Компанид мэдээллийн технологийн систем нэвтрүүлэх зөвлөмж

Компанид мэдээллийн систем нэвтрүүлэх төслийн хүрээнд As-Is процесс, To-Be процессыг тодорхойлох, BPR хийх зөвлөмжийг хүргэж байна.

***

Ц.Бадраа. Бизнес процессын зөвлөх

Сүүлийн жилүүдэд компани бүр л бизнесээ цахимжуулах, дижитал шилжилт хийх зорилгын хүрээнд үйл ажиллагаандаа ERP систем нэвтрүүлэхээр судалж хайж байх шиг эсвэл аль хэдийн нэг төсөл эхлүүлсэн байх шиг сонсогдоно. Гэхдээ эхлээд доорх асуултуудад хариулах хэрэгтэй болов уу?

• Компанийн үйл ажиллагаандаа ERP систем нэвтрүүлэх зорилго, зорилт, шаардлага, арга замыг тодорхойлсон уу?
• Хамгийн сайн гэсэн программ хангамжийг худалдан авах эсвэл өөрсдийн хүссэнээр хөгжүүлүүлж авахаар гэрээ үзэглэх, даалгавар өгөх, шийдвэр гаргах төдийгөөр төсөөлж байгаа юм биш биз?
• Компанийнхаа бизнес процессыг тодорхойлж, удирдаж хянадаг уу? Бизнес процессын ач холбогдлыг ойлгож, үнэлж чадах уу?
• Компанидаа тохирох, зөв систем, шийдлийг сонгох мэдлэг, туршлага бий юу? Хэрэв байхгүй бол хэнээс зөвлөгөө, мэдээлэл авч шийдвэр гаргах вэ? Салбарынхаа түрүүлж хэрэгжүүлсэн хэн нэгнийг сохроор дуурайх уу?

Эдгээр асуултуудад тодорхой хариулж чадаж байвал цахимжих бэлтгэл хангагдсан, зөв замаар бизнесээ хурдасгахаар ажиллаж байна гэж дүгнэх боломжтой юм.

ERP системийг компанидаа нэвтрүүлэн ашиглахад гадаад эсвэл дотоодын шийдлийг сонгож, худалдан авч нэвтрүүлэх эсвэл мэдээллийн систем хөгжүүлэгч компанид захиалан хийлгэх, бүр компани дотооддоо программ хангамжийн баг бүрдүүлэн өөрсдөө хөгжүүлэх сонголт байдаг. Аль ч тохиолдолд программ хангамжийн ажлаас гадна компани дотооддоо хийх бэлтгэл ажил, ажилтнууд өөрсдөө хийж чадах ажлууд гэж бий.

Тус нийтлэлээр мэдээллийн системийг хэрэгжүүлэх төслийн удирдлагаас, төслийн хүрээнд нийт хийгдэх шаардлагатай ажлаас зөвхөн системийн шаардлагаа хэрхэн зөв гаргах, бизнес процессоо тодорхойлж загварчлах замаар системийн функцийн шаардлагаа бүрэн гаргах талаар зөвлөмж хүргэхийг зорилоо.

Компанид ERP(Enterprise Resource Planning) систем болон томоохон цар хүрээтэй мэдээллийн системийг хөгжүүлж нэвтрүүлэхэд нийт гүйцэтгэх ажлыг дараах үндсэн үе шатуудад хуваан төлөвлөж гүйцэтгэдэг.

• Хамрах хүрээг төлөвлөх
• Системийн шаардлага тодорхойлох, процессыг загварчлах
• Системийг хөгжүүлэх, нэвтрүүлэх
• Тест туршилт, сургалт хийх
• Зүгшрүүлэх, дэмжих

Ажлын бүтээмжийг дээшлүүлэх, алдааг багасгах, үр ашгийг өсгөхөөр төлөвлөсөн, хүсэж буй мэдээллийн системийг хөгжүүлэх, нэвтрүүлэхэд эдгээр үе шат тус бүр дэх ажлуудыг орхигдуулалгүйгээр, системтэйгээр, чанартай сайн гүйцэтгэх шаардлагатай. Мөн системийн шаардлагаа зөвөөр тодорхойлох буюу ямар үйл ажиллагаанд ямар функцийг ашиглах хэрэгцээ шаардлага байгааг тодруулах нь нэн чухал.

Мэдээж компани нь техникийн даалгавар, функцийн шаардлагын жагсаалт боловсруулан гаргадаг боловч тэр бүр бүрэн дүүрэн илэрхийлж чадаагүй, гаргаж буй хүний мэдлэг туршлагаас шалтгаалан шаардлагыг орхигдуулсан байх тал бий. Тиймээс гүйцэтгэж буй хүнээс хамааралгүйгээр ажил хэрхэн явагддагийг бүрэн тодорхойлсны үндсэн дээр системээс, программаас ямар функц, юу шаардаж буйг тодорхойлох нь үр дүнтэй.

