Санхүү бүртгэлээ оновчтой загварчлах нь

Та ганцаараа зүтгэж буй бизнес эрхлэгч, эсвэл танайх хэдэн арван ажилтантай компани аль нь ч бай таны бизнесийн санхүү бүртгэл, данс тооцоо цэгцтэй, тайлан мэдээ цаг хугацаандаа гардаг байх шаардлага тулгардаг. Бүртгэл, тайлагналын оновчтой загварчлал, тогтолцоо байхгүйгээс жижиг дунд бизнес эрхлэгч нар дараах нийтлэг алдааг гаргаж байна.

1. Бага дүнтэй гүйлгээнд хайхрамжгүй ханддаг, баримт үлддэггүй. Баримт хэвлэдэггүй, карт уншдаггүй газраас хямдыг нь харгалзаж худалдан авалт хийх шаардлага тулгарна. Тухайн гүйлгээний талаар тэмдэглэл хөтөлж бүртгэлдээ оруулдаггүй тул зардалд тусахгүй, улмаар цэвэр ашиг бүртгээгүй зардлын дүнгээр нэмэгдсэн мэт харагдана.
2. Компани болон эзний хоорондын тооцоо алдагдсан байдаг. Бизнестэй холбоотой худалдан авалт хийхдээ эзэн хувийн карт, данснаасаа тооцоо хийх ба түүнийг бизнесийн зардалдаа бүртгэлгүй орхидог. Эсрэгээр, хувийн зардлаа бизнесийн данс, бэлэн мөнгөнөөс хийх ба харилцан хоорондын тооцоо хийдэггүй.
3. Хувь хүний данс руу төлбөр шилжүүлэх. Компанид бараа, ажил, үйлчилгээ худалдан авахдаа компанийн данснаас хувь хүний данс руу төлбөр шилжүүлдэг. Ингэхдээ хувь хүний орлогын татвар болон нийгмийн даатгалын шимтгэл суутгаж авалгүй үлдэж хожим хүний өмнөөс татвар, суутгалын төлбөрт унадаг.
4. Хугацаа хожимдуулан бүртгэл хөтөлдөг. Өдөр тутам, долоо хоног тутам бус хэд хэдэн сарын дараа, банкнаас зээл авах шаардлага тулгарсан үед л бүртгэлээ хөтөлж, нэгтгэдэг. Баримтгүй, дансаар хийгдээгүй гүйлгээнүүдийн хувьд хаанаас хэдийг авч, хаашаа хэдийг төлснөө мэдэхгүй тул орлого, зардал аль аль нь дутуу тайлагнагдана.
5. Өр төлбөрийн бүртгэл тооцоог орхигдуулдаг. Бизнесийн үйл ажиллагаатай холбоотой өр төлбөр шинээр үүсч байдаг. Зээлээр авсан бараа, бүтээгдэхүүн, гүйцэтгүүлсэн ажил, үйлчилгээний төлбөр, татвар, шимтгэл, суутгалын дүнг бүртгээгүй, тайлант хугацаанд үүссэн мөнгөн хуримтлалаас төлөхгүй үлдээснээр бизнесийн гүйцэтгэлээ буруу хэмжиж дүгнэхэд хүрдэг.
6. Орлого, зардлаа бүртгэхдээ буруу, дутуу ангилдаг. Өөр төрлийн бүтээгдэхүүн, үйлчилгээнээс олсон орлогыг хамтад нь “Орлого” нэрээр бүртгэх, бараа бүтээгдэхүүн татан авахад гарсан тээврийн зардлыг өртөгт бус үйл ажиллагааны зардалд бүртгэх зэргээр алдаатай бүртгэл хийдэг. Энэ нь бараа бүтээгдэхүүний өртөг буруу тооцогдох, тогтмол ба хувьсах зардал ялгагдахгүй байх, улмаар хугарлын цэг, ашиг алдагдал тооцон төлөвлөх боломжийг үгүй хийнэ. Мөн аль бүтээгдэхүүн ашиг бүтээдэг, аль нь алдагдал үүсгэдэг болохыг ялган мэдэж чаддаггүй.
7. Цэвэр ашиг болон мөнгөн урсгалын ялгааг анзаардаггүй. Борлуулалтын орлогоос нийт өртөг, үйл ажиллагааны зардал, мөн татвар суутгалыг хассаны дараа үлдэх нэмэх утгатай дүн таны ашиг. Бүртгэлдээ мөнгөн, эсвэл аккурэл суурь алийг ашигласнаас хамаарч тухайн тайлант үед хэдий их ашигтай байсан ч таны бизнес мөнгөний дутагдалд орсон байж болно. Учир нь дараа тооцоогоор худалдан авсан бараа, ажил, үйлчилгээний төлбөрөө барагдуулсан, зээлийн үндсэн төлбөр төлсөн, эсвэл хөрөнгө худалдаж авсан зэрэг зориулалтаар таны бизнесээс мөнгө гадагш “урссан” байна. Мөн эсрэгээр, таны бизнес ашиггүй ажилласан үед бэлэн мөнгөний үлдэгдэл их байх үе тохиолдоно. Аккурэл сууриар бүртгэсэн борлуулалтын авлага барагдах тухайн хугацаанд таны борлуулалтын орлого багасч, зардал өмнөх жишгээр гарсан бол алдагдалтай мөртлөө мөнгөтэй байх юм. Энэ хэсэг дээр та мэргэжлийн санхүүгийн зөвлөхийн дэмжлэг туслалцааг авч байгаарай.

