Бодит байдал дээрх бараа материалын үлдэгдэл дүн нь тайлан баланс дээрх үлдэгдлээс дутвал, дутсан нэг төгрөг, мөнгө бүхэн таны бизнесийн цэвэр ашгийг бууруулж, эсвэл тухайн бараа материал, бэлэн бүтээгдэхүүний үлдэгдэлд хариуцлага хүлээх ажилтан буюу эд хариуцагчийн цалинг тэр хэмжээгээр бууруулж дутагдлаа нөхөх ёстой болно. Аль нь ч хүсэх юм биш.
Бараа материалын тооллогыг үр дүнтэй зохион байгуулж чаддаггүй байдал ЖДБ – т нийтлэг ажиглагддаг тул ямар нөхцөл бүрдүүлснээр энэ дутагдлыг арилгаж болох талаар зөвлөж байна.
1. Хамгийн чухал бөгөөд эхний алхам – Тооллогын бэлтгэл хангах
Юу тоолох вэ? Үлдэгдлийг тоолж баталгаажуулах ёстой бараа, бэлэн бүтээгдэхүүн, үндсэн ба туслах материал, сав баглаа боодлын /цаашид эд зүйлс гэе/ нэрсийн жагсаалтыг бэлтгэж, тус бүрд нь бар код, QR код, эсвэл үсэг тоон код оноон цаашид өөрчлөхгүй, давхардуулахгүй ашиглахаар батлан мөрдөж эхлээрэй. Аль болох төрөлжүүлэх, жишээ нь танайх 300, 500, 900 граммын шилэн савалгаатай бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэж зардаг бол Шилэн сав гэсэн нэг ангилалд бүгдийг Шилэн сав – 300, Шилэн сав – 500 гэх байдлаар нэг бүрчлэн тоолох материалын жагсаалтыг үүсгэнэ.
Тоолох бэлэн байдлыг шалгах, хангах
Нэг төрлийн бүтээгдэхүүн олон байрлал, өөр өөр агуулахад байгаа үед зайлшгүй шаардлагатай биш бол нэг дор цэгцтэй байрлуулах хэрэгтэй. Мөн өөр өөр төрлийн тоолох эд зүйлс хэт холилдсон байгаа бол заавал тусгаарлах, агуулах болон тавиур, эгнээгээр салган өрөх нь чухал. Агуулахын гадна, тавиур болон эгнээний нүүрэнд тэнд байрлаж байгаа тоолох эд зүйлсийн нэр, кодыг тод, харагдахуйц байрлуулах хэрэгтэй.
Тоолох бүх эд зүйлсийг хамгийн боломжит байдлаар, ижил тоо хэмжээгээр багцлах, уутлах, хайрцаглах, бүлэглэх, битүүмжлэх нь тооллогын үр дүнд эерэг нөлөөтэй. Багц, хайрцаг, бүлэг болон битүүмжилсэн хэсэг бүрийн нэр, тоо хэмжээг гадна талд нь ил, арилахгүй, алга болохгүйгээр байршуулаарай.
Хэрхэн тоолох вэ? Бүгдийг нэг дор тоолох албагүй. Тоолох эд зүйлсийн нэр төрөл, ангиллаар, агуулах байршлаар, эд хариуцагчаар салган тоолох нь илүү үр дүнтэй байж болно. Өдөр бүр ямар нэг байдлаар зарлага, орлого хийгдэж эцсийн үлдэгдэл нь өөрчлөгдөх магадлалтай эд зүйлийн тооллогыг богино хугацаанд, өдөр дамжуулахгүй хийж гүйцэтгэн дуусгах ёстой. Тооллогын бэлэн байдлыг хангах үүднээс ямар нэр төрөл, ангилал, аль агуулах байршлыг тоолохоо урьдчилан шийдээрэй.
Хэд байх ёстой вэ? Тоолох эд зүйлсийн байвал зохих үлдэгдлийг тоо хэмжээгээр нь, мөн мөнгөн дүнгээр нь илэрхийлж жагсаалтад тусгах хэрэгтэй. Тоолох эд зүйлсийн орлого болон зарлагын хөдөлгөөн бүрт харгалзах гүйлгээ бүрэн хийгдсэн эсэхийг нягталж, шаардлагатай бол гүйлгээг нөхөж бүртгэн эцсийн үлдэгдлээ баталгаажуулж аваарай. Байвал зохих үлдэгдэл нь яг тоолохын өмнөх байдлаарх дүн байх ёстой бөгөөд тоолох эд зүйлсийн хөдөлгөөнийг бүрэн зогсоож тооллогыг эхлүүлнэ.
Албажуулах. Тооллогыг албан бусаар зохион байгуулах, тоо хэмжээг ам дамжуулан үлдэгдэлд бүртгэж авах, цаг хугацаанд шахагдах, тоолох зүйлийн хөдөлгөөн дунд буюу борлуулалт, үйлдвэрлэлийн явц дунд тоолох, тоолох бүрэлдэхүүнийг тооллогын явцад нэмэх хасах гэх мэт дүр эсгэсэн тооллого хийхээс зайлсхийгээрэй. Тооллого хийх, тооллогын комисс байгуулах тушаалыг албан ёсоор гарган баталгаажуулах, тушаалд хэн хэн, хэзээ, хаана, юуг, хэрхэн тоолохыг тусган, тооллогын тайлан, акт дүгнэлтийг хэзээ танилцуулж шийдвэрлүүлэхийг заан албажуулах нь тооллогын үр дүнд маш чухал нөлөөтэй.
Тооллогын комисст тухайн тоолох зүйлийн эд хариуцагчийг заавал байлцуулах хэрэгтэй. Өмнө нь эд хариуцагчгүй байсан бол эд хариуцагчийг Тооллого хийх, тооллогын комисс байгуулах тушаалдаа дурдан томилж болох юм. Эд хариуцагч нь бараа материалын нярав байх ба тооллогын комисст ажиллан, тоолох зүйлийн үлдэгдлийг актаар хүлээн авч, тооллогоос хойш тухайн тухайн бараа материалын орлого зарлагыг бүртгэн хөтөлж, эцсийн үлдэгдэлд хариуцлага хүлээдэг байх ёстой.
2. Тооллогыг автоматжуул
Бараа бэлэн бүтээгдэхүүн, материал, сав баглаа боодлын тооллогыг мэдээллийн технологийн шийдэл ашиглан хийснээр тооллогод зарцуулах цаг хугацаа хэмнэж, тооллогын үр дүн илүү итгэлтэй, баталгаатай болно. Тухайлбал Смартложик ХХК – ний Smart Inventory – Бараа материалын тооллогын мобайл аппликэйшн нь тооллого хийхээс гадна няравын орлого, зарлага, дотоод хөдөлгөөнийг бүртгэж, барааны үлдэгдэл, дэлгэрэнгүй мэдээллийг Smart Accounting – Санхүүгийн цогц программдаа илгээн, холбогдож ажилладаг байна.
3. Тооллогыг журамла
Эд хөрөнгийн тооллого, тооцоо хийх журмыг өөрийн бизнест тохируулан бэлтгэж үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлэх хэрэгтэй. Журамд тооллогын комиссын эрх үүргийг тодорхой зааж өгөх, тооллогыг ямар давтамжтай, хэзээ, яаж тоолох талаар зохицуулалт оруулах, тооллогын үр дүн, тайланд үндэслэн гаргасан шийдвэрийг биелэлтийг хэрхэн хангах, тооллогын дагуу авах арга хэмжээ, тооцох хариуцлагыг тодорхой зааж өгөөрэй.
