Миний туршлагаас, олон компаниудын хувьд bottle neck-үүд удирдлага дээр үүссэн байдаг. Үүний шалтгаан нь дээд удирдлагад (захирал) хэт их эрх мэдэл, үүрэг хариуцлага байдагт буюу Захирал процессуудад хэт их оролцоотой, үүрэгтэй байдагтай холбоотой.
Дөрвөн урсгалтай Дархан-Улаанбаатар чиглэлийн авто замаар сүнгэнэтэл давхиж ирээд, Сонсголын төмөр замын гармаас хоёр урсгалтай зам руу шилжихэд хөдөлгөөн удааширч, заримдаа бүр таг зогсох нь үнэхээр бухимдмаар. Үүнтэй төстэй зүйл бизнес дээр ч үүсдэг. Яг сайхан ажил явах гэхээр аль нэг хэсэгтээ очоод процесс гацчихдаг, удаан хүлээгддэг. Бизнес, процессын менежментэд үйл ажиллагааг ийнхүү удаашруулж, хүлээгдүүлж буй хэсгийг bottle neck буюу “Лонхны хүзүү” гэдэг.
Удирдлага (захирал) батлах, зөвшөөрөх, үнэлэх, шийдвэр гаргах, зарим тохиолдолд гүйцэтгэх гэх мэт үүрэгтэйгээр маш олон процесст оролцогч нь болох ба үр дүнд нь удирдлага маш завгүй нэгэн болж хувирдаг.
Онолын хувьд түгжрэл, бөөгнөрөл үүсэх нөхцөлийг процессуудын гарцын зөрүүтэй байдлаас үүсдэг гэж үздэг. (Эвдрэл, гэмтэл, давагдашгүй асуудлаас болж үүсдэг саатал, овоорлын тухай энд яриагүй). Өөрөөр хэлбэл шууд уялдаатай ажилладаг процессуудын гарцын хэмжээ (багтаамж, хүчин чадал, хурд гэх мэт) нь ижил бус буюу их бага байхаас bottle neck үүсдэг гэж тайлбарладаг.
Тавилгын үйлдвэрээр жишээ авъя. Хэрэв зүсвэрийн процесс дээр 1 цагт 60 м3-ийн зүсвэр хийх багтаамжтай, түүний дараагийн процесс болох угсралтын процесс дээр 1 цагт 55м3 хэмжээний угсралт хийх багтаамжтай бол, зүсвэрийн хэсгээс бага гарцтай угсралтын хэсэг дээр цаг тутамд 5м3-ийн овоорол, бөөгнөрөл үүснэ гэсэн үг. Процессын ялгаатай гарцын хэмжээнээс болж Bottle neck ингэж үүсдэг. Дашрамд дурдахад, процессуудынхаа гарцыг ямар үзүүлэлтээр хянаж хэмжихээ тодорхойлоод, түүнийг хэмжиж, мониторинг болон анализ хийдэг байдал манай бизнесүүдэд туйлын дутмаг.
Эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагыг бусдад шилжүүлэхийг “доошоо орж байна, эрх мэдлээ алдаж байна” гэж үзэх ч удирдлага бий.
Бидний хувьд, зах зээлийн тогтолцоо, чөлөөт өрсөлдөөний зах зээл дэх бизнесийн удирдлага, менежментийн тал дээр залуухан байгаа тул (30 жил гэдэг ч үнэндээ түүнээс бага юм), сонгодог онол, ойлголтуудыг манай нөхцөлд арай өөрөөр ойлгож, хэрэгжүүлэх тохиолдол олон таардаг. Үүний нэг жишээ нь bottle neck зөвхөн процессын багтаамжаас болж үүсдэггүй, эрх мэдэл шилжүүлэлтээс болж үүсэж буй нь Монголын жишээ юм. Санамсаргүйгээр, ердийн нэг компанийн ажлын байраар явж буйгаар төсөөлье.
Захирал дээр үүсдэг түгжрээний шалтгаан
Ажилтнууд хоорондоо ярилцахдаа “Тэр ажил яасан билээ, энэ ажил яасан билээ” гэсэн асуултад “Захирал дээр орсоон, захирал зураагүй байна, захирал шийд өгөөгүй байна” гэх хариултууд түгээмэл байгааг та олонтаа сонсох болно.
