Хурлыг хэрхэн үр дүнтэй удирдаж, бүтээмжээ нэмэгдүүлэх вэ?

Ихэнх байгууллагын дотоод үйл ажиллагааны багагүй хэсгийг хурал, уулзалт эзэлдэг. Заримдаа бүхэл өдрийг хуралд зарцуулах тохиолдол ч бий. Энэ бол байгууллагын удирдлага болон менежерүүдийн хувьд толгойны өвчин л гэсэн үг. Учир нь хурал сунжирч, хугацаа нь уртсах тусам хүмүүсийн оролцоо багасч, хурлын үр дүнг бууруулахаас гадна шийдвэр гаргах явцыг ч удаашруулдаг. Мөн хамгийн гол нь цаг хугацааны асуудал яригдана. Харилцагчдадаа, ажилтнууддаа, эсвэл өмнөх ажилдаа зарцуулах ёстой цагаа хуралдахад зарцуулж байгаа юм биш биз? Бидний хязгаартай нөөцүүдийн нэг бол цаг. Тэгэхээр удирдагч та ажилтнууд болон баг, хамт олныхоо цагийг үнэлж, мөн хэмнэхийн тулд хурлаа зөв зохион байгуулж сурвал эргээд байгууллагын соёл ч дагаад сайжрахад нөлөөлдөг.  

Өнөө цагт хурлыг үр дүнтэй удирдаж, цагаа хэмнэхийн зэрэгцээ бүтээмжээ нэмэгдүүлэх нь зайлшгүй шаардлага болсон тул энэ төрлийн сургалтууд олон улсад эрэлттэй байх болжээ. Тэдгээрийн нэг нь Английн Global Growth Institute-ийн “Дэлхийн түвшний менежер” хөтөлбөр юм. “Gurun Academy”-аас Монголын удирдах түвшнийхэн болон менежерүүдэд албан ёсны эрхтэйгээр хүргээд хоёр жил болж буй энэхүү хөтөлбөрт тусгай хичээл болон багтсан “Хурлыг хэрхэн үр дүнтэй удирдах” талаар агуулгаас яг одоо танд хүргэе. 

Дэлхийн түвшний менежерүүдийн онцлог нь удирдаж буй хуралдаа үнэ цэн, хувь нэмэр оруулж чаддагт оршино. 

ХУРЛЫГ ҮР ДҮНТЭЙ УДИРДАХ ДОЛООН АЛХАМ

1. Бэлд, бэлд бас дахин бэлд

Та тухайн хуралд ямар ч үүрэг гүйцэтгэх бай, хурал эхлэхээс өмнө эдгээр асуултыг өөрөөсөө асуухад цаг гаргаарай.

• Хурлыг зохион байгуулах болсон шалтгаан болон зорилго? 
• Хурлаас хүлээж буй үр дүн?
• Хуралд хэн хэн оролцох шаардлагатай вэ?
• Хурлын хамгийн чухал хэсэг ямар хэлбэрээр өрнөх вэ?  
• Хурлын үеэр таны гүйцэтгэж чадах гол үүрэг юу вэ? (Хурлын үеэрх оролцоо, нөлөөллөөрөө дамжуулан ажлаа хэрхэн сайжруулах вэ?)

Эдгээр асуултын хариулт эцсийн үр дүнд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тань туслах болно. 

2. Төлөвлөгөө боловсруулж, шаардлагатай материалуудтай урьдчилан танилц

Цаг үнэтэй учраас хүн бүрийг хуралд идэвхтэй оролцуулж, хэлэлцэх асуудалд анхаарлыг нь хандуулахыг хичээхийн зэрэгцээ төлөвлөж, зорьж буй ажлаа нэн чухал гэдгийг ойлгуулах хэрэгтэй. Мөн хурлаар хэлэлцэх ажил, үр дүн, оролцогчид, хурлын давтамж, завсарлах цаг, байршлыг тодорхой тусгасан төлөвлөгөө боловсруулж, боломжтой бол хуралд гол үүрэг гүйцэтгэх, чухал гэж үзэж буй хүмүүсээ нэрлэж, татан оролцуул. Ингэх нь тэд үүрэг хариуцлагаа илүүтэй ухамсарлаж, анхаарал хандуулахад хүргэх бөгөөд үүнийг дагаад хурлын үр дүн сайжрах болно.  

3. Цагтаа эхэлж, эерэг хандлагыг бүрдүүл

Гараа сайн бол, бариа сайн гэдэг. Тиймээс гараагаа сайн тавих нь маш чухал. Хурлыг яг товлосон цагтаа эерэг уур амьсгал дунд эхлүүлээрэй (Эелдэг өнгөөр ярьж эхлэх гэх мэт). Бүхий л үйл явцыг тодорхой, ойлгомжтой байлгах үүднээс ажилтнууддаа яагаад хурлын өрөөнд байгааг нь тайлбарла, мөн хурлаар ямар асуудлыг шийдвэрлэж, юунд хүрэхээр зорьж буйгаа ойлгуул. Дээр нь хурлын үеэр ажилтнуудаасаа ямар оролцоо, хувь нэмрийг оруулаасай гэж хүсэж буйгаа нээлттэй илэрхийлэх нь маш чухал. Харин баг хамт олон тань ямар нэг асуудлыг ойлгохгүй үлдэх, анхаарал сулрах, чухал санааг анзааралгүй өнгөрүүлэхээс зайлсхийгээрэй.