Бизнесийн санхүү бүртгэлээ хэмжих, дүгнэх нь амжилт, ололтоо хэмжих боломжийг олгоно. Харин бүртгэлийн оновчтой загварчлал, тогтолцоог нэвтрүүлснээр санхүүгийн тайлан нэгтгэх дүгнэх ажиллагаа хялбарчлагдах юм. Санхүү бүртгэлээ эксел програм дээр загварчлан хөтөлнө гэж төсөөлье. Таны бизнес рүү орох мөнгөн урсгалыг борлуулалтын орлого болон бусад гэсэн хоёр хэсэгт ангилж болно. Борлуулалтын орлогыг бүртгэх хуудас нь дараах мэдээллүүдийг харуулдаг багануудтай байхаар загварчилбал үр дүнтэй.

Мэдээлэл 1.  Огноо

Орлого, зардлын аль ч бүртгэлийн хувьд тухайн гүйлгээ хийгдсэн огноог заавал орууна.

Мэдээлэл 2. Бараа бүтээгдэхүүн

Жишээ: Үндэсний хувцас үйлдвэрлэгчийн хувьд борлуулалтын орлого нэг бүрийг:

– Эрэгтэй дээл

– Эмэгтэй дээл

– Хүүхдийн баривч

– Дотуур цамц гэх мэтээр ангилан, гоёлын ба өдөр тутмын гэсэн дэд бүлэг нэмж бүртгэнэ.  Энэ 2 багана таны бизнесийн орлогын хэдэн хувь нь аль бүтээгдэхүүнээс ордог ба жилийн аль сар, улиралд аль бүтээгдэхүүний борлуулалт өсдөг болохыг харуулна.

Мэдээлэл 3. Хэн, хаана?

Борлуулалт нэг бүрчлэн борлуулалтын ажилтан хэн болох, борлуулалт хаана буюу борлуулалтын аль цэгт хийгдсэнийг бүртгэнэ.

Жишээ: Үндэсний хувцас үйлдвэрлэгч маань энэ хэсэгт:

– Борлуулалтын цэг буюу үйлдвэр, эсвэл дэлгүүр

– Борлуулсан бүтээгдэхүүний эсгүүрчин, оёдолчны нэр

– Борлуулалтын ажилтан    гэсэн мэдээллүүдийг тусдаа багануудад оруулж өгнө.

Эдгээр баганууд нь таны хамгийн бүтээмжтэй ажилтан хэн, хамгийн орлого сайтай борлуулалтын цэг, борлуулалтын ажилтан аль нь болохыг танд мэдээлнэ.

Мэдээлэл 4. Харилцагч

Та борлуулалт нэг бүрийг харилцагчийн мэдээлэл оруулах баганууд үүсгэж бүртгэх хэрэгтэй. Энд харилцагчийн нэр болон утасны дугаарыг бүртгэн авснаар давтан худаддан авалт хийсэн байдал, худалдан авалтын дүн зэрэг мэдээллийг олж авах бөгөөд хөнгөлөлт урамшуулал санал болгох боломжтой. Шинэ харилцагч татахаас хуучин харилцагчаа хадгалах нь хавьгүй бага зардалтай гэдэг.

Мэдээлэл 5  Борлуулалтын хэлбэр.

