Та тухтай суугаад төлөвлөсөн ажлаа бүгдийг нэг дор хийж дуусгах “Тохиромжтой цаг”-ийг хүлээсээр байна уу? Гэвч нэг л мэдэхэд төлөвлөсөн ажлаа эхлүүлж ч чадалгүй уулзалт, хуралд орсоор өдрийг өнгөрөөсөн байдаг уу? Магадгүй таны төсөөлсөн шиг “тохиромжтой цаг” ирэх нь ховор тул, бодит байдалтай зохицон ажиллах хэрэгтэй болно. Томоохон ажлуудаа жижиг ажилбаруудад хувааж, ажилбаруудыг гүйцэтгэхэд шаардлагатай 1-2 цагийг өдрийн ажлын төлөвлөгөөндөө оруулах нь ажлаа цагт нь дуусгах магадгүй хамгийн оновчтой арга байхыг үгүйсгэхгүй.
Тухайн гаргасан цагтаа хийх ажлаа ач холбогдлоор нь эрэмбэлэн чухлаас нь барьж авч эхлээрэй. Харин энэ цагтаа зөвхөн тэр ажил дээрээ төвлөрч, ямар нэг гэнэтийн ажил, уулзалтад оролцож сатаарахгүй байх нь чухал. Хэрэв та төлөвлөж чадвал танд хангалттай цаг гарна.
Өглөө бүр, та өнөөдөр яг үүнийг хийнэ гэж өөртөө хэлдэг байх нь чухал. Та тэмдэглэлийн дэвтрийнхээ хамгийн дээд талд нь бичээд тодруулан дугуйлаарай. Гэвч өдрийн төгсгөлд, дахиад л ихэнх цагаа өөр зүйлд зарцуулсан байх нь элбэг. Уулзалт, хурлын дундуур жаахан цаг гарахад төлөвлөсөн ажлаа хийж урагшлуулсан зүйлгүй өнгөрөөсөн байдаг. Тэгээд л бүгдийг нь нэг дор хийж дуусгах “тохиромжтой цаг”-ийг хүлээдэг. Гэвч гэнэтийн, янз бүрийн ажил байнга гарч ирэн таныг улам бүр завгүй байлгасаар байх болно. Товлосон өдөр ирэхэд арайхийн дуусгасан ч таныг дахиад л өнөөхтэй ижил дараагийн том ажил угтана гэдгийг битгий мартаарай.
Эхлээд та “тохиромжтой цаг” гэж хэзээ ч байхгүйг хүлээн зөвшөөрөх нь чухал.
Таны хувьд хийж дуусгах нэн тэргүүний ажил юу вэ гэдгийг мэдэж байгаа ч гэнэтийн ажил, уулзалтууд байнга үүнээс хойш татах нь үнэхээр бухимдал төрүүлмээр байдаг биз. Энэ хэмнэлээс гарч чадахгүй ирсэн байлаа ч, та хүсвэл өөртөө илүү тохирох, стресс багатай ажиллах арга барилд суралцаж чадна гэдэгт итгээрэй. Та хэчнээн завгүй байсан ч төлөвлөсөн ажлуудаа хугацаанд нь хийж дуусгахад дараах хэдэн зөвлөмжүүдээс хэрэгжүүлбэл тустай байх болно.
Эхлээд та “тохиромжтой цаг” гэж хэзээ ч байхгүйг хүлээн зөвшөөрөх нь чухал. Магадгүй та уулзалт, гэнэтийн ажилгүй бүтэн өдөр, бүр хагас өдөр байхад л төлөвлөсөн ажлаа амжуулчихна гэж бодож болох ч, ихэнхдээ ийм боломж тохиохгүй. Тэгэхээр энэ байдлаа хүлээн зөвшөөрч, нөхцөл байдалдаа аль болох тохируулан ажиллах нь зүйтэй. Өөрөөр хэлбэл том ажлуудаа жижиг хэсгүүдэд хуваан, уулзалт, хурлын хооронд буюу харьцангуй богино хугацаанд хийж болохуйц болгох хэрэгтэй. 30 минутын завсар гарахад л хийж болохоор байвал бүр сайн. Өдрийн ажлаа төлөвлөсөн тэмдэглэлийн дэвтэр, Google calendar, утасны checklist тусалж болох юм. Жишээлбэл, төлөвлөсөн ажлаа бэлтгэхэд:
- Мэйлээ шалгаж, гол зүйлүүдийг тодруулах
- Өмнөх уулзалтын тэмдэглэлээ дахиж харах
- Холбогдох менежертэй ярилцах
- Хийх ажлын ерөнхий бүтцийг зураглах
- Хүснэгт, мэдээлэл оруулах
- Баримтуудыг нягтлан, шалгах
- Засварлах
- Удирдлагад танилцуулж, шалгуулах
- Багийн гишүүдээс санал авах
- Дахин засварлах гэх мэт.
