Байгууллагуудын 95% нь гүйцэтгэлээ удирдах процесстой байдаг хэдий ч ердөө 20% нь л гүйцэтгэлээ үр дүнтэй удирдаж чаддаг гэжээ.
Танай байгууллага гүйцэтгэлээ үр дүнтэй удирдаж чаддаг уу? Гүйцэтгэлийн удирдлагын үйл ажиллагаагаа ямар түвшинд байгааг тодорхойлоод үзээрэй.
Байгууллагын гүйцэтгэлийн удирдлагын үйл ажиллагааг хувьсал, хөгжлөөс нь хамааруулан 5 түвшинд авч үздэг. Ингэхдээ байгууллагын үйл ажиллагааны үндсэн хөшүүргүүд болох ашиглаж буй менежментийн хэрэгслүүд, процесс, засаглал, архитектур бүтэц, интеграцчлал гэсэн хүчин зүйлсээр тодорхойлдог.
ХӨГЖЛИЙН 1-Р ТҮВШИН : ЭХЛЭЛ
Энэ түвшинд байгаа байгууллагууд гүйцэтгэлийн удирдлагын тухай судлаж байгаа, гэхдээ ямар нэг түүл хэрэглэж эхлээгүй, гүйцэтгэлийн удирдлагын систем нэвтрүүлж амжаагүй байдаг.
Гүйцэтгэлийн удирдлагын системийн суурийг тавихаар оролдож буй энэ үед гүйцэтгэлтэй холбоотой процессууд тогтворгүй байдаг. Дотоод процессууд, үйл ажиллагаанууд харилцан холбоогүй байдгаас гадна байгууллага богино хугацааны үр дүн гаргахад хэтэрхий төвлөрдөг.
Гүйцэтгэлийн архитектур бүтэц нь стратеги төлөвлөлтийн түвшинд дөнгөж эхлэж байгаа буюу албан бус, топ удирдлагын туршлагад суурилсан байдаг. Гүйцэтгэлийн үнэлгээ нь бүрэн тогтож амжаагүй эсвэл байдаггүй. KPI үзүүлэлтүүд тодорхой аргачлал дээр суурилаагүй, тодорхойгүй, төвлөрсөн хяналтын механизм байхгүй.
Байгууллагын онцлог шинж чанар муу, чиглэл тодорхой биш байдал нь байгууллагад чухал ач холбогдолтой асуудлаар ажилтнуудад мэдээлэл хомс, үйл ажиллагаа, гүйцэтгэлийн түвшинд ил тод байдал дутмаг байдлыг бий болгодог. Байгууллага дахь санал санаачлагын үр дүн, хариуцлага тодорхойгүй, байгууллагын стратеги зорилтуудтай уялдаагүй байдаг.
Энэ түвшинд Гүйцэтгэлийн удирдлагын бүтэц зохион байгуулалтанд гүйцэтгэх удирдлагын идэвхитэй оролцоо дутагдах асуудал гардаг. Дотоод харилцаа, мэдээлэл солилцооны систем сайн зохион байгуулагдаагүйгээс гүйцэтгэлийн удирдлага, үнэлгээний тухай мэдлэг бүх түвшинд бүрэн хүрч чаддаггүй.
Ихэнхидээ үүнээс болж ажилтнууд KPI ашиглахын ач холбогдлыг мэдэхгүй, хүлээн зөвшөөрдөггүй. Ажилтнуудад ач холбогдлыг таниулж, дэмжих үйл ажиллагаа дутмаг, гүйцэтгэлийн үнэлгээн дээр тулгуурласан урамшуулах процесс байдаггүй.
ХӨГЖЛИЙН 2-Р ТҮВШИН : ХӨГЖИЖ БАЙГАА
Хөгжиж байгаа байгууллага гүйцэтгэлийн удирдлагын түүлүүдийг судлаж, туршиж үзэж эхлэсэн байдаг. Дотоод процессууд цэгцгүй, гүйцэтгэлийн удирдлагын хэрэгслүүд нь хараахан төлөвшөөгүй хэвээр байгаа, сайжруулалт шаардагдаж байдаг.
