Тоон мэдээлэл оновчтой үнэн зөв байх нь бизнесийн байгууллага хаана явж буй болон хаана хүрэх боломжтой байгааг харуулдаг луужин болж чадна.
Санхүүгийн үйл ажиллагаанд хамгийн их оролцдог, хутгалддаг хүн бол бизнесийн эзэн. Уг нь өөрийнх нь гол зорилго мөнгө, хөрөнгөө л хянах. Хянахын тулд заавал оролцох шаардлагагүй гэдгийг бид одоогоос л илүү их мэдэрч, ойлгож байна. Санхүүгийн үйл ажиллагааг хянана гэдэг бол мэдээллийн нээлттэй байдал бий болгохыг хэлнэ. Мэдээллийг үнэн зөв, хяналттай, нээлттэй байлгах цорын ганц арга бол санхүүгийн программыг үйл ажиллагаандаа ашиглаж хэвших. Санхүүгийн программуудаас цаг хугацаа, орон зайнаас үл хамааран ажил хэвийн явагдах, хяналт тогтох боломжийг бий болгодог онлайн санхүүгийн программыг сонговол зүйтэй. Ихэнх захирал “ямар программ сонгох вэ?” гэж асуудаг. Сонголт хийх тийм ч хэцүү биш. Үйл ажиллагааны чиглэл болон цар хүрээ, зарцуулах боломжтой мөнгөн дүндээ тааруулан Монголын зах зээлд хөгжүүлж буй 10 гаруй программаас худалдан авч, нэвтрүүлэх боломжтой. Зөвхөн өөрийн үйл ажиллагаанд нийцүүлэн ERP буюу нөөц төлөвлөлтийн цогц системийг ч хөгжүүлж хэрэглээндээ нэвтрүүлж буй газрууд бий. Нэгэнт худалдан авах шийдвэр гаргасан бол үр дүн бий болгохын тулд доорх дараалал, ажлуудад анхаарах хэрэгтэй.
- Нэвтрүүлэх хугацааг зөв товлох
- Бэлтгэл ажлыг маш сайн хийх
- Тогтмол ашиглах буюу санхүүгийн ажилтнуудаас гадна мэдээлэл авагч бүх хүн нэвтрэх боломжтой байх
Санхүүгийн программыг нэвтрүүлэх шатанд нийт сонголтын 30 орчим хувь нь бүтэлгүйтдэг. Учир нь санхүүгийн программ нэвтрүүлэх хугацаа гэж бий. Ихэнх тохиолдолд жилийн эхэн буюу нэгдүгээр сарын 1-ээс нэвтрүүлэх нь хамгийн тохиромжтой. Яагаад гэвэл нягтлан бодогчид бүтэн жил хийсэн ажлын үр дүнгээ нэгдүгээр сард үздэг. Зарим тохиолдолд хагас жилээр буюу баланс гарч тайлагнасан хугацааны үечлэлээр нэвтрүүлж болно. Гэхдээ нэгдүгээр сарын 1 болон долоодугаар сарын 1 -ээс бусад үед санхүүгийн программыг нэвтрүүлж болохгүй гэдэг бол хатуу дүрэм гэдгийг санах хэрэгтэй. Эс бөгөөс бүтэлгүйтэх магадлал өндөр.
Хоёрдугаарт, бэлтгэл чухал. Нэг л өглөө санхүүгийн программ худалдан авах шийдвэр гаргаад нягтлангуудаа сандаргаад эхэлж болохгүй. Санхүүгийн программ нэвтрүүлэхийн өмнөх бэлтгэл ажил дээр “барилдахаас таахалзах”-аас өөр аргагүй. Эхний нийт үлдэгдлээ тодорхойлохын тулд хэзээ ямар тооллого хийж, хэзээ харилцагчтайгаа өглөг, авлагын тооцоо нийлсэн акт баталгаажуулах вэ гэдгээс эхлээд ажилтны дэлгэрэнгүй мэдээлэл, харилцагчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл гэх мэт ажлыг төлөвлөж бэлтгэнэ. Мөн гадна дансны төлөвлөгөө гаргах гэсэн чухал ажил байдаг. Энэ бүгдийг дор хаяж 1-2 сарын хугацаанд төлөвлөж бэлтгэсний дараа программаа ашиглаж эхлэх нь бүх ажил хэвийн үргэлжлэх боломжийг нээж өгдөг.
Программ нэвтрүүлсний дараа гурав дахь үе шат эхэлнэ. Санхүүгийн программ сонгогчдын 20 орчим хувь бүрэн ашиглаж чадаагүй байгаагаасаа шалтгаалан явцын дунд бүтэлгүйтдэг. Учир нь программаа “амьд байлгаж” чаддаггүй. Амьд байлгахын тулд программыг санхүүгийн ажилтнуудаас гадна байгууллагын тоон мэдээлэл ашиглагч удирдлагууд болон санхүүгийн үйл ажиллагаанд оролцогч албан тушаалтнууд тухайн программ дээр ямар нэгэн оролцоотой байх шаардлагатай.
Энэ гурван зүйлийг хийж чадвал санхүүгийн мэдээллийн нэг цонхтой боллоо гэж ойлгож болно. Ингэснээр энд тэнд тоон мэдээлэл өөрийн дураар боловсруулан суух шаардлагагүй, мэдээллийн нэгдсэн сангаас хүссэн тоон мэдээллээ авдаг болно. Санхүүгийн ажилтнууд цаг хугацаандаа хуваарьт ажлуудаа бүрэн хийдэг байхад санхүүгийн хяналт бүрэн утгаараа тогтоно. Тоон мэдээлэл оновчтой үнэн зөв байх нь бизнесийн байгууллага хаана явж буй болон хаана хүрэх боломжтой байгааг харуулдаг луужин болж чадах юм.
Ч.Үүрийнцолмон
“Эрхэм түнш консалтинг”ХХК-ийн үүсгэн байгуулагч, санхүүгийн зөвлөх
