Төслийн өртөг зардлын удирдлага нь үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай батлагдсан төсөвт багтаан төслийг иж бүрэн хэрэгжүүлэхэд чиглэгддэг. Төсөв нь төслийн бий болгож буй бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, үр дүнд шууд нөлөөлж төслийн удирдагч, багийн шийдвэрт тусгалаа олж байдаг. Энэ ойлголт нь тухайн төслийн хувьд хөрөнгийн хуваарилалт, ашиглалтад хяналт тавихад онцгой ач холбогдолтой бөгөөд тус менежментийг амжилттай хэрэгжүүлснээр мөнгөн хөрөнгийг удирдан оновчтой шийдвэр гаргах боломж бүрддэг.
Төслийн үйл ажиллагаа нь санхүүжилт буюу мөнгөн хөрөнгийн эх үүсвэр шаарддаг. Иймээс мөнгөн хөрөнгийг төслийн ажлын бүтцийн задаргаатай уялдуулан зөв зохистой байршуулах асуудал нь төслийн санхүүгийн менежментийн үүрэг гэж ойлгож болно.
Төслийн санхүүгийн менежментийг хэрэгжүүлэхдээ хөрөнгийн зохистой харьцааг тогтоож, түүнтэй холбоотой асуудлууд болох бараа материалын зохистой харьцаа, ногдол ашгийн бодлого, үндсэн ба эргэлтийн хөрөнгийн харьцаа, ажлын капитал ашиглалт зэргийг зөв оновчтой хуваарилах үйл ажиллагаа юм.
Тухайн бараа бүтээгдэхүүний хувьд хэрэглэгчийн зарцуулах зардал өссөн тохиолдолд төслийн нөөцийн зардлыг бууруулах шаардлага гарч хязгаарлагдмал байдалд шийдлийг шинэчлэх асуудал тулгарч болох юм. Өөрөөр хэлбэл гарцын зардал өссөн тохиолдолд орцын зардлыг багасгаж тэнцвэртэй байдлыг хангах шаардлага тулгарч болох юм. Гэвч төсвийн нөөц нь хязгаарлагдмал байдаг. Энэ нь төслийн санхүүгийн удирдлагын хэрэгцээ шаардлагыг бий болгодог. Төслийн санхүүгийн удирдлагын ерөнхий хандлагыг өртөг, зардлын амьдралын мөчлөг гэж нэрлэж болно.
Төсвийн ирээдүйн хандлагыг урьдаас төсөөлсөн судалгаа, шинжилгээний үндсэн дээр тодорхойлдог. Төслийн санхүүгийн удирдлагад сонирхлын бүлгүүдийн хэрэгцээ шаардлагын талаарх мэдээлэл чухал үүрэгтэй. Магадгүй сонирхлын бүлгүүд тухайн төслийн хувьд цаг хугацаа, төсвийн ялгаатай сонирхолтой байж болно. Жишээлбэл, санхүүтэй холбоотой захиалга, тээвэрлэх, нийлүүлэх цаг хугацаа зэрэг хэмжигдэхүүнүүд өөр хоорондоо зөрөөтэй нөхцөл байдлыг үүсгэж болох юм. Энэ тохиолдолд төслийн санхүүгийн удирдлага нь бодит гүйцэтгэлийн хувьд сонирхлын нэгдлийг хангасан өртөг, зардлын тодорхойлолтыг гаргаж харилцан ашигтай, хүлээн зөвшөөрөгдсөн оновчтой хувилбарыг сонгох үүрэгтэй байна.
Зарим жижиг төслийн хувьд төсөв нь тодорхой, өөрчлөлт оруулах шаардлагагүй байдаг нь тухайн төслийн үргэлжлэх цаг хугацаа богино байдагтай холбоотой. Төслийн өртөг, зардлын удирдлага нь батлагдсан төсөвт багтаан төслийг иж бүрэн хэрэгжүүлэхэд чиглэгддэг. Ингэхдээ дараах үйл явцыг дамжиж хэрэгжинэ.
- Нөөцийг төлөвлөх явц;
- Төсөв тодорхойлох явц;
- Төсвийг тооцоолох үйл явц;
- Төсвийн зардлын хяналт;
- Хөрөнгө оруулалт зэрэг болно.
Дээрх үйл ажиллагаанууд нь хоорондоо болон бусад үйл ажиллагаатай уялдаа холбоотой бөгөөд тус бүр нь төслийн хэрэгцээнээс хамааран нэг ба түүнээс дээш хүний оролцоотой буюу магадгүй багийн ажиллагаатай уялдаж байж болно.
Өртөг, зардлыг тооцоолох зорилго нь төсөлд бүхэлд нь болон төслийн ажилбар тус бүрийг гүйцэтгэхэд шаардлагатай өртөг, зардлын тооцоог ойролцоогоор гаргахад оршино. Зардлын тооцоо нь хүн/цаг, тоног төхөөрөмжийн тоо/цаг, валютын үнэлгээ зэрэг хэмжих нэгжээр илэрхийлэгдэж болно. Валютаар илэрхийлэгдэх болон урт хугацааны гүйцэтгэл зэргийг санхүүгийн тооцоонд тусгахдаа мөнгөний цаг хугацааны үнэ цэнийн аргуудыг хэрэглэх нь зүйтэй. Төсөл олон давтагдах, дараалсан ажилбартай туршлагын муруйг ашиглаж болно.