Гүйцэтгэлийн удирдлагыг хэрэгжүүлэх үйл ажиллагаанууд төлөвлөгдсөн, хүлээгдэх үр дүн тодорхойлогдсон. Хөгжиж буй түвшний байгууллага гүйцэтгэлийн удирдлагын архитектур бүтэц нь шилжилтийн явцдаа байдаг. Энэ түвшинд байгаа байгууллагын хувьд гол стратеги нь албан ёсны баримтжуулах явц байдаг, үнэ цэнэ одоогоор чухал биш гэж үздэг.
KPI үзүүлэлтийг тодорхой нөхцлүүдийг тооцолгүй, зөв арга аргачлал, техникийг ашиглалгүй тодорхойлсон. Датаг бүтэцлэн цуглуулдаг, зарим тохиолдолд KPI үзүүлэлтийн өсөлтийг хянах визуаль дүрслэх хэрэгслийг ашигладаг.
Хэдийгээр гүйцэтгэлийг үнэлэх, тайлагнах албан ёсны процесс бий болсон байдаг ч тайлангийн уулзалтууд дээр байгууллагын шийдвэр гаргалтанд шаардлагатай мэдээллүүд гарч ирдэггүй. Гүйцэтгэлд суурилсан соёл бий болсон хэдий ч удирдлагын зүгээс тогтмол дэмжлэг байдаггүй.
Удирдах ажилтнууд гүйцэтгэлийг хэмжихийн ач холбогдлыг ойлгодог хэдий ч энэ талаар анхан шатны мэдлэгтэй. Удирдах албан тушаалтнууд нь гүйцэтгэлийн үр дүнгийн хувьд хариуцлага хүлээх боловч хувь хүний гүйцэтгэлийг хэмжих нь байгууллагад өргөн хэрэглэгддэг практик биш юм.
ХӨГЖЛИЙН 3-Р ТҮВШИН : БҮТЭЦЛЭГДСЭН
Бүтэцлэгдсэн байгууллага нь өөрт тохирох гүйцэтгэлийн удирдлагын түүлээ сонгон тодорхойлсон байдаг. Өөрийн гүйцэтгэлийн удирдлагын үндсэн процессийг удирдаж сурсан. Процессийн урсгал, үйл ажиллагааг тодорхойлж гаргасан байдаг.
Гэхдээ гүйцэтгэлийн удирдлагын архитектур бүтэц тогтворгүй. Хянах хэрэгслүүд, дашбоард зөвхөн удирдах ажилтны түвшинд хэрэглэдэг.
KPI сонгох илүү бүтэцчлэгдсэн аргачлал ашигладаг. Сонгох шалгуур нь сайн тодорхойлогдсон. KPI сонгох процессийг арга хэрэгсэл, техник ашиглан сайжруулж байгаа.
KPI-ийн стандартчилагдсан бичиг баримтууд бий болсон. KPI-ийн зорилтыг тодорхойлох процесс олон талт аргачлалаар хийгддэг. Тайлагнах процесс стандарчлагдсан. Гүйцэтгэлийн үнэлгээний уулзалтууд тодорхой давтамжтайгаар зохион байгуулагддаг.
Ажилтнуудын мэдлэгийн түвшин дундажаас өндөр түвшинд. Гүйцэтгэлийн удирдлагын мөчлөгийн дагуу загвар, процедурууд бий болсон. Системийн засаглал тодорхойлогдсон. Ихэнх тохиолдолд ажилтнуудын гүйцэтгэлийг үнэлдэг буюу ажилтнуудын зорилго болон KPI үзүүлэлтүүдийг үнэлж, хянаж байдаг. Гүйцэтгэлийг сайжруулахын тулд шагнал урамшуулал, сургалт хөгжлийн хөтөлбөрүүд хэрэгжүүлдэг.
ХӨГЖЛИЙН 4-Р ТҮВШИН : ИНТЕГРАЦЧЛАГДСАН
Интеграцчлагдсан байгууллага байнгын өөрчлөлт бүхий динамик процесстой байдаг. Үргүй зардлыг бууруулж, гүйцэтгэлийн удирдлагын кросс функциональ процессийг хэрэгжүүлсэн үр ашигтай байдлыг нэмэгдүүлэх нэгдсэн зорилго тавигдсан байдаг.
KPI тодорхойлох процесс нь төлөвшсөн, KPI зорилт тодорхойлох процесс нь түвэгтэй нарийн болж байгаа. Датаг цуглуулах процесс нь стандарт програм хангамжаар шийдэгдсэн, ихэнхи KPI үзүүлэлтийг онооны зарчмаар хянадаг. Business Intelligence түүлийг тайланд ашигладаг тул процесс харьцангуй хурдан, алдаагүй явагддаг.
