлэн хангалттай биш.
Тэгвэл “Цагаа хэрхэн төлөвлөх вэ?”, “Яаж олон ажил амжуулж, өдрийг үр дүнтэй өнгөрүүлэх вэ?” гэж эрэлхийлэхээсээ өмнө “Яагаад цагаа төлөвлөх ёстой вэ?” гэх асуултад эхлээд хариулах нь зүйтэй. Үүнийг ойлгож, тодорхойлж чадвал төлөвлөлт илүү үр дүнтэй болно гэдгийг Ганабелл институтийн сургагч багш Л.Ундармаа хэлж байна. Цагийн менежментээ сайжруулж, цагаа төлөвлөнө гэдэг ирээдүйд зорьсондоо хүрэх, зорилгоо биелүүлэхийн тулд хийж буй өдөр тутмын аргачлалаа улам боловсронгуй болгож байна гэж ойлгох хэрэгтэй. Тэгэхээр юуны түрүүнд, “Таны өнөөдөр хийж буй зүйл алсын хараа, эрхэм зорилготой тань уялдаж байна уу?, “Ирээдүйд үр өгөөжөө хүртэх зүйлд цагаа зарцуулж байна уу?” гэж өөрөөсөө асуугаарай. Эндээс төлөвлөгөөний чанар тань хэмжигдэнэ.
Тодорхой дэс дараалалтай, эхлэх, дуусах хугацаатай, зорилго, үнэт зүйлтэй холбогдсон төлөвлөгөө үр дүнтэй, биелэх магадлал өндөр байдаг.
Эхний алхам бол зорилгоо цаасан дээр буулгаж, хэдий хэр хугацаанд ямар үр дүнд хүрэх, тухайн зорилгодоо хүрэхийн тулд хийх алхмуудаа нарийвчлан тодорхойлох. Өөрөөр хэлбэл, зорилго болон хийх зүйлсийн жагсаалтаа зүгээр нэг жагсааж бичих бус бүх алхмыг нарийвчлан тодорхойлж, тооцоолж байж сая тэр төлөвлөлт болно. Ингэж боловсруулсан төлөвлөгөөнийхөө дагуу ажиллаж, амьдарч байгаа бол та цагаа үр дүнтэй зарцуулж чадаж байна. Учир нь тодорхой дэс дараалалтай, эхлэх, дуусах хугацаатай, зорилго, үнэт зүйлтэй холбогдсон төлөвлөгөө үр дүнтэй, биелэх магадлал ч өндөр байдаг. Тиймээс амьдралынхаа төлөвлөгөөг гаргахын тулд үнэт зүйлээ тодорхойлоход цаг гаргаарай. Нөгөө талаар, бодож санаж, төлөвлөж буйгаа цаасан дээр буулгахад тархи элдэв бодол, сатаарлаас чөлөөлөгдөж, стресс багасахын зэрэгцээ дараагийн хийх алхам тодорхой болж эхэлдэг.
Хамгийн чухлаас нь эхлэн ажлуудаа эрэмбэ дараалалд оруулж, түүндээ төвлөрөн ажиллах нь бүтээмжийг эрс сайжруулдаг.
Ихэнх хүний хувьд яаралтай хийх зүйлээ чухал ажил гэж үзээд илүү төвлөрөх хандлагатай байдаг. Хамгийн чухлаас нь эхлэн ажлуудаа эрэмбэлэн дараалалд оруулснаар юунд илүү цаг зарцуулах шаардлагатайгаа ойлгож, тэр дагуу төвлөрөн ажиллаж эхлэхэд бүтээмж эрс сайжирдаг. Гол нь өдөр, долоо хоног, сар, жилээр хийсэн ажлаа дүгнэж, тухай бүрт өөртэйгөө ажиллаад явах нь тогтмол өндөр бүтээмжтэй байхад чухал нөлөөтэй. Өөрөөр хэлбэл, “Амьдралынхаа эцсийн цэгт та юу хийж бүтээсэн байхыг хүсэж байна вэ?, түүндээ үнэхээр сэтгэл ханамжтай байж чадах уу?” гэдгээ тодорхойлсны дараа 10 жил, таван жил, нэг жил, сар, долоо хоног, өдөр зэргээр цаг хугацааны хувьд наашлуулан татаж төлөвлөх нь хэзээ юу хийхийг тодорхой, цэгцтэй болгож, үйлдэлд хөтөлдөг. Өнөөдөр таны хийж буй ажил долоо хоногийн эцэст дүгнэгдэж, цааш сар, жил гэх мэтээр хоорондоо уялдан үргэлжлэх нь зөв төлөвлөлтийн үндэс болж чадна.