Нөөцийн хэрэгцээ шаардлагыг шинжээчийн дүгнэлт, хувилбаруудаас сонголт хийх замаар тодорхойлдог. Ингэхийн тулд “WBS” буюу ажлын бүтцийн задаргаа, түүхэн мэдээлэл, агуулгыг тодорхойлсон бичиг баримт, нөөцийн талаарх мэдээлэл, хэрэгжүүлэгч байгууллагын талаарх танилцуулга шаардлагатай.
Төслийн нөөцийн төлөвлөлт нь системийн хандлагын хувьд орцтой холбоотой ойлголт бөгөөд тухайн төслийн хувьд хүний нөөц цаг хугацаа, ажлын багтаамж, бараа материалын хэрэгцээ шаардлага, тоног төхөөрөмжийн хүчин чадал, мэдээллийн нөөцийг үүсгэх зэрэг олон хүчин зүйлүүдийг нэгтгэх үүрэгтэй. Тухайлбал, хүний нөөцийг төлөвлөх нь тухайн төслийн ажиллах хүч, цаг хугацааг тодорхойлсноор төсөв тодорхойлох үйл явц тодорхой болох юм. Тухайн төслийг оновчтой төлөвлөх ба амжилттай хэрэгжүүлэхэд материаллаг нөөцийг зөв удирдан зохион байгуулах шаардлагатай. Учир нь төслийн зорилго нь бүх төрлийн нөөцийг оновчтой зохион байгуулахтай холбоотой.
Төсвийг тооцоолох үйл явц нь ажил үүрэг, гүйцэтгэл тус бүрт нийт зардлыг хуваарилах, өртөг зардлыг үнэлэх үүрэгтэй. Зардлын удирдлагын төлөвлөгөө нь төслийн хувьцаа эзэмшигчдийн хэрэгцээнээс шалтгаалан тодорхой эсвэл өргөн хүрээтэй, мөн албан бус гэж байна. Энэ төлөвлөлт нь нийт зардлын таамгийг ажил тус бүрт нь хувааж, төслийн гүйцэтгэлийг хэмжих зардлыг тодорхойлоход оршино.Үндсэн төсөв нь төслийн өртөг зардлын гүйцэтгэлийг үе шатуудтай холбож хяналт тавих боломжтой,
Төсөв боловсруулах зорилго нь ажлын задаргааны бүтцийн тохирох түвшнүүдэд төслийн төсвийг хуваарилахад оршино. Хуваарьт ажилбарт төсвийг хуваарилах нь хугацаанд үндэслэсэн төсвийг бодит гүйцэтгэлтэй харьцуулах боломжийг бүрдүүлдэг. Төсвийг бодитоор зарцуулахын тулд төсвөө ажлын хамрах хүрээтэй нягт уялдуулах нь төслийг гүйцэтгэж буй аливаа байгууллагын үүрэг хариуцлага юм. Төслийн тооцооллын дагуу төсвийг хуваарилдаг. Төслийн зардлыг тооцоолох, төсөвлөх хоёр хоорондоо бараг адил. Зардлыг тооцоолох нь төслийн нийт өртөг зардлыг тодорхойлдог бол төсөв тооцоолох нь хаана, хэзээ зардал гарахыг тодорхойлж, гүйцэтгэлийг удирдах хэрэгслийг бий болгодог. Зардлын гүйцэтгэл, зорилтын хэмжигдэхүүнийг төсөвлөх үйл явцад тогтоодог.
Зардлын гүйцэтгэлийн үнэлгээнээс өмнө зорилт хэмжигдэхүүнийг тогтоох нь хариуцлага хүлээх чадварыг нэмэгдүүлж зөрүүг багасгах ач холбогдолтой. Ажилбар болон бусад ажлын хамрах хүрээнд төсөвлөөгүй нөөц болон тооцоолоогүй зардлыг, удирдлага хяналтын зорилгоор эсвэл болзошгүй эрсдэлээс хамгаалахад зарцуулж болно. Эдгээр нөөц ба холбогдох эрсдэлийг сайтар тодорхойлсон байх хэрэгтэй.
Зардлын хяналтын зорилго нь зардлын өөрчлөлтөд хяналт, үнэлгээ хийж шаардлагатай арга хэмжээг авахад оршино. Энэ үйл явц нь төслийн зардлын өнөөгийн төлөвийг тодорхойлох, зөрүүг тодорхойлохын тулд суурь зардалтай харьцуулах, төсөл дуусахад гарах зардлыг таамаглах, зардлын сөрөг нөлөөллөөс урьдчилан сэргийлэх болон залруулах арга хэмжээ авах зэрэгт чиглэгдэнэ. Ажил эхэлсэн л бол, төсөвлөсөн зардал, бодит зардал болон тооцоолсон зардал зэрэг гүйцэтгэлийн өгөгдлүүдийг цуглуулна. Зардлын гүйцэтгэлийн үнэлгээг хийхийн тулд, хуваарьт ажилбарын явц, одоогийн болон ирээдүйн ажилбарын дуусах үеийн таамаглал зэрэг хуваарийн өгөгдлүүдийг цуглуулах нь зүйтэй. Төлөвлөлт муу, хамрах хүрээний өөрчлөлтийг олж хараагүй, техникийн асуудлууд, тоног төхөөрөмжийн эвдрэл гэмтэл болон хангамжийн бэрхшээл зэрэг гадаад хүчин зүйлсийн улмаас зөрүү гарч болно.