Үүний тулд тухайн үйл ажиллагаа, ажлыг хэрхэн яаж гүйцэтгэдгийг дарааллаар нь жагсаан илэрхийлэхийг бизнес процессыг тодорхойлох, процессын зураглал гаргах гэдэг.

Ялангуяа компанийн хүний нөөцийн удирдлага, санхүүгийн удирдлага, худалдан авалт, үйлдвэрлэл, борлуулалт зэрэг үндсэн үйл ажиллагаандаа ашигладаг ERP системийг хөгжүүлж, нэвтрүүлэхэд үйл ажиллагаа тус бүрийн одоогийн процессын (As-Is) жагсаалт болон тодорхойлолт, процессын зураглалыг боловсруулбал ажил хэрхэн явагддаг болох, ямар дарааллаар хийгддэг болох, хэн хэрхэн оролцдог, хариуцдаг болох нь тодорхой ойлгомжтой болдог. Нийт ажлыг гаргахдаа PDCA(Plan-Do-Check-Action) менежментийн цикл буюу төлөвлөлт, гүйцэтгэл, хяналт, сайжруулах арга хэмжээ авах дарааллаар бүхий л ажлыг тооцоолж жагсаахыг хичээнэ. Мөн тухайн процесст оролцож буй бүхий л ажил үүрэг(албан тушаал)-ийн оролцоог тодорхойлно. Өөрөөр хэлбэл Хэн, Ямар ажлыг Ямар дарааллаар хийж буйг тодорхойлж илэрхийлнэ.

Одоогийн процесс (As-Is)-т үндэслэн үйл ажиллагаагаа автоматжуулах, хүнээс хамаарсан алдааг бууруулах, үнэн зөв, үр ашигтай, хурдтай болгохуйц байвал зохих процесс (To-Be)-ын жагсаалт болон тодорхойлолт, процессын зураглалыг боловсруулна.

Энэ шатанд одоогийн процесст (As-Is) агуулагдаж буй дараах гурван төрлийн доголдлыг арилгаж, засаж залруулах BPR (Business Process Reengineering) буюу бизнес процессоо дахин загварчлах замаар зөв буюу байвал зохих процесс (To-Be) руу хөрвүүлнэ. Үүнд:

• Буруу алдаатай процессыг залруулна
• Шаардлагагүй, сул, илүү процессыг арилгана
• Байгууллагын үйл ажиллагаанд хор хохиролтой процессыг хасна

Мөн бизнес процессоо дахин загварчлахдаа одоогийн процесс (As-Is)-т дараах ECRS аргачлалыг ашиглана. Үүнд:

• E:Eliminate (Илүү процессыг хасах боломж бий эсэх)
• C:Combine (Процессуудыг нэгтгэх боломж бий эсэх)
• R:Replace (Процессыг орлуулах боломж бий эсэх)
• S:Simplify (Процессыг хялбарчлах боломж бий эсэх)

Гэвч бодит байдалд компани ажлын арга барилаа тодорхойлоогүй, тухайн ажлыг гүйцэтгэж буй ажилтны толгойд байх нь цөөнгүй. Үйл ажиллагааны бодлогын баримт бичиг, дүрэм журам цаасан дээр буусан, журамлагдсан байдаг ч өдөр тутамдаа ажил явагдаж буй талбарт бүрэн дүүрэн мөрдөгдөх нь ховор.

Газар, алба, ажилтан, менежер бүрээс хамаарч ажлыг гүйцэтгэх арга барил өөр өөр байвал “As-Is” процессыг нэгтгэн тодорхойлох, процессын зураглалыг гаргахад асар хүндрэлтэй болж, “As-Is” процессоо бүхлээр нь ойлгох, асуудлыг тодруулахад ашиглах ач холбогдол багасдаг. Ийм байдалтай компанийн бизнес процессыг зөв, нарийвчлалтай тодорхойлоход хэчнээн хүн хүч, хичээл зүтгэл шаардагдахыг төсөөлөх, төлөвлөх боломжгүй болдог бөгөөд хаос (chaos) процесс буюу замбараагүй процесс гэж хэлж болно. Нийт процессыг зөв, нарийвчлалтай тодорхойлж чадвал “аан манай компанид ажил ингэж яваад байгаа юм байна, энд энд ийм асуудал хуримтлагдаад байдаг юм байна” гэх мэт анзаарах зүйлс, сайжруулах, системчлэх санаа олддог бол хаос процессоос “энэ хэвээрээ удаан явахгүй болжээ, үүнийг системчлэх боломж байх уу” гэх мэт бодит байдлыг хүссэн хүсээгүй мэдрэх болов уу.

