Жижиг дунд бизнес бүрт санхүү бүртгэл, тайлангийн ямар нэг тогтолцоо бий болсон байдаг. Зарим нь анхан шатандаа явж байхад нөгөө хэсэг нь харьцангуй сайн, боловсронгуй тогтолцоотой ажиллаж байгаа. Сайн ч, муу ч тогтолцоо л байгаа бол түүний бүрэн гүйцэт, үнэн зөв ажиллаж байгаа эсэхийг баталгаажуулахын тулд үр дүнтэй дотоод хяналтыг хэрэгжүүлдэг байх шаардлагатай юм.
Санхүү бүртгэл, тайлан, төлбөр тооцоог зохицуулсан журам заавартай, санхүүгийн программ, давхар эксел загварчлал ашигладаг нэгэн хийсвэр компани төсөөлж, Старт гэж нэрлэе. Старт компанийн санхүү бүртгэл, тайлангийн тогтолцоо нь алдаатай ажилладаг, буруу тайлан гаргадаг бол компанийн удирдлага, менежерүүд оновчтой шийдвэр гаргахгүй, бизнесийг амжилттай удирдаж чадахгүй. Иймд санхүү бүртгэл, тайлангийн тогтолцоондоо итгэлтэй байхын тулд дотоод хяналтыг хэрхэн үр дүнтэй, мөн хялбар хэрэгжүүлж болох талаар зарим зөвлөмж бэлтгэв.
1. “Тоглоомын дүрэм” буюу дотоод хяналтыг хэрэгжүүлэх зарчмыг тодорхойлж, бүх шатанд хүлээн зөвшөөрнө.
Дотоод хяналт нь хараат бус, ил тод, шударга бөгөөд бодитой байх зарчимд тулгуурлана. Дотоод хяналтыг хийж гүйцэтгэх ажилтанд хөндлөнгөөс нөлөөлөхгүй байх, ажилтан бие дааж ажиллах боломжийг хангах, санхүү бүртгэл хөтөлсөн, тайлан бэлтгэсэн ажилтан өөрөө өөрийгөө хянахгүй байх, хяналт хөндлөнгөөс хийгдэх буюу шударга, бодитой байх, дотоод хяналтаар илрүүлсэн аливаа зөрчил дутагдал, түүнийг сайжруулах санал зөвлөмж нь ил тод байх нь үр дүнтэй.
2. Төлбөр тооцоо хийх эрх, түүнчлэн бүртгэл тайлангийн системд нэвтрэх эрхийн хяналт хийнэ.
Интернет банкны гүйлгээ хийх эрх, нягтлан бодох бүртгэлийн системд нэвтрэх, гүйлгээ хийх эрхийг олон хүн давхар эзэмших, ашиглах байдал нийтлэг байдаг. Энэ тохиолдолд алдаатай болон буруу гүйлгээг хэн хийсэн, хэн, хэзээ ямар гүйлгээг зассаныг мэдэх боломжгүй. Энэ шатанд эрхийг давхар ашиглаж байгаа байдлыг илрүүлэх, тусгаарлах, нууцлалын түвшин хангалттай байгаа эсэхийг шалгах юм. Гүйлгээ хийх эрхийн хэмжээг хязгаарлах замаар эрсдлийг бууруулж болно.
3. Чиг үүргийн давхардал болон орхигдол ямар байгааг нягтална.
Санхүүгийн анхан шатны баримт бүрдүүлэх, төлбөр тооцоог хийж гүйцэтгэх, төлбөр тооцоог бүртгэлийн системд оруулах үе шатууд нэг л ажилтнаар дамжиж байна уу, давхар хяналтыг ажилтан өөрөө өөртөө хийдэг үү, эсвэл хяналт огт тавигдахгүй байна уу? Давхар хяналт тогтмол хийгддэг үү, эсвэл алдаг оног уу? Чиг үүргийн ийм давхардал илэрвэл гүйцэтгэх ба хянах чиг үүргийг тусгаарлах, орхигдсон бол давхар хяналтын тогтолцоог бий болгох шаардлагатай болно.
4. Баримт бүрдүүлэх, төлбөр хийх хоёрын аль нь түрүүлж байна вэ?