Миний туршлагаас, олон компаниудын хувьд bottle neck-үүд удирдлага дээр үүссэн байдаг. Үүний шалтгаан нь дээд удирдлагад (захирал) хэт их эрх мэдэл, үүрэг хариуцлага байдагт буюу Захирал процессуудад хэт их оролцоотой, үүрэгтэй байдагтай холбоотой. Хурал хийх, баримт бичиг батлах, гарын үсэг зурах, олгох цалинг зөвшөөрч батлах, Хөдөлмөрийн гэрээг батлах, харилцагч руу илгээж буй албан бичигт гарын үсэг зурах, оролцож буй тендерийн үнийн саналыг зөвшөөрөх, хэрэглэгчээс ирсэн гомдлыг шийдэх чиглэл өгөх, харилцагчийн уулзалтад оролцох, худалдан авалтыг шийдвэрлэх гэх мэтээр хөвөрч өгнө (Эрсдэл талаасаа бодвол үүнийг бас хүлээн зөвшөөрч болох талтай. Гэвч огт эрсдэлгүй, эсвэл эрсдэл багатай байхад ч оролцсоор байдаг. Энэ өөр сэдэв тул энд хүргээд орхиё).
Ийнхүү удирдлага (захирал) батлах, зөвшөөрөх, үнэлэх, шийдвэр гаргах, зарим тохиолдолд гүйцэтгэх гэх мэт үүрэгтэйгээр маш олон процесст оролцогч нь болох ба үр дүнд нь удирдлага маш завгүй нэгэн болж хувирдаг (Үнэндээ надад ч бас энэ тохиодог). Удирдлага ч гэсэн хүн л учраас хэдий цаг наргүй ажиллаад байгаа ч гэсэн ажилдаа дарагдсаар улмаар удирдлага дээр Түгжрээ үүсэж эхэлдэг.
Удирдлагууд хаана юун дээр, хэр түгжрээ үүсгэж байгаагаа олж харах, түгжрээ үүсгэж буй шалтгаанаа зөв олж тодорхойлох, түгжрээний шалтгаанаа арилгах арга зам, стратегиа тогтоох шаардлагатай.
Та байгууллагынхаа түгжрээний шалтгаан болж буй эсэхээ мэдэх боломжтой. Танаас хамаарсан ажил хэр их байна, тан руу орж ирсэн ажил, асуудал хэр хурдан шийдэгдэж буйг та долоо хоног ажиглаад үзээрэй. Та Bottle neck-ийн эзэн болохоо гарцаагүй олж харах болно.
Удирдлага дээр үүсдэг түгжрээг багасгах ерөндөг нь бусад албан тушаалтан буюу бусад удирдлагад эрх мэдлийг шилжүүлэх (delegation) юм. Гэвч яг одоогийн соёл, мэдлэг ойлголт, хүний нөөцийн чадамжийн түвшинд хэр баргийн компанид Захирлуудын үүрэг, оролцоог багасгах боломж бага байна. Үүнд дараах гурван шалтгаан байна гэж ажигладаг.
- Эрх мэдлийг хүсэж гацаагчид: Мэдээлэлтэй, оролцоотой, эрх мэдэл ихтэй байх хүсэл сонирхол ихэнх удирдлагад бий. Ялангуяа Үүсгэн байгуулагч бээр өөрөө компаниа удирдаж буй үед ихэнх шийдвэр гаргалтад оролцож бүхнийг контролдох процедурыг хар аяндаа бий болгодог. Үүсгэн байгуулагч биш ч гэсэн ер нь Гүйцэтгэх удирдлагууд байгууллагын аль ч нэгж, түвшинд бүхий л шийдвэр гаргалтад оролцох хүсэл, сонирхол ихтэй байх нь нийтлэг. Эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагыг бусдад шилжүүлэхийг “доошоо орж байна, эрх мэдлээ алдаж байна” гэж үзэх ч удирдлага бий. Гүйцэтгэх удирдлагаа ихээхэн эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагатай ажиллахыг шаарддаг ТУЗ-үүд, ТУЗ-ийн гишүүд ч их.