Энэхүү хийх ажлын жагсаалтаас 1-2 ажилбарыг хийж амжууллаа гэж бодоход л ахиц гарч байна гэсэн үг. Маргааш өдөр нь ажлаа үргэлжлүүлэхэд та юу хийсэн, одоо юу хийх вэ гэдгээ цаг алдалгүй харах боломжтой болно.
Өөр нэг арга нь, долоо хоногийн болон тухайн өдрийн ажлын төлөвлөгөөндөө блок тайм буюу хаалттай цаг гаргах явдал юм. Жишээлбэл, өглөө бүр 1-2 цаг утас, болон бусад саад болох зүйлүүдийг түр унтраан тархиа сайтар ажиллуулах шаардлагатай (Бизнес төлөвлөгөө, маркетингийн стратеги, процессын зураглал, шинэ бүтээгдэхүүний санаа, үйл ажиллагааг сайжруулах дүрэм, журам гэх мэт) чухал даалгавруудад төвлөрч ажиллавал үр дүнтэй.
Долоо хоногийн болон тухайн өдрийн ажлын төлөвлөгөөндөө блок тайм буюу хаалттай цаг гаргаж болно.
Зарим хүн 7 хоног бүр тодорхой өдрүүдэд үдээс хойш 2, 2 цагаар төвлөрч ажиллах цаг гаргадаг. Төлөвлөсөн ажилдаа зориулан өдөр бүр нэг цагийг багадаа зарцуулах нь тухайн ажлыг хугацаанд нь дуусгах нөхцөлийг бүрдүүлнэ. Гол нь блок таймын үеэр өөр ажил давхар төлөвлөхгүй байх нь чухал. Тухайн ажилдаа цаг гаргах нь чухал ч, түүнийгээ хийж дуусгахын тулд ямар дарааллаар юу хийхээ урьдчилан шийдсэн байх нь илүү чухал. Дарааллаа мэдэхгүй бол санаанд орсон зүйлээ түрүүлэн хийж үр дүнд нь ажил урагшлахгүй байх магадлалтай.
Өмнө нь хийж байгаагүй ажлын процесс, дарааллыг тогтоохдоо туршлагатай эксперт зөвлөхөд хандах, багаараа хэлэлцэх, удирдах ажилтнаасаа асуух зэрэг арга замуудын аль тохиромжтойг нь хэрэглээрэй. Хийх ажлын дэс дарааллыг шийдсэний дараа 7 хоногийн төлөвлөгөөндөө тусгана. Энэ нь танд ямар ажлуудыг хэзээ, хэрхэн амжуулж болох бодит зураглалыг өгөөд зогсохгүй, долоо хоногийг үр дүнтэй, гүйцэтгэл өндөртэй өнгөрөөж бас ажлаа тайлагнахад тусална.
Түүнчлэн хийх ажлын жагсаалт дээрээ юу хийсэн, юу дутуу үлдээсэн, дараа нь юу хийхийгээ тэмдэглэн үлдээж байгаарай. “Хамтрагч байгууллагад мэйл илгээсэн, баасан гараг хүртэл хариу өгөхгүй бол дахин холбогдох” гэх мэт. Мөн амжилттай дуусгасан ажлын гүйцэтгэл 100% гэдгээ тэмдэглэх эсхүл To do list-ээ тухай бүрд нь шинэчлэн ажлын ахицаа харах нь өөрөө өөртөө урам өгөх үндсэн хөшүүрэг болдог.
Дүгнэж хэлэхэд төлөвлөсөн ажлуудаа хугацаанд нь амжилттай дуусгахад бидний дотроо боддогчлон “тохиромжтой цаг” хэзээ ч ирэхгүй бөгөөд хэчнээн завгүй байсан ч ажлаа бага багаар ахиулж чадвал хангалттай цаг гаргах боломж хүн бүрд бий. Дээрх аргуудаас нэгийг ч болов ажил, амьдралдаа хэвшүүлж чадвал зорилгодоо хүрэхэд тань ихээхэн тустай.