Төлбөрөө эхэлж шилжүүлдэг, түүндээ тааруулж баримтаа бүрдүүлдэг, баримт ямар нэг байдлаар бүрдүүлсний дараа бүртгэлийн системд гүйлгээг бүртгэдэг байдал нийтлэг. Хэрэв Старт компанид ийм зөрчил илэрч, буруу тогтолцоо нэгэнт хэвшмэл болсон байвал даруйхан залруулах, анхан шатны баримтыг зохих журам, шаардлагад нийцтэйгээр бүрдүүлсний дараа л төлбөрийг хийдэг болох шаардлагатай.
Төлбөр эхэлж хийгддэг, дараа нь баримт бүрдүүлдэг тогтолцоо нь санхүү бүртгэл тайлагналыг эмх замбараагүй, хяналтгүй болгох аюултай. Мөн энэ тохиолдолд санхүүгийн тайлан үнэн зөв байх ямар ч боломжгүй.
5. Өдөр тутам, долоо хоног, эсвэл сарын эцэст алинд нь тайлан баланс бүрэн гүйцэт гаргаж чадаж байгааг нягтална.
Старт компанийн удирдлага бизнесийн гүйцэтгэл, санхүүгийн мэдээлэл ямар давтамжтай хэрэглэхээс үл хамаарч хамгийн ихдээ долоо хоног бүрийн эцэс гэхэд тайлан баланс бүрэн, тэнцсэн байхыг шаардах хэрэгтэй. Баримт бүрдэж, гүйлгээ хийгдсэн л бол тухайн өдөртөө бүртгэлийн системд гүйлгээг бүртгэх, хоёр дансны бичилтээ бүрэн хийж, гүйлгээг баталсан байх нь санхүү бүртгэлийн тогтолцоог цэгцэлнэ. Улмаар санхүүгийн тайлагнал шуурхай, үнэн зөв байх боломжтой.
6. Данс тооцоо нийлж байна уу?
Хэнтэй, мөн юутай гэж асуух хэрэгтэй. Старт компанийн эзэн бизнестээ оруулсан, эсвэл бизнесээсээ авсан дараа тооцоо, ажилтан ба компани хоорондын дараа тооцоо бүртгэл дээр байгаа байдал нь үнэн зөв байна уу? Хангамжийн ажилтан дараа тооцоогоор авсан мөнгө зориулалтын дагуу ашиглагдсан уу, илүүдэл ба дутагдал үүсч байна уу? Харилцагч байгууллагуудтай үүссэн өглөг авлага тэдний болон манай компанийн дансны үлдэгдлүүд тэнцүү байна уу? Банкны дансууд, мөн компанийн кассын үлдэгдэл бүртгэлийн систем дэх үлдэгдэлтэй яг таарч байна уу? Эдгээрийг хянан тулгаж баталгаажуулах, илэрсэн зөрүү, зөрчлийг арилгах нь компанийн хөрөнгө, мөнгө хяналтад байх, цаашдын аливаа ашиглан зөрчил гарахаас сэргийлнэ.
7. Хөрөнгийн тооллого.
Юуны өмнө, Старт компанийн тайланд туссан бүх хөрөнгө биетээрээ байна уу, мөн ашиглаж өмчилж байгаа боловч тайланд тусаагүй хөрөнгө байна уу гэдгийг нягтлах, зөрчил илэрвэл залруулах хэрэгтэй. Ингээд тайланд бүртгэлтэй бүх хөрөнгө эд хариуцагчийн актаар хэн нэгэнд харъяалагдаж байгаа эсэхийг нягтална. Цаашид эд хариуцагч тус бүрээр нь тооллого хийж баталгаажуулж байж болно.
Санхүү бүртгэл, тайлангийн тогтолцоонд бүрэн төгс хяналт хэрэгжүүлэхэд дээрх чиглэлүүд хангалттай бус, гэхдээ ялангуяа жижиг дунд бизнест бие даан санхүү бүртгэлдээ хяналт тавих гэж байгаа бол танд хэрэг болно. Дотоод хяналт тогтмол ажилладаг, мөн гэнэтийн шалгалт хийдэг, хяналт шалгалтын үр дүнд тогтолцоог сайжруулах зөвлөмж гаргадаг, зөвлөмжийг хэрэгжүүлдэг гэх мэтээр үр дүнтэй хэрэгждэг болсноор бизнес тань нэг шат урагш ахих юм.
