Нийтлэлийг подкаст хэлбэрээр сонсох бол энд дарна уу
Процессын удирдлагын хамгийн чухал үе шатуудын нэг бол процессын анализ бөгөөд байгууллагыг процессоор “ярьдаг” болох үндэс суурийг тавьж өгдөг. Түүнчлэн бий болсон процессуудын алдаа дутагдлыг илрүүлж засах, үр ашигтай болгон сайжруулахад процессын дүн шинжилгээ гол үүргийг гүйцэтгэдэг.
Процессын дүн шинжилгээ нь процессыг судалж, одоо буй нөхцөл байдлыг нь ойлгож, танин мэдэж, зураглан бүх талаас нь задлан шинжлэх цогц үйл ажиллагаа юм. Аливаа өвчнийг эмчлэх аргыг тодорхойлоход онош чухал байдагтай адилаар процессуудын хувьд дүн шинжилгээ онцгой ач холбогдолтой.
Арга хэрэгслүүд
Процессын шинжилгээний олон арга хэрэгслүүд байдгаас хамгийн энгийн, түгээмэл аргуудын нэг бол ажлын байрны зураг авалт. Үйлдвэр, үйлчилгээний байгууллагууд аливаа ажлын байрны нормыг тогтоох, стандартжуулах зорилгоор энэ аргыг ашигладаг. Ажлын байрны зураг авалтыг ажилтан тодорхой процессыг хэрэгжүүлэх буюу тухайн ажлыг хийх үйл явц, зарцуулж буй хугацаа зэргийг тэмдэглэж баримтжуулах замаар хийдэг. Аливаа процесс нь олон үйл ажиллагаа, алхмуудын цогц нийлэмж байдаг бөгөөд үүний үе шат бүрийг ойлгож, шинжлэхийн тулд энэ аргыг ашигладаг.
Пиццаны газраар жишээ авъя. Пицца хийх процесс нь захиалга авах, үйлдвэрлэх, хүргэх гэсэн үндсэн хэсгээс бүрддэг гэж үзвэл эдгээр үе шат бүр дотроо хэд хэдэн алхмаас бүрдэнэ. Үйлдвэрлэлийн үе шатанд ажилтан пиццаг бэлтгэж, болгохоос гадна зарцуулсан материалын тэмдэглэл хөтлөх, тайлан гаргах зэрэг ажлыг хийдэг бол энэ мэтчилэн процессын алхмууд, үндсэн үйл ажиллагаанаас гадна ажилтны цагийг авдаг ямар ажил байдгийг ажлын байрны зураг авалтаар нарийн тодорхойлох боломжтой. Тус аргыг ашиглан процессыг шинжлэхдээ өөр өөр цагт, өөр хүмүүс гүйцэтгэх явцыг тэмдэглэж үлдээснээр бодит дүгнэлт хийх боломж бүрддэг.
Байгууллагууд үйл ажиллагаагаа үнэлэхэд түгээмэл ашигладаг СВОТ аргыг мөн процессын шинжилгээнд ашиглах боломжтой. Уг аргыг тухайн ажлыг сайн мэддэг ажилтнуудтай ярилцах замаар хэрэгжүүлэх бөгөөд ингэснээр процесст буй асуудлууд, сайжруулах ямар нөөц бололцоо буйг тодорхойлж болдог. СВОТ шинжилгээний аргаар цуглуулсан мэдээллээ шинж чанарын диаграмм (affinity diagram), ДАКУМ аргагчлал зэргийг ашиглан ижил шинж чанараар нь бүлэглэн боловсруулах боломжтой.
Аливаа процесс нь олон үйл ажиллагаа, алхмуудын цогц нийлэмж байдаг учраас үүний үе шат бүрийг мэдэж, шинжилж байх ёстой.
Процессын шинжилгээний өөр нэг үр дүнтэй арга бол яст мэлхий диаграмм (turtle diagramm) юм. Дээр дурдсанчлан, процесс бол оролтыг гаралт руу шилжүүлж буй үйл ажиллагааны нийлэмж билээ. Тэгвэл яст мэлхий диаграммын арга нь оролт, гаралт, үйл ажиллагаа, хэрэглэж буй нөөц, хэрэгжүүлж буй ажилтнууд, процессын заавар, хянах гүйцэтгэлийн үзүүлэлт зэрэг зургаан бүрэлдэхүүнийг задалж үздэгээрээ онцлог. Үүнтэй төстэй өөр нэгэн арга бол SIPOC анализын арга. Энэ нь процессыг нийлүүлэгч (supplier), орц (input), процесс буюу үйл ажиллагаа, гарц (output), хэрэглэгч (customer) гэсэн таван бүрдэл хэсэгт задлан авч үзэх арга юм.