Төлөвлөгөөний үр дүнг хэмжих нь
Төлөвлөн хийж буй зүйлдээ сэтгэл хангалуун байвал таны зорилго, төлөвлөлт үр дүнтэй байна гэсэн үг. Ажлын цагаа баяр баясгалантай өнгөрөөж, ажлын бус цагаа гэр бүл, мөн хоббидоо зориулж, дуртай зүйлээ хийж, өөрийгөө хөгжүүлэх зэргээр өнгөрүүлэх нь чухал. Ингэхийн тулд бусдыг даган дуурайх бус өөрийн хүсэж буй зүйл, үнэт зүйл, алсын хараагаа тодорхойлж, юуг хийж бүтээвэл аз жаргалтай, сэтгэл хангалуун байхаа нарийвчилж, өөрөөсөө асууж, ярилцсаны үндсэн дээр төлөвлөгөө гаргавал түүндээ хүрэх урам зориг аяндаа төрнө. Улмаар тухайн төлөвлөснийхөө дагуу жижиг гэлтгүй үйлдэл хийгээд эхлэхээр эрч хүч ундарч, бүтээмжтэй байх нөхцөл бүрддэг талаар Л.Ундармаа тайлбарлаж байна. Нэг үгээр, өдөр тутам цагаа зарцуулж буй жижиг ажлуудын үр дүн томоохон зорилго, жилийн төлөвлөгөөндөө хүрэх гол арга зам болдог.
Менежерүүд цагаа хэрхэн төлөвлөх вэ?
Менежерүүд өөрийн цагаа төлөвлөж, хувийн сахилга батдаа анхаарахын зэрэгцээ багаа удирдан манлайлах шаардлагатай болдог. Тиймээс менежер хүн цаг барьдаггүй, товлосон цагаасаа хоцордог, уулзалт товлочихоод очдоггүй бол нэр хүндийн асуудал яригдахаас гадна орчин үед улам бүр нэмэгдэх болсон цагийн үнэ цэнийн тухай хөндөхөөс өөр аргагүй болно. Харин менежер хүн хувийн зохион байгуулалтдаа анхаарч, манлайлж, үр дүн гаргаж чадвал багийн ажил дагаад сайжирна. Цаашлаад байгууллагын соёлд нэвтэрснээр компанийн бүтээмж нэмэгдэж, үл ойлголцол арилах, аливаа шийдвэр илүү богино хугацаанд гардаг болж, хурал, уулзалтын цаг ч сунжрах нь багасч, тодорхой асуудлуудыг хурдтай шийдэж, төлөвлөсөн хугацаандаа дуусгаж чаддаг болно.
Жилийн төлөвлөгөөг хэрхэн үр дүнтэй байлгах вэ?
Олон хүн оны эхэнд хийх ажлын жагсаалт гаргаж, маш олон зүйл жагсааж бичдэг. Гэвч жилийн эцсээр жагсаалтын биелэлт тааруухан байх нь бий. Харин үр дүнтэй байх гол арга бол алсын хараа буюу авирах гэж буй уулынхаа оройг эхлээд харах. Дараа нь уулын оройд хүрэх алхмуудаа тодорхойлж, эрэмбэлэх. Нэг үгээр, алхам алхмаар урагшилна гэсэн үг. Ингэж өдөр тутам цагаа зарцуулж буй жижиг ажлуудын үр дүн томоохон зорилго, жилийн төлөвлөгөөндөө хүрэх гол арга зам болдог. Мөн алсын хараа, ирээдүйн зорилготойгоо уялдуулах нь чухал. Үүнээс гадна төлөвлөгөөгөө биелүүлсэн байхын тулд өнөөдөр юунд цагаа зарцуулж байна вэ гэдэгт анхаараарай.
Цагийн менежментийн ач холбогдол:
-Өөрийнхөө хүсэж буй зүйлдээ гаргах цагтай болно.
-Ажлын бүтээмж сайжирч, үр ашиг дээшилнэ.
-Шийдвэр гаргах чадвар сайжирна.
-Үүрэх аливаа эрсдэлийг бууруулна.
-Стресс, ядаргааг бууруулна.
-Бусдад хүндрэл учруулахгүй.
-Нэр хүнд өснө.
Цаг төлөвлөхөд саад болдог шалтгаан:
-Зорилгогүй.
-Нарийвчлан төлөвлөдөггүй
-Дадал болгодоггүй
-Цаг хугацааны үнэ цэнийг мэдэрдэггүй
-Манлайлал дутмаг