4. Дүрмээ тодорхойлж, хандлагыг удирд

Бүгд л хурлын үеэр “эрүүл” мэтгэлцээн өрнүүлж, хамгийн шилдэг санаануудаа өмнөө дэлгэж, тэдгээрээс оновчтой шийдвэр, зөв санал санаачилга гаргахыг хүсдэг. Ийм үед хэн нэгний таагүй хандлага, үл хүндэтгэсэн байдал хурлын уур амьсгалыг эвдэж, сөрөг соёлыг үүсгэх хөрс болох нь бий. Түүгээр ч зогсохгүй багийн бусад гишүүдийг хуралд бүрэн дүүрэн анхаарал хандуулж, идэвхтэй оролцох эрч хүчийг бууруулдаг. Энэ үед удирдагчийн зүгээс байж болох хамгийн сайн үр дүнд хүрэхийг хичээж буй гэдгээ багийнхандаа итгүүлж, нөхцөл байдлыг эергээр зохион байгуулахад анхаарах хэрэгтэй. Гэхдээ энэ бүхнийг зөвхөн одоо хэлэлцэж буй ажлын хүрээнд бус байгууллагын соёлын түвшинд авч үзээрэй. 

Хурлын удирдагчийн хувьд аливаа сөрөг хандлага, зан авир гарч буй эсэхийг хянаж, хүмүүсээ хүрэхээр тэмүүлж буй зорилгодоо чиглүүлэх буюу нэг зүгт хандуулахыг хичээгээрэй.

Эцсийн дүндээ таны манлайлах ур чадвар л удирдаж буй багт тань хурлын ямар соёл  хэлбэршихийг тодорхойлно. 

5. Уур амьсгалыг мэдэр

Хурлын өрөөн дэх уур амьсгал сөрөг эрчмээр дүүрч, хүмүүсийн хэлж ярьж буйгаас ямар ч оч үзэгдэхгүй болтлоо идэвхгүй төлөвт шилжсэн хэчнээн хуралд та оролцож байсан бэ? Та хурлын өрөөн дэх уур амьсгалыг тодорхойлж, бүхэлд нь чиглүүлж авч явж чадахуйц хүн мөн үү? Эерэг уур амьсгалыг түгээдэг хүмүүс баг, хамт олныхоо талархлыг хүлээдэг гэдгийг санаарай. Мэдээж цөөнгүй хүн уур амьсгал эвдэгч байдаг. Тиймээс хэрэв тийм хүн таны удирдаж буй хуралд оролцож байгаа бол сөрөг үйлдлийг нэн даруй зогсоож, өрөөн дэх уур амьсгалыг эргэн тэнцвэржүүлэх хэрэгтэй. 

6. Сайн төгсгө

Хэрэв тухайн хурал тааруухан болж өнгөрсөн бол эцсийн үр дүн, дараагийн хэрэгжүүлэх ёстой алхмууд тодорхойгүй үлддэг. Харин сайн зохион байгуулагдвал бүх зүйл маш тодорхой харагдах бөгөөд хурлын үр дүн оролцогчдын санал нэгдэж, хүлээн зөвшөөрсөн шийдвэрүүд болон дараачийн хийх алхмуудад төвлөрдөг байна. Үүнээс гадна хамгийн чухал нь хурлаа яг төлөвлөсөн цагтаа дуусгаарай. Учир нь хурал сунжрах нь хүмүүсийн идэвхийг бууруулж, залхаадаг. 

Мөн дараах асуултуудыг өөрөөсөө асуугаарай. 

• Хурлын үеэр яригдсан асуудлуудын талаар хүмүүс тодорхой ойлголттой үлдсэн гэдэгт та итгэлтэй байна уу?  
• Санал нэгдэж, хэрэгжүүлэх зөвшилцөлд хүрсэн ямар ажлууд байна вэ? 
• Хэн юу хийх вэ?

7. Нэмэлт мэдээллээр ханга 

Хурлын өрөөг орхихдоо хүн бүр ойлголцлын нэг түвшинд хүрсэн байх ёстой. Харамсалтай нь, ихэнх тохиолдолд хүмүүс хурал дээр яригдсан зүйлсийн талаар өөр өөр ойлголттойгоор өрөөнөөс гарч явах нь элбэг. Тиймээс яригдсан гол зүйлс, хийж хэрэгжүүлэхээр тохирсон алхам, дараачийн төлөвлөсөн ажил, хэн юуг хэзээ гүйцэтгэх талаарх ажил үүргийн хуваарилалтыг нэгтгэсэн товч агуулга бүхий и-мэйлийг хурлын дараа оролцогчид руу илгээгээрэй. 

Эцэст нь хурлыг хэдий чинээ сайн удирдан зохион байгуулна, гарах үр дүн ч төдий хэрээр сайжирдаг. Мөн дээр дурдсанчлан цагаа хэмнэх, бүтээмжээ нэмэгдүүлэх, байгууллагын соёлыг сайжруулахад ч чухал үр нөлөөтэй.

Та хурлыг хэр сайн удирдаж, үнэ цэн бүтээгч байж чадах вэ?