Ийм хаос процесст үндэслэн шууд “To-Be” процессыг тодорхойлон цахимжуулах нь эрсдэл өндөр, бараг боломжгүй зүйл гэхэд болно. Олон компанид программ хангамж, систем ашиглаж эхэлсэн боловч асуудал шийдэгдээгүй, систем нэвтрүүлэх төсөл нь өөрөө бүтэлгүйтэх тохиолдол тулгардаг нь хаос процессыг цахимжуулахаар оролддогоос шалтгаалдаг байж болох юм. Хаос байдал нь өндөр процессоор ажлаа явуулдаг компанийн хувьд үйл ажиллагаандаа шинэчлэл хийж, нийт процессоо нэгтгэн удирдах боломжтой түвшинд стандартжуулсны дараа To-Be процессыг тодорхойлох нь аюулгүй зам болдог. Энэхүү стандартжуулж, зохих түвшний шинэчлэл хийсэн байдлыг жишиг процесс (Baseline) гэж хэлж болно. Жишиг процесс нь хаос процессыг цэгцлэн одоогийн үйл ажиллагаагаа уян хатнаар зохих түвшинд системчлэх, цахимжуулах боломжит байдалд хүргэсэн төдий учир “To-Be” процесс биш юм. “As-Is” процессыг хаос процесс болон жишиг процесс гэсэн хоёр түвшинд ангилж болно.

Байвал зохих процесс (To-Be)-ыг мөн хоёр түвшнээр тодорхойлж болно. Дээр дурдсан BPR буюу бизнес процессоо дахин загварчлах аргаар төслийн болон компанийн төрөл бүрийн хязгаарлалтыг тооцоололгүй мөрөөдлийн гэж хэлж болох To-Be процессыг тодорхойлохыг байх ёстой төгс процесс(Goal) гэе. Шууд “Энэ байх ёстой” буюу төгс процесс руу шилжих нь үндсэндээ боломжгүй зүйл юм. Бодит байдалд өртөг зардал, хугацаа, ажилтнуудын чадвар гэх мэт олон хязгаарлалт болон одоогийн процессоос шууд шилжихэд тулгарах эрсдэл зэргийг тооцоолж компани хэрэгжүүлж чадах боломжит хүрэхүйц түвшний процесст шилжих нь зорилтот процесс (Target) болно. “To-Be” процессыг байх ёстой төгс процесс гэх нь зүйтэй боловч бодит байдалд компани нь хэзээд зорилтот процесс луу шилжихийг зорьдог.

Дүгнээд хэлбэл хаос процессыг жишиг процесст шилжүүлэхэд маш их хүн хүч, хичээл зүтгэл зарцуулан гүйцэтгэх боловч хангалттай хэмжээний шинэчлэл авчрахгүй.  Гэхдээ жишиг процесст шилжиж чадсан тохиолдолд зорилтот процесст шилжих хүндрэл эрс багасна. Систем нэвтрүүлэн цахимжуулснаар зорилтот процесст шилжвэл дараагийн удаад энэхүү хүрсэн зорилтот процесс нь жишиг процесс болон хувирч дараагийн зорилтот процессыг тодорхойлох, системчлэх нь хялбар болно. Компани ингэж жишиг процессоос зорилтот процесст шилжих явцыг давтах замаар системийн сайжруулалт, нэмэлт өөрчлөлт, хөгжүүлэлтийг хийснээр байх ёстой процессын элементүүд, зорилтот процессын бүрдэл болж дижитал шилжилтийн хурд, үр дүн эрс нэмэгдэнэ.

Харамсалтай нь хаос процессоос жишиг процесс руу шилжих болон жишиг процессоос хаос процесс руу буцах тойрогт унах компани ч багагүй байдаг. ERP систем нэвтрүүлж цахимжуулсан ч түүнээс хойш зохистойгоор процессыг удирдаж хянаагүйгээс, сахилга бат алдагдсанаас нэг мэдэхэд хаос процесс руу унаж орхидог. Үр дүнд нь хэсэг хугацааны дараа дахин томоохон хэмжээний систем нэвтрүүлэх төсөл эхлэхээс аргагүй болж дижитал шилжилт, эрс шинэчлэлээс хол хоцордог.

Үүнээс сэргийлэх нэгэн арга зам нь компанийн үйл ажиллагааны бизнес процессоо тодорхойлж, удирдах хянах явдал болно.

Төгсгөлд нь системийн шаардлага тодорхойлох шатанд үйл ажиллагаа тус бүрээр “To-Be” процессыг тодорхойлж процессын урсгалыг зураглахаас гадна мастер өгөгдөл, тайлан, анхан шатны баримт, эрх үүргийн тодорхойлолтыг нарийвчлан гаргах шаардлагатай. Үүнд:

• Бизнес процессын тодорхойлолт, диаграмм
• Өгөгдлүүдийн тодорхойлолт
• Тайлан, анхан шатны баримт
• Эрх үүргийн тодорхойлолт хамаарна.

Систем нэвтрүүлэх явцад компанийн удирдлагууд, ажлаа хариуцаж буй ажилтнууд өөрсдөө оролцож асуудлаа тодорхойлж, хүлээн зөвшөөрч, процессоо цэгцэлсний үр дүн нь хүлээлтэд хүрэх, шаардлага хангасан систем болж илэрдэг.

BPR хийж, зорилтот процессоо тодорхойлолгүйгээр, одоогийн замбараагүй хаос процесс хэвээрээ программ хангамж ашиглавал 10 дахин замбараагүй үр дүн гарах болов уу…