Уг хандлага манай Монголын олон бизнесийн байгууллагын нийтлэг соёл, хандлага болж тогтсон. Энэ ангилалд багтаж буй удирдлагын Bottle neck-ийг арилгах хамгийн хэцүү нь байх болно. Учир нь энэ ангиллынхан өөрсдөө бараг зориудаар Bottle neck үүсгэж буй учраас. Хэрэв үнэхээр өөр дээрээ үүсэж буй Bottle neck-ийг арилгая гэж хүсэж буй бол эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагаа шилжүүлэхээс эхэлнэ.
- Өөрөө ч мэдэлгүй гацаагчид – Зарим удирдлага өөрөө байгууллагынхаа түгжрээний шалтгаан болсноо мэдэхгүй байх нь бий. Манай Монголын ихэнх байгууллагад захирлын бүтээмжийг нэг их ярьдаггүй. Үүсгэн байгуулагч өөрөө захирал байгаа үед энэ бол бүр огт яригдахгүй. Тиймээс захирал дээр ажил хэр их удаж саатаад байгааг захирал өөрөө ч, бусад удирдлага ч ярихгүй. Ярихгүй учраас мэдэхгүй. Ажил захирал дээр нэлээд удаж байж шийдэгдэх явдал бүр ердийн л байдаг зүйл болтлоо бид үүнд дассан.
Тухайн байгууллага бүтээмжийн менежмент эсвэл чанарын удирдлагын тогтолцоо ярьтлаа, эсвэл хэн нэгэн хүн энэ байдлыг хэлтэл үүнийг олж харахгүй (энэ нийтлэл маань үүнийг хэлж байгаа гэж найдаж байна). Өөрийгөө энэ ангилалд багтаж буйг мэдсэн бол гацаа түгжрээгээ даруйхан засаж эхлэх боломж танд байна.
- Аргагүй эрхэнд гацаагчид – Удирдлага, эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагыг шилжүүлье гэж хүссэн ч тэр эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагыг хүлээн авах байгууллагын бусад удирдлагын (дэмжигч түншүүд гэе) чадамж сул байдаг нь гуравдах шалтгаан болж байна. Бусад удирдах ажилтны бизнесийн удирдлага, менежментийн талаарх туршлага, мэдлэг ойлголт, чадамж сул, хүмүүжил төлөвшил суугаагүй зэрэг байдал нь эрх мэдэл, хариуцлага шилжүүлэхэд саад болж байна. Эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагын шилжүүлэлт нь байгууллагын үйл ажиллагааны хэвийн өрнөл, нэр хүнд, санхүү, амжилт үр дүнтэй шууд холбоотой тул удирдлага өөрийн эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагыг шилжүүлэх өөр чадамжтай хүнгүйгээс аргагүйн эрхэнд өөр дээрээ овоолдог.
Бусад хүмүүсийн бэлэн биш байдлаас шалтгаалан бүхнийг өөрөө хийж, өөрөө шийдэж явсаар нэг мэдэх нээ байгууллага дахь хамгийг мэддэг, шийддэг (өрөөн доторх хамгийн ухаантай нь) нэгэн болсон байх нь бий. Энэ ангиллыг Аргагүй эрхэнд гэж нэрлэсэн нь оновчтой биш байж магадгүй юм. Учир нь энэ байдлаас эртнээс сэргийлэх боломжтой байсан ч байж болох. Энэ аргагүй байдал нь гэнэт үүссэн биш, харин хуримлагдсан нөхцөл байдал юм. Энэ байдал удирдлага залгамж халаагаа, эсвэл хамтрагч хүний нөөцөө бүрдүүлж, сургаж хөгжүүлж чадаагүйгээс болдог биз (би энэ талыг сайн мэдэхгүй). Энэ ангиллынхны хувьд, “огт эхлээгүйгээс оройтоод ч гэсэн эхэлсэн нь дээр” гэдэг үг илүү зөв сонголт болох биз ээ.
Энэ нийтлэлээр удирдлагуудыг юу юугүй маргаашаас эхлэн эрх мэдэл, үүрэг хариуцлагаа шилжүүл гэсэн санааг хэлээгүй. Харин удирдлагууд хаана юун дээр, хэр түгжрээ үүсгэж байгаагаа олж харах, түгжрээ үүсгэж буй шалтгаанаа зөв олж тодорхойлох, түгжрээний шалтгаанаа арилгах арга зам, стратегиа тогтооход нь зөвлөгөө болгож бичиж буй юм.