Харилцагч төлбөр тооцоо хийсэн байдлаар нь:

– Бэлнээр

– Картаар

– Мобайлаар гэж ангилж болох ба нэмэлтээр:

– Зээлээр

– Бартераар

– Хөнгөлөлтийн хэмжээ гэсэн сонголтууд оруулж болно. Бартер хэлцлээр хийсэн борлуулалтыг бүртгэхгүй байх, эсвэл хөнгөлөлт хассан дүнгээр борлуулалтаа бүртгэх алдааг бизнес эрхлэгч нар гаргадаг. Энэ нь борлуулалтын орлогыг бодит байдлаас бууруулж харуулахад хүргэх юм. Зар сурталчилгаа, маркетингийн үйлчилгээ авсны хариуд та бүтээгдэхүүнээрээ төлбөрөө хийсэн бол тухайн борлуулалтыг бартер хэлбэрээр хүлээн авснаар бүртгэж, маркетингийн зардлаа мөн давхар бүртгэх хэрэгтэй. Эдгээр баганууд таны орлогын хэдэн хувь нь ямар хэлбэрээр орж ирж байгаа, хичнээн харилцагчаас ямар хэмжээний авлагатай вэ, мөн аль харилцагчид ямар хөнгөлөлт үзүүлсэн бэ гэх зэрэг мэдээллийг өгнө.

Бусад мэдээлэл

Энэ хэсэгт хамгийн эхэнд та харилцагчаас хүлээн авсан орлогын дүнг оруулна. Дээр нь нэмээд өөрийн бизнесийн онцлогтоо нийцүүлэн дараах мэдээллүүдийг харуулах багана үүсгээрэй:

– Бартер харилцагчийн нэр.

Сүүлийн үед бартер хэлцэл ихээр хийгддэг болсон. Хэд хэдэн бартерийн харилцагчтай, нэг харилцагчтай хэд хэдэн бартер хэлцэл хийж байгаа ба тус бүртэй нь тооцоо нийлэхэд хүндрэл үүсдэг бол танд энэ багана тусална.

– Ээлж.

Уртасгасан цагаар ажилладаг үйлчилгээний бизнесийн хувьд өглөө, өдөр, оройн ээлж гэсэн сонголт бүхий багана нэмээрэй. Ингэснээр өдрийн аль үед хамгийн өндөр, бага ачаалалтай ажилладгаа бодитоор хэмжиж, тухайн ачаалалд нь ажиллах хүчнээ нийцүүлж чадна.

– Ханш.

Тээвэр зууч, аялал жуулчлал зэрэг валютын орлого ихтэй бизнес бол энэ баганыг нэмж орлогоо төгрөгт хөрвүүлэхэд ашиглана.

– Тайлбар.

Тухайн борлуулалттай холбоотой бөгөөд тэмдэглэж үлдээх шаардлагатай бусад мэдээллээ энд оруулна.

Үйл ажиллагааны зардал болон бараа материал худалдан авалт бүртгэх хуудсыг загварчлахдаа борлуулалтын орлогын бүртгэлд оруулсан багана бүрийг аль болох тусгаж өгөх хэрэгтэй. Тухайлбал, гарсан зардал нь аль бүтээгдэхүүнд, ямар харилцагчид хамаарахыг нэг бүрчлэн бүртгэнэ. Ингэснээр тухайн бүтээгдэхүүн бүрийн бүтээж буй цэвэр ашиг алдагдлыг хэмжих, хамгийн өндөр өгөөжтэй харилцагч аль нь болохыг хэмжих дүгнэх боломжтой болно.

Борлуулалтын орлого болон үйл ажиллагааны зардал, бараа бүтээгдэхүүний бүртгэлээс тусад нь хөтлөх шаардлагатай дараах гүйлгээнүүдийг та Бусад мөнгөн гүйлгээ гэсэн хуудас үүсгэн хөтлөөрэй:

– Зээл авсан

– Зээлийн үндсэн төлбөр төлсөн

– Эзэн мөнгө татсан

– Эзнээс мөнгө оруулсан

– Бизнесийн бус орлого /хөрөнгө борлуулсан гэх мэт/

Танд хэрэгтэй гэж үзвэл авлага, өглөгийн бүртгэл хөтлөх хуудас нэмж болох юм. Бизнесийн санхүү бүртгэлийн загварчлал зохиохдоо www.sanhuuch.mn сайтаас худалдаа, үйлдвэрлэл, үйлчилгээний бэлэн жишиг загвар үнэ төлбөргүй татаж авч ашиглах, санаа авах боломжтой.