Гүйцэтгэлийн удирдлагын соёл нь гадаад, дотоод өмчийн эздын харилцан үр дүнтэй харилцаанаас их хамаардаг. Гүйцэтгэлийн үнэлгээ нь байгууллагын бүх түвшний бүх үйл ажиллагаатай уялдаатай.
Шинэлэг санааг бий болгодог суралцах, сайжруулах хүчтэй соёл тогтсон байдаг. Ажилтны гүйцэтгэлийг үнэлэх үйл явц нь тухайн нэгжийн стратегитай шууд уялдаатай ба гүйцэтгэлийг мөнгөн болон мөнгөн бус аргаар урамшуулах тогтолцоо бий болсон байдаг. Ажиллах орчны чанарыг сайжруулах, ажилтны оролцоог нэмэгдүүлэх зорилгоор байнга хөрөнгө оруулалт хийгдэж байдаг.
ХӨГЖЛИЙН 5-Р ТҮВШИН : ОНОВЧИЛСОН
Оновчилсон байгууллагууд стандарт гүйцэтгэлийн удирдлагын загварууд ашигладаг ба автоматжуулж, сайжруулж чадсан байдаг. Гүйцэтгэлийн удирдлагын процессууд нь шалгагдаж тестлэгдсэн байдаг. Систем бүхэлдээ нээлттэй ба тасралтгүй сайжруулах процесс явагддаг.
Стратеги төлөвлөлт нь бусад түлхүүр процессуудтай нарийн уялдаатай, байгууллагын хамгийн чухал процесс. Байгууллагын хүрэхийг зорьж буй цэг бүх ажилтнуудад тодорхой байдаг. Гүйцэтгэлийг үнэлэх нь бусад түлхүүр процессуудтай нарийн уялдаатай байгуулагын чухал процесс юм.
KPI-ууд мэдээлэл цуглуулах энгийн, тодорхой хэрэгслүүд дээр тулгуурладаг. Энэ түвшний байгууллагуудад KPI-ийг хамгийн сүүлийн үеийн аргачлалаар тодорхойлдог. Бүх KPI хянах үйл ажиллагаа нь байгууллагын стратеги зорилготой уялдаж чадсан. Төвлөрсөн KPI сан нь байгууллагын дотоод гүйцэтгэлийн үнэлгээ, тооцоолол, тайлагналын мэдээллийг нэгтгэсэн байдаг.
Процессууд бүрэн автоматжуулагдсан, сүүлийн үеийн технологийн шийдэл бүхий Business Intelligence-тэй холбогдсон. Бүх KPI үзүүлэлтүүд дашборд дээр шилдэг туршлаганд суурилсан мэдээллийн дүрслэлээр илэрхийлэгдсэн.
Хөгжлийн энэ шатанд байгууллагууд технологи болон ажилтнуудын аз жаргалтай байдалд хөрөнгө оруулалт хийдэг. Ажилтнуудын оролцоог дэмжиж, ур чадварыг хөгжүүлдэг. Урамшууллын систем нь олон талт гүйцэтгэлийн үнэлгээн дээр(хувь хүний, багийн, байгууллагын) тулгуурлагдан тооцогддог.
ЭЦЭСТ НЬ ХЭЛЭХЭД …
Хөгжлийн энэхүү загварчлал нь байгууллагын гүйцэтгэлийн удирдлагын системийг нэвтрүүлэх үе шатуудыг тодорхой харуулж өгсөн. Маш олон байгууллага гүйцэтгэлийн удирдлагын систем нэвтрүүлэх ажлын түвэгтэй асуудлуудыг үл тоох хандлагатай байдаг.
Эндээс харахад гүйцэтгэлийн удирдлагын тогтолцооны төлөвшлийн таван үе шат нь гүйцэтгэлийн удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэх төслийн үе шатуудын талаар тодорхой ойлголтыг өгөхөөс гадна түүний үйл ажиллагааны чиглэлд нөлөөлж буй бусад зохион байгуулалтын явцын талаархи чухал ойлголтыг өгдөг.
Эх сурвалж: mogulconsulting.mn