Үр дүн ба үр ашиг
Процессыг сайжруулахад үр дүн ба үр ашиг талаас нь харж, хэмжиж байх хэрэгтэй. Аливаа процесс ажиллаад зорьж буй үр дүндээ хүрсэн эсэхийг үр дүн хэмждэг. Тухайлбал, хүн ажилд авах процессын үр дүн бол хэн нэгнийг ажилд авах явдал юм. Харин тухайн үр дүнд хүрэхийн тулд хэр их нөөцийг зарцуулсныг үр ашгаар хэмжинэ. Тэр хүнийг ажилд авахын тулд хэдэн хүн, хэр их хугацаа зарцуулсан гэх зэргээр.
Үр дүн, үр ашгийн үзүүлэлтийг аль болох тэнцүү авч явах нь чухал. Гэхдээ байгууллагын үйл ажиллагааны чиглэл, тухайн процессын онцлогоос шалтгаалаад аль нэг нь давамгайлах тохиолдлууд бий. Жишээ нь, хэрэглэгчийн гомдол саналыг шийдвэрлэх процессийн хувьд 24 цагийн дотор асуудлыг шийдэж өгдөг байх уу эсвэл яаж ийж байгаад нэг сарын дотор шийддэг байх уу гэвэл мэдээж хурдан байх нь чухал. Энэ тохиолдолд үр ашиг тал дээр нь илүү анхаарах шаардлага гарч байна. Харин процесс бэхжин тогтворжиж байх үед илүү үр дүнг нь голчлон харах нь бий. Тиймээс процессыг сайжруулах боломжийг тодорхойлохдоо энэ хоёр үзүүлэлтийг тэнцүү анхаарах эсвэл аль нэг нь давамгайлах эсэхийг тооцох нь чухал юм.
Хэрэгжүүлэлт
Процессын сайжруулалтыг аажмаар буюу процессын зарим шат дамжлагыг өөрчлөх болон радикал буюу сууриар нь өөрчлөх гэсэн хоёр хандлагаар хэрэгжүүлэх боломжтой. Радикал өөрчлөлтийг алба хэлтэсийг цомхотгох зэрэг байгууллагын дахин зохион байгуулж, загварчлах үед хэрэгжүүлдэг. Тухайлбал, хүргэлтийн компанитай хамтран ажиллахаар болвол тээвэрлэлт, хүргэлтийн процессууд үгүй болж оронд өөр төрлийн процессыг бий болгох зэргээр томоохон өөрчлөлтийг үед хийнэ.
Байгууллагынхаа процессуудад дүн шинжилгээ хийж, сайжруулахаар шийдсэн л бол төслийн баг эсвэл ажлын хэсэг байгуулах хэрэгтэй.
Юуг, хэрхэн сайжруулахаа тодорхойлсон бол хэрхэн хэрэгжүүлэх вэ гэдэг асуулт гарч ирнэ. Өөрчлөлт, шинэчлэл хийгдэж байна гэдэг утгаараа өөрчлөлтийн менежментийн арга хэрэгслүүд энд чухал үүрэгтэй. Өөрчлөлтийг өрнүүлэх явцдаа гаргасан эхний амжилтаа цохон тэмдэглэх нь онцгой ач холбогдолтой. Ингэснээр байгууллагын бусад ажилтнууд ямар үр дүн гарж, энэ нь өөрсдийнх нь ажлыг хөнгөвчлөхөд хэр ач холбогдолтойг ойлгож, дараа дараагийн ажил санаачлагад идэвхтэй оролцож эхэлдэг.
Байгууллагынхаа процессуудад дүн шинжилгээ хийж, сайжруулахаар шийдсэн л бол төслийн баг эсвэл ажлын хэсэг байгуулах хэрэгтэй. Тэр нь дээд болон дунд түвшний удирдлагын төлөөлөл, гол процессуудыг сайн мэддэг ажилтан бүхий холимог бүтэцтэй баг байна. Процессыг сайжруулах ажилд удирдлага оролцож, дэмжсэнээр илүү үр дүнд хүрдэг. Эс тэгвээс процесс сайжруулна гээд хэдэн хүн сайн дураараа мэт яваад байвал олигтой үр дүнд хүрэхгүй.
Удирдлагууд байгууллагынхаа процессуудыг загварчилж, удирдаж байдаг гол инженерийн үүргийг хүлээдэг тул процессын удирдлагын тухай заавал мэддэг, процессоор ярьдаг байх ёстой. Процесс бол сонголт биш, бизнест зайлшгүй байх ёстой бүрэлдэхүүн хэсэг юм.
