И-мэйл хэмээх цахим зурвасын хүн төрөлхтөнд олгосон боломжийг дурдвал их. Үүгээр дамжуулан ажил хэргээ амжилттай үргэлжлүүлж, томоохон боломжуудыг бүтээж, олон олон хамтын ажиллагааны үүд хаалгыг нээх нь бий.
Ажил хэрэг явуулж буй хэнд ч өдөрт дор хаяж нэг удаа и-мэйлээ шалгах, хариулах, бичих хэрэгцээ үүсдэг. Албан тушаал, мэргэжлийн онцлогоос шалтгаалан энэ тоо дээш хэд л бол хэд болон үржигдэх магадлалтай. И-мэйлээр ажил хэргийн харилцаа идэвхтэй өрнөх болсон энэ үед бид и-мэйл бичих соёлд ч зайлшгүй суралцах шаардлага үүссэн. Ямар и-мэйл илгээснээс шалтгаалж, хамтын ажиллагаа цааш амжилттай үргэлжлэх, хэлцэл хийх, гэрээ байгуулах зэрэг томоохон алхмуудад ч хөтлөх боломжтой. Өөрөөр хэлбэл, жижиг алхам ч том үр дүнд хүргэж болох учраас и-мэйл бичихдээ илүү анхаарал хандуулах нь чухал.
Танд ирж байсан и-мэйлүүдийг санах гээд оролдоод үзээрэй. Тэдгээр дунд албан и-мэйлийн хэв шинжгүй, эхлэл, төгсгөлгүй, хайнга хандсан, үг үсэг, логикийн алдаатай гээд л ямар нэг байдлаар учир дутагдалтай и-мэйл байсан л болов уу. Та тэдэн шиг алдааг давтаж, мэргэжлийн бус харагдахыг хүсэхгүй байвал дараах хэдэн зүйлд анхаараарай. Мэдээж и-мэйл бичих нь бүхэл бүтэн “соёл” болсон тул энэ сэдвээр цааш дэлгэрүүлэн судалж ч болох юм.
Дахин нягтал
Чухал харилцагч руугаа и-мэйл илгээхээр SEND товчийг дарахаасаа өмнө хэсэг азнаад бичсэн и-мэйлээ дахин уншиж үзэх нь хэзээ ч илүүдэхгүй алхам. Үүнтэй төстэй санааг “Ньюком” группийн ТУЗ-ийн гишүүн, хөрөнгө оруулалт хариуцсан захирал Э.Орчлон бидэнтэй хуваалцсан юм. Тэрбээр хэрэгжүүлж буй төслүүдийнхээ хүрээнд гадаад, дотоодын олон байгууллагын харилцагч, түншүүд рүүгээ өдөр тутам цөөнгүй и-мэйл бичих шаардлагатай тулгардаг нэгэн. Энэ үед зарим и-мэйл эмоциор бичигдэх магадлалтай байдаг учраас тэр “таван минутийн дүрэм” – ийг ашигладаг. Товчхондоо, и-мэйл илгээхээсээ өмнө дахин нягталж, эргэцүүлэх хугацааг өөртөө олгодог гэсэн үг.
“Бичсэн и-мэйлээ дахин нэг харахад үг үсгийн алдаанаас эхлээд сайжруулах зүйл заавал гарч ирдэг. 100-аас 99 хувьд нь жижиг сажиг алдаа гарч магадгүй. Харин үлдсэн нэг хувьд томоохон алдаа гарах магадлалтай. Тиймээс миний хувьд таван минут зарцуулж, том, жижиг гэлтгүй ямар нэг алдаагаа олж засах нь зөв цаг зарцуулалт гэж үздэг. Үүнийг өөрөө өөртөө, компанидаа, бизнестээ хийж буй хөрөнгө оруулалт гэж харах хэрэгтэй” хэмээн онцолсон юм.
(Э.Орчлонгийн “Манлайлагч” буланд уригдсан ярилцлагыг уншихыг хүсвэл энд, харин “Номын булан”-д оролцсон ярилцлагыг уншихыг хүсвэл энд дараарай)
Яагаад нэр чухал вэ?
И-мэйл хүлээн авагчийн нэрийг дурдаж өгөх нь илүү ойр дотно, итгэлтэй мэдрэмжийг төрүүлж чаддаг. Заримдаа хүлээн авагчийг сайн мэддэг, өмнө нь харилцаж байсан буюу нэрийг нь дурдах шаардлагагүй мэт үед ч чухал ажлыг урагшлуулах үүднээс дурдаж өгөх үеүд ч бий. Энэ тухайд өндөр мэдрэмжтэй бизнесмэнүүдийн нэг нь Стив Жобс байв. Энэхүү зөвлөмжид бүхэлдээ дурдагдаж буй аргуудыг тэрээр хамгийн сайн эзэмшсэн бөгөөд амжилттай ашиглаж чаддаг нэгэн байсныг олонд ил болсон зарим и-мэйлээс нь харж болохоор байдгийг бизнесийн көүчүүд онцолдог.
Гэхдээ мэдээж хэрэг өөрийн илгээж буй бүхий л и-мэйлд тухайн хүний нэрийг дурд гэсэн үг биш. Харин ямар үед дурдвал тохиромжтой вэ гэдгийг сайтар тунгааж, мэдрэх хэрэгтэй л гэсэн санаа. Гэвч алдарт Дейл Карнеги “Ямар ч хэлээр бай нэр нь тухайн хүний хувьд сонсоход хамгийн аятай таатай, онцгой аялгуу байдаг” гэж зүгээр ч нэг хэлээгүй л болов уу.
Энгийн, товч, ойлгомжтой
Хэт их хичээх хэрэггүй. Нэг үгээр, и-мэйл бичихдээ уран тансаг, яруу сонсголонтой үг ашиглах гэж мэрийх шаардлагагүй юм. Тэглээ гээд хайхрамжгүй ханд гэсэн үг биш. Харин и-мэйлээ энгийн, товч, ойлгомжтой байлгахад анхаараарай. Логикийн хувьд алдаагүй байхад анхаарахаас гадна санаагаа хэт нуршихаас зайлсхийх нь чухал. Мөн и-мэйлийг хүлээн авагч, уншигчийн нүдээр харахыг хичээж, хэт сунжруу текстээс татгалзаж, шаардлагатай бол гол санаануудыг эрэмбэлж дугаарлах, догол мөр ашиглахаас бүү цааргалаарай.
Төгсгөлийг “төгс” болго
И-мэйл бичихдээ төгсгөдөггүй хүмүүсийг анзаарч л байсан байх. Энэ бол хүмүүсийн төдий л анзаардаггүй боловч түгээмэл гаргадаг дутагдал гэж хэлж болно. Бусад хэлэнд тухайн нөхцөлөөсөө хамаарч и-мэйлээ төгсгөхөд тохиромжтой олон төрлийн үг байдаг бол монгол хэлэнд энэ боломж харьцангуй хязгаарлагдмал. Гэхдээ талархсанаа илэрхийлэх, хамтын ажиллагааныхаа талаар эерэг сэтгэгдлийг товч дурдах, хүндэтгэж буйгаа илэрхийлэх зэргээр и-мэйлээ төгсгөх нь огт төгсгөөгүйгээс хавьгүй дээр.
Эцэст нь, и-мэйлийн ерөнхий өнгө аясыг найрсаг, нөхөрсөг, эелдэг байлгахыг хичээгээрэй. Мөн хэт дээрээс, эсвэл доороос хандсан өнгө аясаас татгалзаж, эрх тэгш, нөхөрсөг байлгахад анхаараарай.
